Найкращий спосіб зберегти електронні листи з Outlook

Використовуючи Microsoft Outlook для свого облікового запису електронної пошти, ви захочете переконатися, що ви можете відстежувати всі свої повідомлення, і що ви можете звертатися до них, коли вам потрібно. Ось чому важливо зрозуміти, який найкращий спосіб зберігати та зберігати повідомлення електронної пошти з облікового запису Outlook.

За словами Microsoft, найкраща практика — зберігати папку «Вхідні» для повідомлень, які потрібно прочитати й обробити самостійно, а також створити інші папки, які можна використовувати для певних типів пошти. Створіть папку "1-Reference". Вручну скиньте повідомлення, до яких вам потрібно повернутися або ви ще не встигли прочитати. Поставте перед ним «1», щоб він відображався прямо під папкою «Вхідні». Створіть інші папки, наприклад «Особисті», щоб зберігати особисті листи окремо від робочих листів. Таким чином, вам не доведеться турбуватися про те, що ваші колеги дивляться вам через плече на особисті повідомлення. Ви можете створити набір папок для листів зі списку розсилки, щоб ці повідомлення перенаправлялися в папку. Таким чином, вам не доведеться переповнювати свою папку «Вхідні» купою повідомлень, які вам, можливо, навіть не потрібно читати.

Налаштуйте для всіх своїх папок автоматичне архівування щороку. Система архівування дозволяє зберігати важливі повідомлення електронної пошти, не потребуючи нічого робити. Outlook може запропонувати вам відповісти, чи бажаєте ви автоматично архівувати всі свої повідомлення. Натисніть «Так», і почнеться процес архівування. Ваші повідомлення переміщуються з папки "Вхідні" або інших папок до папки "Архів", до якої ви можете отримати доступ у будь-який час. Усі ваші папки будуть імітовані в папці «Архів». Наприклад, якщо у вас є довідкові, особисті та ділові папки, ви побачите ті самі три папки в розділі «Архів».

Функція «Автоархівування» в Outlook увімкнена за замовчуванням, але ви також можете налаштувати систему архівування. Для цього натисніть меню «Інструменти». Натисніть «Параметри» та перейдіть на вкладку «Інше». Виберіть «Автоархівування». Виберіть «Запускати автоархівування кожні n днів» і вкажіть, скільки ви хочете, щоб це було (наприклад, кожні 14 днів). Виберіть будь-які інші параметри, які потрібно змінити. Якщо ви хочете застосувати зміни до всіх своїх папок, виберіть «Застосувати ці параметри до всіх папок».