Як експортувати дані з Excel для створення етикеток

Пакет програмного забезпечення Microsoft Office значно розвинувся з моменту його появи в 1990 році. Популярні програмні пакети, такі як Excel і Word, безперебійно взаємодіють один з одним, відкриваючи широкий спектр завдань і функцій, які раніше було важко виконати.

Хоча Excel вважається насамперед інструментом керування базою даних та електронними таблицями, цей програмний пакет також можна використовувати для додаткових завдань, зокрема створення поштових етикеток. Ви можете використовувати функцію злиття пошти в Microsoft Word, щоб імпортувати дані в Excel, які можна перетворити на поштові мітки. Завершення цього процесу вимагає кількох кроків, але їх можуть виконати люди з будь-якими кваліфікаціями та технологічними рівнями.

Порада

The Злиття пошти Функція, включена в Microsoft Word, спрощує інтеграцію даних, необхідних для створення поштових етикеток. Однак, перш ніж ці дані можна буде включити в Excel, ви повинні відформатувати таблицю та клітинки в середовищі Excel, щоб відповідати конкретній структурі процесу злиття в Word.

Для початку створіть та позначте заголовки стовпців, щоб відображати дані, які буде імпортовано з Word. Вони включатимуть такі мітки (або подібні):

• Ім'я
• Прізвище
• Адреса
• Місто

Майте на увазі, що ці мітки замінять основні заголовки стовпців з 1 по 4, які вже використовуються. Також важливо зазначити, що для кожної з цих точок даних потрібно використовувати окремий стовпець. Якщо цього не зробити, це може призвести до деяких організаційних проблем на пізнішому етапі процесу.

На цьому етапі підготовки переконайтеся, що у вашому робочому просторі не залишилося порожніх рядків і стовпців. Під час процесу створення етикетки ці порожні області можуть призвести до помилок у форматуванні та зупинити створення всіх ваших міток.

Після правильного форматування робочого простору наступним кроком у процесі є пошук списку адрес, який ви будете використовувати. Ви можете досягти цього, чітко визначивши назву списку. Для цього виберіть повний список адрес, який ви будете використовувати, переконавшись, що ви включили всі клітинки, які містять заголовки. Після цього відкрийте файл Формули вкладку, знайдіть Визначені імена згрупуйте та виберіть Визначте назву варіант.

Після цього введіть спеціальне ім’я для списку адрес. Це конкретне ім'я залишається на ваш розсуд. Якщо ви керуєте кількома списками адрес, виберіть те, що пов’язано з конкретними іменами в списку та його призначенням. Після натискання добре, до нього додається нова назва для списку.

Перш ніж ви зможете друкувати етикетки з Excel, переконайтеся, що вся адресна інформація успішно об’єднана. Для цього виконайте наступну серію кроків у Microsoft Word. Відкрийте порожній документ і перейдіть до Розсилки табл. Знайди Почніть злиття пошти згрупуйте та виберіть Почніть злиття пошти табл.

У спадному меню, що з’явиться, виберіть Етикетки і налаштуйте різні доступні параметри мітки відповідно до ваших власних налаштувань. Наприклад, ви можете вибрати конкретний тип принтера, який ви будете використовувати, і визначити постачальника етикетки та номер продукту. Ця інформація може виявитися особливо корисною, якщо ви співпрацюєте з a третя сторона, яка може використовувати ці дані для швидкого створення відповідної платформи друку для вашого документи.

Важливим елементом цього кроку є вибір відповідних розмірів для аркушів етикеток. В Номер продукту поле, виберіть Деталі і переконайтеся, що перераховані розміри відповідають вашим етикеткам і аркушам етикеток. Якщо це не так, виправте цю інформацію, перш ніж продовжувати процес. Якщо цього не зробити, кінцеві етикетки будуть надруковані неправильно.

Якщо ви введете власні розміри та збережете їх, конкретні параметри мітки з’являться в Інше/На замовлення категорію в цьому вікні. Тепер, коли ви вибрали відповідні параметри мітки, натисніть добре щоб підтвердити свій вибір. Microsoft Word має автоматично створити нову таблицю, яка генерує описаний вами макет.

Тепер, коли відповідні фреймворки створені як у Word, так і в Excel, саме час почати об’єднання. Для цього потрібно спочатку встановити зв’язок між своїми мітками та списком адрес, який ви створили та назвали на попередніх кроках. У Word виберіть Параметри від Файл меню та виберіть Розширений табл. Знайдіть розділ із назвою Генеральний і виберіть Підтвердьте перетворення формату файлувідчинено і поставте прапорець у наявності. Потім натисніть добре продовжувати.

Далі виберіть Розсилки вкладку, відкрийте Почніть злиття пошти групу та натисніть кнопку Виберіть Одержувачі опцію зі спадного меню. Нарешті натисніть Використовуйте існуючий список щоб продовжити процес.

З’явиться вікно, у якому ви вибираєте певний список, який плануєте використовувати як частину об’єднання. На цьому етапі знайдіть список, який ви назвали раніше, а потім натисніть кнопку Виберіть Джерело даних коробка. Перед вами відкриється вікно, у якому ви підтверджуєте конкретне джерело даних, яке ви використовуєте. Після натискання кнопки Покажи все поле, виберіть Робочі аркуші MS Excel через DD варіант у Відкрите джерело даних перед натисканням добре.

На останньому етапі виберіть у діалоговому вікні, що з’явиться, певний діапазон комірок та/або аркуша з усіма даними, які потрібно об’єднати. Потім натисніть добре.

Тепер, коли робочий аркуш з адресною інформацією визначено та пов’язано з мітками, додайте певні заповнювачі, які визначають, як кожна адреса буде відображатися на мітці. Ці конкретні заповнювачі також називаються Поля злиття пошти. Якщо на кожній етикетці є текст, який буде повторюватися, ви також можете ввести його вручну.

Причина створення цих заповнювачів є важливою. Ця конкретна інформація буде організувати передачу даних зі списку адрес у таблицю. Заповнювачі виконують роль довідників, розподіляючи інформацію і розміщуючи кожен елемент, де йому належить, в рамках міток в цілому.

Після створення заповнювачів двічі перевірте, чи Word правильно зіставив кожен елемент заповнювача з відповідними даними зі списку. Це можна зробити за допомогою Поля збігу діалогове вікно. Тут користувачі можуть вказати, як кожен заповнювач пов’язується з даними, отриманими зі списку адрес. Наприклад, ви можете зіставити Ім'я заповнювач до Ім'я стовпець у списку адрес, гарантуючи, що ці дані знайдуть шлях у відповідне місце на етикетці.

Пам’ятайте, що деякий вміст, наприклад привітання чи логотип, вам доведеться додати вручну, оскільки спочатку він не входить до списку адрес. Це можна зробити відносно легко. Просто введіть конкретний текст, який ви хочете використовувати, на етикетці або додайте зображення, яке ви хочете додати як логотип або інший медіа-значок.

Витратьте час, щоб переконатися, що ваша етикетка розроблена саме так, як вам подобається, перш ніж почати фактичне злиття. Це гарантує, що ви не будете змушені знову переглядати будь-який вміст, якщо ви випадково забудете включити ключові дані або захочете змінити дизайн етикетки.

Після того, як ви підтвердите зовнішній вигляд мітки та двічі перевірите точність заповнювачів та їх зв’язок із даними зі списку адрес, ви можете продовжити.

Щоб запустити злиття, відкрийте файл Додому вкладку в Microsoft Word і натисніть Злиття пошти кнопку. Якщо зараз ви плануєте інтегрувати лише певні контакти з більшого списку адрес, ви можете вибрати їх тут. Однак, якщо ви хочете об’єднати весь список, натисніть Усі контакти в поточному перегляді. Якщо ви готові використовувати всі заповнювачі та поля, які ви створили для мітки, натисніть кнопку Усі контактні поля кнопку, яка з’явиться в наступному меню.

Якщо ви віддаєте перевагу створити абсолютно новий документ Word для об’єднання, ви можете зробити це, вибравши Новий документ кнопку. Однак, якщо ви віддаєте перевагу використовувати наявний документ, натисніть кнопку Існуючий документ кнопку на цьому етапі.

Використовувати Поштові етикетки вкладка, знайдена всередині Тип документа меню, щоб конкретно визначити, які поля злиття будуть надходити на готову етикетку. Після того, як ви визначите, як виглядатиме кінцева етикетка, натисніть кнопку Оновлення етикеток кнопку. Коли дані нарешті надходять у поля форми, навколо них можуть бути видимі дужки. Якщо це так, клацніть правою кнопкою миші на дужках і натисніть кнопку Перемикач коди полів кнопку, щоб вимкнути їх.

Коли цей процес буде завершено, ви готові створити остаточний попередній перегляд етикеток і роздрукувати їх. Натисніть кнопку Попередній перегляд результатів вкладку та прокрутіть записи за допомогою Наступний запис і Попередній запис стрілки. Коли ви задоволені етикетками, перейдіть до Розсилки вкладку, клацніть Завершіть і об’єднайте в Закінчити групу, а потім натисніть кнопку Роздрукувати документи кнопку. Якщо ваші друковані документи не відображають бажаний вміст або дизайн, вам може знадобитися повернутися до Розсилки та переконайтеся, що всі розміри та розміри паперу відповідають вашій поточній конфігурації. Якщо вони цього не зроблять, цілком ймовірно, що виникнуть проблеми.

Потім ви можете зберегти документ, з яким ви працювали, щоб переконатися, що ці етикетки доступні для подальшого використання.