Вступні слова розповідають читачам, про що йдеться в електронному листі.
Авторство зображення: BananaStock/BananaStock/Getty Images
Ділові повідомлення зазвичай мають прямий або непрямий шаблон. Це спосіб упорядкувати інформацію, яка передається в повідомленні, залежно від того, чи є основна ідея хороша, погана чи нейтральна новина. Виберіть найефективніший шаблон для своїх ділових листів залежно від того, як, на вашу думку, читач відреагує на основну ідею.
Використання прямої електронної пошти, щоб перейти до суті
У прямих електронних листах головне йде на початку, а потім йдуть деталі, пояснення або докази, що підтверджують це. Електронна пошта, організована таким чином, заощаджує час читача, оскільки одразу досягає мети повідомлення. Це також допомагає читачеві розмістити деталі, які слідують у контексті та перспективі. Це запобігає розчаруванню читача через необхідність пробиратися через абзаци інформації, щоб знайти головне. Прямий шаблон працює найкраще, якщо ваш читач збирається бути сприйнятливим до основного, а не опір.
Відео дня
Надсилання позитивних і нейтральних повідомлень
Якщо ваш читач буде задоволений, злегка зацікавлений або нейтральний (так чи інакше не буде відчувати цього), використовуйте прямий шаблон. Розглянемо електронний лист від клієнта після пропозиції щодо виконання контракту. Якщо ви виграєте контракт, лист починається приблизно так: «Вашу пропозицію було розглянуто, і ми раді запропонувати вашу якщо головною є хороші новини чи нейтральні новини, негайно повідомте про це та зв’яжіться з деталі. Більшість електронних листів використовуватимуть цей підхід, включаючи ті, що стосуються рутинних завдань, наказів та підтверджень.
Використання непрямої електронної пошти, щоб підкреслити
У непрямих електронних листах головне йде пізніше в повідомленні, після деталей, пояснень або доказів. Використання непрямого шаблону в електронному листі показує, що ви поважаєте почуття свого читача, які можуть бути вражені основним пунктом. Розвиваючи його, ви дозволяєте своєму читачеві бути більш готовим до його сприйняття. Це також спроба спонукати читача почути вас, якщо ви висловите головну ідею, яка засмутить читача відразу на початку повідомлення, він або вона може припинити читати. Загалом, мета полягає в тому, щоб мінімізувати будь-яку негативну реакцію вашого читача.
Надсилання негативних або конфіденційних повідомлень
Якщо ваш читач збирається бути незацікавленим, незадоволеним або ворожим, використовуйте непрямий шаблон. Знову розглянемо електронний лист від клієнта. Якщо ви не виграли, лист починається інакше: «Дякуємо, що подали пропозицію на роботу за нашим контрактом. Ми уважно переглянули кожну пропозицію тощо.» Головне, про яке ви вже думаєте, що знаєте, але все одно продовжуєте читати, з’явиться набагато пізніше. Використовуйте непряму електронну пошту, коли головним є погані новини, наприклад, коли відмовляєте в запиті або відхиляєте претензію. Цей підхід також добре працює, коли ви намагаєтеся щось продати або ділитеся конфіденційною інформацією.
