Найкращі поради та підказки Microsoft Excel, які допоможуть вам почати роботу

Хто не любить електронні таблиці? Напевно, багато людей, насправді, але навіть якщо думка про заповнення рядків і стовпців різними даними балів не пришвидшує ваш пульс, існує низка галузей, де електронні таблиці є необхідністю. Проте хоч і є багато сторонніх альтернатив культовому офісному пакету Microsoft, Excel залишається головною програмою для створення та керування електронними таблицями. Якщо ви новачок у Excel — або старий майстер, який хоче освоїти глибини Excel — наші поради та підказки щодо Excel обов’язково допоможуть вам підвищити продуктивність. Читайте далі, щоб дізнатися всі подробиці.

Якщо ви шукаєте додаткові вказівники Excel, ми зібрали посібники як захистити документ Excel паролем і як зробити графік в Excel.

Вибрати все

Якщо ви хочете виділити певну сітку клітинок, ви можете просто клацнути та перетягнути, але що, якщо ви хочете вибрати їх усі? Є два шляхи. Ви можете використовувати комбінацію клавіш — Ctrl + «A» в Windows 10, Command + «A» в MacOS High Sierra і більш ранню ітерацію MacOS — або перейдіть до меншої клітинки у верхньому лівому куті (позначеної білою стрілкою) і клацніть її.

Як заштрихувати кожен другий ряд

Електронні таблиці можуть бути дуже сірими, і якщо у вас є багато даних для перегляду, очі читача можуть почати безцільно плавати по сторінці. Однак додавання кольорових плям може зробити електронну таблицю цікавішою та легшою для читання, тому спробуйте заштрихувати кожен другий рядок.

Для початку виділіть область, до якої потрібно застосувати ефект. Якщо ви хочете додати кольору до всієї електронної таблиці, просто виберіть усі. Під час перегляду додому натисніть вкладку Умовне форматування кнопку. Потім виберіть Нове правило зі спадного меню, що з’явиться.

У спадному меню «Стиль» виберіть класичний.

Після цього виберіть Використовуйте формулу, щоб визначити, які комірки потрібно відформатувати.

Формула для введення: "=MOD(ROW(),2)."

Виберіть потрібний колір заливки та натисніть в порядку. Тепер слід заштрихувати ряди почергово.

Приховати/показати рядки

Іноді вам може знадобитися приховати деякі рядки або стовпці даних. Це може бути зручно, якщо ви хочете, наприклад, надрукувати копії для презентації, але аудиторія має бачити лише найнеобхідніше. На щастя, в Excel легко приховати рядок або стовпець. Просто клацніть його правою кнопкою миші та виберіть Сховати.

Стовпець або рядок буде позначено товстою рамкою між сусідніми стовпцями чи рядками.

Якщо ви хочете відобразити певний рядок або стовпець, вам потрібно буде виділити стовпці або рядки по обидва боки від нього. Після цього клацніть правою кнопкою миші та виберіть Показати із отриманого списку варіантів.

Якщо ви приховали кілька рядків і/або стовпців, ви можете швидко відобразити їх, вибравши відповідні рядки або стовпці, а потім клацнувши правою кнопкою миші та вибравши Показати. Примітка. Якщо ви намагаєтеся відобразити і рядки, і стовпці, вам потрібно буде відображати по одній осі.

Іноді вам може знадобитися можливість отримати інформацію з певної комірки. Скажімо, наприклад, у вас є асортимент для магазину та ви хочете перевірити ціну певного товару. На щастя, ви можете зробити це за допомогою функції vlookup Excel.

У цьому прикладі ми маємо інвентар, де кожен товар має ідентифікаційний номер і ціну. Ми хочемо створити функцію, за допомогою якої користувачі зможуть автоматично вводити ідентифікатор і отримувати ціну. Функція vlookup робить це, дозволяючи вам вказати діапазон стовпців, що містять відповідні дані, певний стовпець, з якого потрібно отримати вихідні дані, і комірку, до якої потрібно доставити вихідні дані.

Ми збираємося написати функцію vlookup у клітинці I4; тут будуть показані дані. Ми використовуємо комірку I3 як місце для введення даних і повідомляємо функції, що відповідна таблиця працює від B2 до D11, і що відповіді будуть у третьому стовпці (vlookup читається зліва направо).

Отже, наша функція матиме такий формат: «=vlookup (вхідна комірка, діапазон відповідних комірок, стовпець для отримання відповідей)» або «=vlookup (I3,B2:D11,3)».

Як створити розкривний список

Якщо ви хочете обмежити діапазон параметрів, які користувач може вказати в комірку, a спадне меню є хорошим рішенням. На щастя, ви можете легко створити такий, який пропонує користувачам список варіантів на вибір. Для початку виберіть клітинку, а потім перейдіть до дані вкладку та виберіть Перевірити.

Під Налаштування, знайдіть спадне меню з позначкою Дозволити. Потім виберіть Список.

Тепер виділіть комірки, з яких користувачі мають вибрати, і клацніть в порядку.

Тепер, коли користувачі натискають клітинку, вони можуть вибирати параметри зі спадного меню.

Тримайте свої нулі видимими

Іноді вам може знадобитися ввести рядки чисел, які починаються з одного або кількох нулів. На жаль, Excel може не показувати ці нулі за замовчуванням. Щоб виправити це, додайте одинарні лапки перед нулями, наприклад. «‘00001» замість «00001».

Як об'єднати

Іноді вам може знадобитися реорганізувати дані та об’єднати інформацію з різних клітинок в один запис. Це можна зробити за допомогою функції конкатенації.

У цьому прикладі ми маємо список баскетбольної фентезі-ліги з полями для прізвищ, імен і посад гравців. Якщо ми хочемо об’єднати всю цю інформацію в одному полі, нам знадобиться формула, яка читатиметься як «=concat (перша клітинка, друга клітинка, третя клітинка)», або, у цьому випадку, «=concat (C6,B6,D6) » без лапок.

На жаль, конкатенація не автоматично розміщує пробіли між текстом із різних клітинок. Щоб з’явився пробіл, вам потрібно буде додати лапки з пробілом між ними. Тепер функція має читатися «=concat (C6,» «,B6,» «,D6).»

Щоб застосувати цю формулу до всіх потрібних нам рядків, клацніть синє поле в кутку клітинки та перетягніть вниз.

Excel автоматично скопіює формулу та заповнить належним чином.

Як переносити текст

У вас багато тексту в одній клітинці? Ймовірно, він потрапить в інші комірки, що може виглядати не так добре, як вам хотілося б. На щастя, легко зробити обтікання текстом у клітинці.

Почніть із вибору комірки із зайвим текстом. Клацніть правою кнопкою миші та виберіть Відформатувати клітинки.

Під Вирівнювання поставте прапорець поруч Обернути текст.

Відрегулюйте ширину комірки на свій смак.

Як переглянути вкладку розробника

Якщо ви хочете виконувати складнішу роботу в Excel, наприклад створити макроси — вам потрібно буде отримати доступ до стрічки розробника. На жаль, за умовчанням ця вкладка прихована. Щоб переглянути його, натисніть Excel у верхньому лівому куті та виберіть Уподобання.

Далі натисніть Стрічка кнопку.

Ви повинні побачити список кнопок і прапорців, які визначають, чи бачите ви різні компоненти. Тут прокрутіть униз до Розробник і поставте прапорець.

Тепер ви повинні побачити стрічку Devolper у верхній частині.

Рекомендації редакції

• Найкращі пропозиції Microsoft Office: отримайте Word, PowerPoint і Excel безкоштовно
• Найкращі шаблони бюджету Excel
• Як використовувати iCloud для резервного копіювання на вашому iPhone, iPad або Mac
• Як захистити файл Excel паролем
• Найкращі поради та підказки для Chromebook