Багатьом власникам малого бізнесу не потрібні складні системи реєстрації.
Автор зображення: Джордж Дойл/Stockbyte/Getty Images
Традиційна організація файлів відноситься до підходу до організації комп’ютерних або електронних файлів. До появи комп’ютерних баз даних багато підприємств просто впорядковували файли, створюючи структури папок і розміщуючи документи та файли в папках на основі категорії чи типу. Цей метод у багатьох випадках поступився місцем системам баз даних. Однак традиційне зберігання іноді є вигідним, якщо у вас відносно невелика кількість файлів.
Простий у використанні
Традиційна система файлів дуже проста в установці та використанні, припускаючи, що кількість файлів, які ви підтримуєте, невелика. Наприклад, якщо у вас є п’ять основних категорій документів і обмежена кількість файлів у кожній, вам не потрібна система баз даних для легкого зберігання, підтримки та отримання файлів. Вам також не доведеться турбуватися про вивчення системи програмного забезпечення та навчання співробітників її використанню.
Відео дня
Мінімальні інвестиції
Якщо ви використовуєте традиційну систему файлів, вам також не потрібно робити інвестиції в базу даних програмного забезпечення, яка може включати попередню покупку та поточні ліцензійні збори. Природно, вам потрібен комп’ютер, який є досить звичним явищем у бізнесі, незалежно від того, зберігаєте ви файли чи ні. Основна файлова структура зберігається прямо на жорсткому диску комп’ютера. Крім того, ви можете придбати дуже недорогий зовнішній жорсткий диск, який дозволяє переносити файли з одного комп’ютера на інший.
Погана інтеграція даних
Основним недоліком традиційної системи файлів є те, що вона не забезпечує інтеграцію міжфайлових даних або обмін даними. За допомогою програмної системи файлів ви можете підтримувати різні папки, але ви можете здійснювати перехресний пошук, щоб отримати документи в кількох файлах. Крім того, ви можете дозволити кільком співробітникам здійснювати пошук у спільних файлах даних. Ця інтеграція скорочує час пошуку всіх окремих файлів, перевага, яка особливо важлива, якщо ви підтримуєте велику кількість файлів або маєте велику клієнтську базу.
Дублювання та відсутність безпеки
Ви також ризикуєте дублювати дані, якщо не інтегруєте свої файли через базу даних. У традиційній системі ваш комп’ютер не розпізнає, що ви створюєте схожі документи та зберігаєте їх у різних розташуваннях файлів. Крім того, ваша традиційна система файлів не забезпечує такого рівня безпеки, як ретельно розроблена система файлів бази даних. Зашифровані дані та поточна безпека є ключовими функціями, оскільки компанія регулярно розробляє вдосконалені системи баз даних.
