Авторство зображення: Jupiterimages/Pixland/Getty Images
Microsoft Word надає користувачам функцію створення простих форм і збору даних у стандартному форматі. Таблиці в документах Word також можуть упорядковувати дані. Word може експортувати ці дані у формат файлу, до якого можна отримати доступ за допомогою Microsoft Excel або програм баз даних, таких як MS Access. «.TXT» і «.RTF» позначають універсальні формати файлів для текстового та розширеного текстового формату відповідно. Збереження копії даних у будь-якому форматі гарантує, що дані можна імпортувати в електронну таблицю Excel. Майстри експорту та імпорту в Word і Excel надають користувачам параметри та попередній перегляд щодо форматування даних.
Документ Word
Крок 1
Запустіть Microsoft Word і відкрийте потрібний документ із даними, вибравши «Відкрити» під «Файл» у верхньому рядку меню (або під стрічкою Office 2007), вибравши файл і натиснувши кнопку «Відкрити».
Відео дня
Крок 2
Переконайтеся, що кожна одиниця даних у документі Word розділена символом табуляції або комою, а кожен запис розділений розривом рядка.
Крок 3
Перетворіть будь-які таблиці в текст, вибравши «Вибрати» під «Таблиця» у верхній панелі меню та вибравши «Таблиця». Виберіть функцію в розділі «Інструменти», щоб «Перетворити таблицю в текст» і виберіть опцію розділення даних «табуляцією» або «комою», перш ніж натиснути кнопку «ОК» у діалоговому вікні коробка.
Крок 4
Виберіть «Зберегти як» під «Файл» у верхній панелі меню та введіть назву документа.
Крок 5
Виберіть «Формат форматованого тексту (.rtf)» або «Текстовий файл (.txt)» зі спадного меню поруч із пунктом «Формат» і натисніть кнопку «Зберегти».
Дані з Word Form
Крок 1
Запустіть Microsoft Word і відкрийте форму, вибравши «Відкрити» під «Файл» у верхньому рядку меню, вибравши потрібний файл і натиснувши кнопку «Відкрити».
Крок 2
Виберіть «Параметри» в розділі «Інструменти» у верхній панелі меню та натисніть вкладку «Зберегти».
Крок 3
Установіть прапорець «Зберегти дані лише для форм» і натисніть кнопку «ОК».
Крок 4
Виберіть «Зберегти копію» під «Файл» у верхньому рядку меню.
Крок 5
Введіть назву документа та виберіть «Текстовий формат (.txt)» як тип файлу, перш ніж натиснути кнопку «Зберегти». Для точного відображення даних відкриється майстер перетворення файлів.
Крок 6
Перегляньте дані, відображені в майстрі перетворення файлів, і переконайтеся, що кожна одиниця даних позначена в лапках і розділена комою. Переконайтеся, що порожні поля даних зареєстровані як пробіл між двома лапками, перш ніж натиснути кнопку «ОК».
Імпортувати дані в Excel
Крок 1
Запустіть Microsoft Excel і відкрийте порожню книгу.
Крок 2
Клацніть першу клітинку в електронній таблиці та виберіть «Імпортувати зовнішні дані» в розділі «Дані» у верхній панелі меню.
Крок 3
Виберіть опцію «Імпортувати дані» та запустіть майстер імпорту тексту.
Крок 4
Перегляньте кожен крок у майстрі імпорту тексту, щоб переконатися, що поля правильно зіставлені, вибравши Параметри "розділені" та попередній перегляд розподілу даних у електронній таблиці на панелі попереднього перегляду внизу діалогове вікно. Натисніть кнопку «Далі», щоб перейти до майстра імпорту тексту, і натисніть кнопку «Готово», щоб закрити майстер і перенести дані.
Крок 5
Збережіть перетворені дані у форматі Excel, вибравши «Зберегти» під «Файл» у верхньому рядку меню, ввівши ім’я файлу, вибравши «Книга Excel» як формат файлу та натиснувши кнопку «Зберегти».
Порада
Окремі набори даних, наприклад з форм, імпортуються в електронну таблицю Excel і створюють вимкнений другий рядок. Щоб продовжити імпорт даних, ComputorCompanion.com рекомендує просто вибрати третій рядок електронної таблиці для вставки даних і видалити другий, непридатний рядок. Користувачі Microsoft Office 2007 (тобто Word і Excel) можуть отримати доступ до функцій через верхню панель інструментів і стрічку Office у програмах.
