Як надрукувати адресні мітки в Excel

Microsoft Excel є чудовою програмою для керування списками електронної пошти. Великими списками розсилки особливо легко керувати в Excel, категоризуючи та впорядковуючи контакти в спеціальному форматі.

Формати Excel і CSV використовуються для імпорту та експорту списків з менеджерів пошти, а поділ осередків означає, що ви можете розділити ім’я, адресу та будь-яку іншу відповідну інформацію на окремі стовпці. Ви також можете розмістити весь контакт в одній клітинці.

Гнучкість для досвідчених користувачів Excel є зручною, але друкувати етикетки безпосередньо з Excel непросто. Хоча процес не надто складний, він також не очевидний, і ви можете створити технічну катастрофу. Використання процесу злиття є найефективнішим засобом налаштування етикеток для принтера.

Найшвидший і найефективніший спосіб друку етикеток зі списку розсилки Excel – це процес злиття. Цей процес бере вашу організовану інформацію Excel і компілює кожну адресу в індивідуальну етикетку для принтера.

Хоча це звучить просто, є загвоздка. Аркуш Excel має бути відформатований відповідно до певного макета, який використовує стовпці для кожної категорії. Якщо ви вводили адреси іншим способом, переформатування займає багато часу.

В ідеалі ви починаєте з початку й можете вводити кожен контакт у правильному форматі. Якщо у вас уже все розділено на категорії, вони можуть вимагати лише простих змін та коригування етикеток, щоб відповідати вимогам до форматування.

Налаштуйте електронну таблицю Excel із заголовками стовпців. Кожен стовпець представляє певну категорію. Створіть окремий стовпець для імені, прізвища, адреси, міста, штату та поштового індексу.

Інформація для кожної особи розташована в горизонтальному ряду. Використовуйте точне написання, абревіатури та потрібні великі літери в кожному полі. Наприклад, використовуйте NV замість Nevada, якщо ви не хочете вказати повну назву штату.

Також подумайте, як ви хочете, щоб назви виглядали на етикетках. Те, як ви стилізуєте літери, залежить від особистих уподобань. Деякі люди люблять писати всі літери з великої літери, тоді як інші пишуть лише першу літеру в кожному слові.

У вас також є можливість додавати стовпці за потреби. Наприклад, якщо ви хочете, щоб перший рядок етикетки читав назву компанії, змініть перший стовпець, щоб відображати цю інформацію.

Після того, як усі стовпці налаштовані, наступним кроком є ​​виснажливе завдання введення для кожного контакту. Додайте всі дані та внесіть кілька змін, щоб переконатися, що все виглядає добре.

Після того, як контакти та вся пов’язана інформація з’являться в електронній таблиці, виділіть все, включаючи заголовки стовпців. Ви можете перетягнути курсор через усі поля, утримуючи кнопку миші, щоб виділити все, або скористатися комбінацією клавіш «Вибрати все», Ctrl+А.

Після виділення інформації виберіть вкладку з позначкою Формули і натисніть Визначте назву. Введіть назву списку у вікні, що з’явиться. Наприклад, використати Весільні_запрошення або Різдвяні листівки.

Якщо ви друкуєте етикетки з будь-якою регулярністю, додавання дати до кожного списку також корисно. Списки контактів часто оновлюються, а дата дає вам уявлення про те, коли список було останнє оновлено. Це також гарантує, що ви друкуєте правильну та найновішу версію.

Збережіть нову назву контактної таблиці Excel та закрийте документ, щоб продовжити злиття пошти.

У Microsoft Word ви друкуєте етикетки. Excel ідеально підходить для організації та розміщення даних, і він добре працює для швидкого завантаження списку в інші програми. Однак Microsoft Word має вбудований шаблон друку етикеток, який викладає адреси у форматі, необхідному для принтера.

Процес злиття поєднує в собі Excel для можливості впорядкування полів і Word для можливості форматування етикеток для принтера.

Відкрийте новий документ Word і натисніть кнопку Розсилки вкладку, щоб відкрити список параметрів. Натисніть опцію спадного меню для Почніть злиття пошти щоб відкрити додаткове меню, де, можливо, знадобиться клацнути Почніть злиття пошти ще раз, перш ніж ви зможете вибрати Етикетки щоб відкрити меню Параметри етикетки.

На цьому етапі вам потрібна інформація про принтер і етикетки, щоб рухатися вперед. Потрібно вибирати між принтери безперервної подачі і принтери сторінок. Зверніться до посібника з принтера, щоб визначити, який тип ви використовуєте. Якщо у вас є принтер у стилі сторінки, в іншому спадному меню потрібно вибрати конкретний тип лотка для принтера сторінок. Досить поширеним є обхідний лоток.

Далі виберіть постачальника етикеток. Кожен постачальник має свій специфічний макет, і це важливо для принтера. Microsoft, Avery та багато інших опцій постачальників перераховані у спадному меню. Виберіть той, який відповідає етикеткам, які ви придбали для роботи.

Нарешті, виберіть номер продукту, який відповідає номеру продукту на ваших етикетках. Зазвичай це міститься на упаковці, а не на самих аркушах етикеток. Номер продукту повідомляє вашому принтеру розміри паперу, щоб переконатися, що друк правильно вирівняно з етикетками.

У рідкісних випадках номер продукту може бути недоступний для ваших етикеток. Друк все ще може рухатися вперед, але ви повинні вручну виміряти розмір окремої етикетки. Вам також потрібно знати, скільки міток на сторінці і скільки їх розташовано в кожному стовпці та рядку.

Щоб ввести спеціальний розмір мітки, виберіть Деталі варіант у Параметри етикетки вікно, щоб відобразити макет аркуша етикетки за стовпцями та рядками. Введіть поля, стовпці та рядки у відповідне поле. Натисніть в порядку якщо це відповідає вашій конфігурації. Якщо ні, натисніть Скасувати а потім виберіть Нова етикетка і спробуйте ще раз.

Введіть назву для своїх міток, щоб розміри збереглися для подальшого використання. Вистачить будь-якого імені. Далі встановіть розміри на виміряну висоту і ширину. Також введіть макет рядків і стовпців. Ідіть і клацніть в порядку щоб зберегти нові налаштування розміру, потім клацніть в порядку знову, щоб зберегти всі налаштування.

На цьому етапі ви підготували етикетки в Excel, а документ Word відформатовано правильно для друку етикеток. Тепер вам потрібно імпортувати контактну інформацію, щоб заповнити мітки.

У документі Word клацніть Файл і потім Параметри і Розширений. Установіть прапорець поруч із Підтвердьте перетворення формату файлу при відкритті і вибрати в порядку. Повернутися до Розсилки вкладку та клацніть Виберіть Одержувачі щоб відкрити спадний список параметрів. Виберіть Використовуйте існуючий список щоб знайти свою контактну інформацію Excel на вашому комп’ютері. Виберіть файл і натисніть в порядку. Цей процес з’єднує аркуш Excel з документом Word. Хоча програми підключені, мітки ще не заповнені інформацією.

Найпростіший спосіб імпортувати весь список за допомогою заповнювачів. Позначення заповнювача відповідає стовпцям, які ви створили у файлі Excel. Наприклад, ви вводите <> де ви хочете, щоб перше ім'я відображалося на етикетці. Майте на увазі, що ця послідовність повторюється на всіх мітках.

Стандартна адресна послідовність виглядає так:

<> <>

<>

<> <> <>

Кожна мітка безпосередньо відповідає стовпцю на аркуші Excel. Якщо ви хочете додати користувацьку інформацію, вона має розміщуватися в позначеному стовпці на аркуші. Потім ви вводите поле у ​​бажаній послідовності розміщення мітки.

Якщо ви часто завантажуєте списки за допомогою процесу злиття пошти, також існує ярлик адресного блоку для об’єднання кількох полів даних під одним <

Тепер, коли ярлики встановлені з послідовністю для кожного поля, ви можете ефективно завантажувати сотні або навіть тисячі контактів, створюючи послідовну послідовність маркування для принтера. Злиття пошти ідеально підходить для масових списків контактів.

Ви повинні зіставити злиття, щоб Word читав правильні стовпці з Excel. Повернутися до Розсилки вкладку, клацніть Поля збігу і вибрати Напишіть і вставте поля. З’явиться вікно з кількома мітками, переліченими поруч зі спадними списками.

Мітки є загальними елементами адресної мітки. Він перераховує Назва, Ім'я, Прізвище, Адреса вулиці, і так далі. У відповідних спадних меню ви побачите мітки стовпців на аркуші Excel. Багато з них вже будуть узгоджені, але переконайтеся, що кожен елемент вирівняний і правильно зіставлений. Це означає, коли ви пишете <>, він тягне тільки від Ім'я стовпець на аркуші Excel.

Тепер, коли поля зіставлено і мітки створено, клацніть Попередній перегляд в Розсилки табл. Перш ніж вирішити надрукувати, зробіть ретельний попередній перегляд, щоб переглянути етикетки. Двічі перевірте вирівнювання та форматування в цьому поданні.

Коли ви будете готові до друку, натисніть Завершіть і об’єднайте під Розсилки табл. Натисніть Роздрукувати документи щоб надіслати остаточне завдання на принтер. Перш ніж надсилати завдання, переконайтеся, що в принтері є папір для етикеток.

Хоча Excel є чудовим засобом для запуску злиття пошти, ви також можете імпортувати контакти з Outlook. Outlook дозволяє експортувати контакти до робочого аркуша Excel, де можна використовувати процес, як описано вище.

Якщо ви хочете отримати контакти безпосередньо з програми електронної пошти Outlook, відкрийте свій список контактів. Використовуйте Зміна+Контроль щоб вибрати та виділити кілька контактів, доки не буде виділено кожен потрібний контакт.

Перейдіть до Додому вкладку та виберіть Злиття пошти. Виберіть Лише вибрані контакти слідом за ним Усі контактні поля. Потім виберіть Новий документ і Поштові етикетки як тип документа.

Ця дія запускає новий документ Word із злиттям пошти. Виберіть Поля для запису та вставки під Розсилки вкладку та переконайтеся, що все вирівняно правильно. Натисніть Оновлення етикеток для створення етикеток.

Використовуйте функцію попереднього перегляду, щоб переглянути та переконатися, що все правильно вирівняно. Після того, як ви відредагуєте та внесете остаточні редакції, перегляньте ще раз, а потім запустіть Завершити злиття пошти і Друк щоб надіслати завдання на принтер.

Outlook чудово керує контактами, а запустити злиття пошти з програми легко. Однак не всі мають Outlook як менеджер електронної пошти, і процес друку етикеток із Excel залишається найкращим альтернативним варіантом для керування контактами.