Які функції має база даних у програмі?

Кожен в тій чи іншій формі використовував базу даних. Телефонна книга навіть вважається такою. Бази даних зберігають інформацію та впорядковують її в практичну форму. Програмні додатки, такі як Microsoft Access, комп'ютеризують функції бази даних, надаючи користувачеві велику гнучкість з їхніми даними. Оператори, які знайдуть час, щоб навчитися використовувати програмне забезпечення баз даних, зрештою заощадять час.

Основна інформація, що зберігається в програмі бази даних, заноситься в таблицю. За зовнішнім виглядом схожі на електронну таблицю, як-от Microsoft Excel або Lotus 123, таблиці забезпечують організований спосіб введення інформації. Користувачі мають можливість створювати назви полів, такі як ім’я, адреса та ідентифікаційний номер клієнта. Користувачі також можуть форматувати поля в таблиці. Наприклад, числове поле може з’явитися з грошовим форматуванням, таким як долари чи євро.

Більшість програм баз даних мають доступні шаблони для часто використовуваних форматів, таких як керування контактами, продажі або відстеження запасів. Користувачі мають можливість змінювати ці шаблони, щоб персоналізувати їх для власних конкретних цілей.

Програмне забезпечення для баз даних включає можливість створення зручних форм, щоб полегшити введення даних для очей оператора. Працівники мають право адаптувати форми відповідно до своїх потреб. Використання настроюваних шаблонів для форм робить процес створення швидшим і простішим.

Щоб допомогти тим, хто вводить дані у форму, використання повідомлень дає рекомендації. Наприклад, коли тим, хто вводить дані, потрібно вибрати зі спадного меню для певного поля, розробник бази даних має можливість додати спливаюче повідомлення, коли це поле буде виділено, нагадуючи користувачам вибрати зі спадного меню.

Програми баз даних включають функції створення звітів. Звіти дозволяють користувачам маніпулювати своїми даними різними способами. Користувачі можуть вставляти функції у звіти, щоб допомогти в аналізі даних. Наприклад, відділ продажів може створити звіт, у якому відображаються лише дані за перший квартал, а загальні дані для кожного місяця окремо.

Створення звіту, як правило, дозволяє творчо підходити до оформлення зовнішнього вигляду звіту. Візуальні аспекти, такі як вибір шрифту, розташування полів, вставка графіки та маніпулювання кольорами, дозволяють дизайнеру звіту зробити його візуально приємним і професійним.

Програмне забезпечення для баз даних надає користувачам функції для простої та конкретної організації їхньої інформації. Наприклад, використання функцій сортування дозволяє використовувати альфа- або зворотну альфа-послідовність, зазвичай просто клацнувши піктограму. Функції фільтрації дозволяють користувачам отримувати інформацію за заданими критеріями.