У моїй папці «Вхідні» Outlook був безлад, перш ніж я використав ці 3 прийоми

Ніхто не любить електронну пошту, але ніхто з нас не може жити без неї. Якщо вам важко керувати вхідними електронними листами, я вважаю ці три поради надзвичайно корисними.

Незалежно від того, чи хочете ви автоматично переміщувати повідомлення, виконувати кілька дій одним клацанням або виділяти електронні листи, які потребують уваги, серед інших, ці Поради Microsoft Outlook Ви охопили?

Використовуйте правила для організації вхідних електронних листів

Щоб упорядкувати електронні листи в міру їх надходження, ви можете налаштувати правила в Outlook. Отже, ви можете перемістити електронний лист до папки, позначити його для подальшого виконання, позначити повідомлення як прочитане тощо. Найкраще те, що все це робиться автоматично.

Крок 1: Перейти до додому виберіть вкладку правила стрілку спадного меню та виберіть Створити правило.

Крок 2: у вікні, що відкриється, ви можете вибрати кілька швидких параметрів для вибраного електронного листа.

Для умови ви можете вибрати відправника, тему або надіслати на певну електронну адресу. Для дії ви можете вибрати відображення вікна сповіщення, відтворення певного звуку або переміщення до папки.

Крок 3: якщо те, що ви бачите в полі, відповідає тому, що ви хотіли б зробити, просто поставте прапорці біля потрібних умов і дій і виберіть в порядку.

Використовуйте розширене правило

Як альтернативу ви можете вибрати з більшої кількості умов і дій, якщо хочете.

Крок 1: Виберіть Розширені опції у полі Створити правило.

Крок 2: потім ви можете вибрати з понад 30 умов, наприклад, якщо електронний лист позначено як важливий, має вкладений файл або є автоматичною відповіддю.

Поставте прапорці біля умов, які ви хочете використовувати, а потім виберіть синій пов’язаний текст, щоб завершити змінні. Виберіть Далі.

Крок 3: ви побачите близько 20 дій, які ви можете виконати. Зробіть те саме, встановивши прапорці для дій, які ви хочете використати, і вибравши синій текст, щоб заповнити необхідні дані. Виберіть Далі.

Крок 4: якщо є винятки з правила, яке ви хочете додати, ви можете зробити це далі. Поставте прапорці, заповніть деталі синього тексту та виберіть Далі.

Крок 5: Нарешті, дайте своєму правилу ім’я, позначте, чи хочете ви запускати правило негайно, і виберіть Закінчити.

Налаштувавши правило, ви можете розслабитися та дозволити Outlook організувати ці вхідні електронні листи для вас. Виділивши лише кілька хвилин на створення правила, ви можете заощадити час у довгостроковій перспективі.

Щоб переглянути, відредагувати чи видалити правило пізніше, перейдіть до додому > правила > Керуйте правилами та сповіщеннями.

Налаштуйте швидкі кроки для повторюваних завдань

Outlook пропонує функцію під назвою Quick Steps, які можуть пришвидшити виконання завдань, які ви виконуєте знову і знову. Подібно до правил, швидкі кроки дозволяють вибрати одну або кілька дій, які ви хочете виконати з електронним листом. Але замість того, щоб виконувати ці дії автоматично, ви керуєте ними самостійно, лише натиснувши одну кнопку. Крім того, ви можете виконувати багато дій одночасно.

Перейти до додому вкладку та перевірте Швидкі кроки у цьому розділі стрічки. Ви побачите кілька дій, наприклад «Перемістити до», «Відповісти та видалити» та «Готово».

Ви можете скористатися одним із попередньо встановлених швидких кроків, вибравши його та заповнивши необхідні деталі. Наприклад, можна вибрати Ідіть до, виберіть папку та за бажанням позначте електронний лист як прочитаний. Виберіть зберегти.

Потім, щоб скористатися швидким кроком для електронної пошти у вхідних, виберіть повідомлення та виберіть Ідіть до Швидкий крок.

Створіть власний Quick Step

Якщо ви хочете створити свій власний Quick Step, це займе всього хвилину.

Крок 1: Виберіть Створити новий у розділі швидких кроків на стрічці.

Крок 2: Потім назвіть швидкий крок і скористайтеся спадним меню, щоб вибрати потрібну дію. Щоб виконати більше одного, виберіть Додати дію і виберіть наступний.

Крок 3: коли ви виконаєте всі потрібні дії, виберіть Закінчити.

Щоб скористатися швидким кроком, коли електронний лист надходить до папки "Вхідні", виберіть повідомлення та клацніть його назву в полі швидких кроків. Ви також можете клацнути правою кнопкою миші електронний лист, перейти до Швидкі крокиі виберіть назву зі спливаючого меню.

Якщо ви хочете одночасно виконати кілька дій над електронним листом, Quick Steps справді заощадить час.

Щоб переглянути, відредагувати чи видалити Quick Step пізніше, перейдіть до додому > Швидкі кроки > Керуйте швидкими кроками.

Зробіть електронні листи популярними за допомогою умовного форматування

Ще одним зручним інструментом керування вхідними в Outlook є умовне форматування. З його допомогою ви можете виділити певні електронні листи, які надходять, певним стилем шрифту, розміром або кольором. Це чудовий спосіб привернути вашу увагу до повідомлень, які цього найбільше потребують.

Крок 1: Перейти до Переглянути вкладку та виберіть Переглянути налаштування на лівій стороні стрічки.

Крок 2: Виберіть Умовне форматування у спливаючому вікні.

Крок 3: ви побачите деякі стандартні правила умовного форматування, які вже налаштовані для вас, як-от непрочитані повідомлення та прострочені електронні листи. Щоб створити власний, виберіть додати.

Крок 4: у нижній частині вікна дайте назву правилу умовного форматування. Потім виберіть Шрифт щоб вибрати стиль, розмір і колір у наступному спливаючому вікні та виберіть в порядку.

Крок 5: Далі виберіть Хвороба кнопку. У наступному спливаючому вікні ви побачите три вкладки для налаштування умов.

• Повідомлення: введіть ключові слова, виберіть адресу електронної пошти «Від» або «Надіслано» або виберіть часовий проміжок.
• Більше вибору: Виберіть категорію, виберіть елементи, які є прочитаними чи непрочитаними, містять або не мають вкладень, позначено пріоритетом або іншу опцію.
• Просунутий: установіть власні критерії та виберіть поля для умов.

Крок 6: коли закінчите, виберіть в порядку щоб зберегти та закрити наступні спливаючі вікна.

Тепер ви побачите ці електронні листи з вибраними вами умовами та вибраним шрифтом, завдяки чому їх надзвичайно легко помітити у вашій купі повідомлень.

Щоб переглянути, відредагувати або видалити правило умовного форматування пізніше, перейдіть до Переглянути > Переглянути налаштування > Умовне форматування.

Якщо ви шукаєте новий спосіб керування електронною поштою, Outlook пропонує ці функції, які допоможуть вам контролювати папку «Вхідні». Їх налаштування може зайняти кілька хвилин, але згодом ви заощадите час того варте.

Щоб дізнатися більше, подивіться, як налаштувати відповідь "Не на місці" в Outlook.

Рекомендації редакції

• Я використовував програму для створення 3D-моделей на своєму iPhone, і вона неймовірно чудова
• Найновіший штучний інтелект Microsoft інструменти читатимуть ваші електронні листи Outlook вголос