Використання електронної пошти в бізнесі

Електронна пошта є одним із найпоширеніших інструментів ділового спілкування за останні роки. Використання електронної пошти в бізнесі включає спілкування з колегами та клієнтами, планування зустрічей, розсилку автоматичних сповіщень та обмін інформаційними бюлетенями зі старими та новими клієнтами. Однією з переваг електронної пошти в діловому спілкуванні є те, що вона настільки повсюдна, що кожен припускає, що кожен, хто має доступ до Інтернету, може надсилати та отримувати електронні листи. Електронну пошту також використовували деякі шахраї та хакери в останні роки, тому важливо бути пильними щодо шахрайських повідомлень.

Основну роль електронної пошти в діловому спілкуванні відіграє з’єднання людей в одній компанії чи організації. Електронні листи дуже часто використовуються, щоб задати запитання колегам без необхідності турбувати їх телефонним дзвінком або постукуванням по плечу. Вони використовуються для розсилки оголошень і протоколів зустрічей, для розповсюдження важливих форм і для проведення опитувань на робочому місці.

Багато офісів мають різноманітні внутрішні списки розсилки яким люди можуть надсилати повідомлення, щоб доставити їх до певного підрозділу компанії, незалежно від того, чи всі вони працюють у ресурси, яким може знадобитися переглянути оновлення політики щодо відпусток або всім, хто працює на певному поверсі, хто повинен знати, що це співробітник день народження. Електронна пошта також часто використовується з інтегрованими інструментами календаря від таких постачальників, як Microsoft і Google, щоб планувати зустрічі та інші події.

Електронна пошта вкладення зазвичай використовуються як спосіб обміну файлами, від документів Microsoft Word до зразків рекламних матеріалів, таких як логотипи чи джингли.

Люди все частіше перевіряють корпоративну електронну пошту на персональних пристроях, як-от смартфонах, що дозволяє їм залишатися на зв’язку з колегами за межами офісу. Це може бути як позитивним, так і негативним: людям легше працювати з дому або швидко реєструватися під час ранкової поїздки, але вони також можуть мати менше справжнього неробочого часу, коли вони не в офісі.

Важлива роль електронної пошти в діловому спілкуванні робить не дивним, що навколо електронної пошти склалися формальні та неформальні правила етикету.

Люди зазвичай намагаються адресувати електронні листи за допомогою a певний рівень професіоналізму, переконавшись у наявності чіткого та стисла тема що дозволяє легко помітити електронні листи в папці "Вхідні" та приділяти хоча б трохи уваги граматика, орфографія та використання великих літер. Більшість людей намагається уникайте будь-яких незрозумілих коментарів у електронних листах компанії, включаючи жарти із сумнівним смаком, посилання на політику та релігію чи будь-які лайки на їхніх роботодавців.

Деякі люди також намагаються виглядати веселими в електронних листах компанії, оскільки важко визначити тон, дивлячись виключно на письмове повідомлення. Це можна зробити за допомогою знаків оклику або емодзі, хоча переборщити це може здатися непрофесійним. Загалом, вам захочеться слідувати прикладу інших у вашій організації коли мова заходить про те, як складати електронні листи колегам або клієнтам.

Багато організацій мають власні правила щодо електронної пошти, наприклад, вимоги додавати певний формат підпису до кожного вихідного листа. Деякі робочі місця мають правила щодо того, коли, якщо взагалі, можна використовувати електронну пошту компанії з особистих причин. Багато з них також мають правила щодо того, коли електронні листи слід зберігати або видаляти з міркувань безпеки.

Отримання автоматизованих повідомлень електронної пошти від організацій, з якими ви працюєте, стало звичним явищем. Інтернет-магазини надсилають сповіщення про розпродажі, підтвердження покупок та оновлення про розклад доставки. Розсилають газети та інші ЗМІ автоматизовані електронні листи із заголовками та оновленнями історій.

Існує ряд компаній, які можуть надсилати автоматизовані електронні листи для бізнесу, включаючи маркетингові листи та листи, ініційовані покупкою, які іноді називають транзакційні електронні листи. Деякі закони регулюють, коли компанії можуть зберігати адреси електронної пошти людей, коли вони повинні дозволити людям відмовитися від електронних листів і коли вони можуть надсилати маркетингові повідомлення. Переконайтеся, що ви дотримуєтесь правил у вашій юрисдикції і, можливо, у місцях, де люди, яким ви надсилаєте електронні листи, працюють або проживають.

Деякі комерційні постачальники послуг електронної пошти можуть допомогти вам керувати відмовами, списками підписок та іншою інформацією. Робіть покупки, щоб знайти той, який відповідає вашим потребам, за ціною, яка вам подобається.

Електронна пошта інформаційні бюлетені останнім часом стають все більш популярними. Деякі компанії використовують їх, щоб зв’язатися з клієнтами та повідомити їм про продажі, нові продукти чи існуючі послуги. Наприклад, компанія з очищення басейнів може розсилати інформаційний бюлетень, нагадуючи людям про свої послуги влітку підходи, або студія подкастів може розсилати електронні листи з повідомленнями про новий серіал або новий сезон існуючого показати.

В інших випадках сам інформаційний бюлетень є продуктом. Деякі медіа-організації та інші групи досягли успіху з платними інформаційними бюлетенями, які містять інформацію, недоступну більше ніде. Деякі з них створюються за допомогою спеціалізованих платформ або за допомогою інструментів краудфандингу, таких як Patreon.

Як і в інших комерційних електронних листах, якщо ви надсилаєте електронний інформаційний бюлетень, ви повинні переконатися, що у вас є чітка згода людей, яким ви надсилаєте повідомлення, і що вони мають простий спосіб скасування підписки. Ви можете запросити людей підписатися на інформаційний бюлетень, наприклад, коли вони відвідують ваш сайт або завершують транзакцію. Звичайно, якщо ви пропонуєте платний інформаційний бюлетень, вам потрібно переконатися, що люди мають легкий спосіб скасувати підписку та припинити виставлення рахунків.

Шахрайство з електронною поштою, часто відоме як фішинг, стала поширеною в останні роки. Шахраї надсилають електронні листи людям, які видають себе за надійні установи або навіть окремих співробітників, які намагаються обманом змусити одержувачів надіслати гроші або надати цінну інформацію, таку як імена користувачів та паролі. У деяких випадках ці листи масово надсилаються величезній кількості одержувачів, але в інших випадках вони спеціально націлені на конкретних одержувачів.

Зловмисне програмне забезпечення також іноді поширюється електронною поштою, зазвичай через вкладення або посилання на тіньові сайти, включені в повідомлення електронної пошти. У деяких випадках, якщо відкритий підозрілий файл, він заразить комп’ютер одержувача та використає його програмне забезпечення електронної пошти, щоб надіслати більше своїх копій контактам вихідного одержувача.

Щоб не стати жертвою шахрайства електронною поштою, уважно подивіться на адреси, з яких надходять повідомлення і переконайтеся, що вони справді відповідають людям або установам, з яких вони стверджують, що вони. Переконайтеся, що будь-які посилання в електронній пошті спрямовують на сайти, на які вони стверджують. Якщо ви отримаєте неочікуваний електронний лист із вкладенням, переконайтеся, що це насправді від особи, від якої ви стверджуєте, що вона надійшла, навіть якщо вам потрібно зателефонувати чи іншим чином надіслати цій особі, щоб підтвердити особу.

Багато компаній мають антивірусне програмне забезпечення сканувати вхідну та вихідну електронну пошту на наявність шкідливого програмного забезпечення, але все одно добре бути пильним, щоб уникнути шахрайства.

У деяких офісах все частіше використовується електронна пошта замінено програмним забезпеченням для обміну миттєвими повідомленнями, наприклад Microsoft Teams або Slack. Компанії також використовують інструменти обміну повідомленнями та програмне забезпечення для соціальних мереж, щоб спілкуватися з клієнтами, часто через автоматизовані вікна чату або посилання, розміщені на веб-сайтах компаній.

Ці платформи реального часу часто можуть бути швидшими та зручнішими, ніж використання електронної пошти. Багато з них також дозволяють легко обмінюватися файлами або навіть налаштовувати сеанси голосової та відеоконференції, що неможливо зробити безпосередньо за допомогою електронної пошти.

Тим не менш, навряд чи ці платформи повністю замінять електронну пошту найближчим часом.