Авторство зображення: anyaberkut/iStock/GettyImages
Електронні таблиці Excel особливо стосуються полів і того, як вони заповнюються даними. Можливе сканування документів у Excel, а в деяких випадках ви навіть можете конвертувати PDF у Excel. Тим не менш, не всі типи документів перетворюються в електронну таблицю Excel. Вам також може бути важко точно відсканувати дані в документ. Для належної роботи деяких полів може знадобитися ручне налаштування. Сканування заощаджує значну кількість часу, оскільки ваші дані не вимагають введення вручну, але після сканування інформації потрібно вставити відповідні формули.
Початкове сканування документа Word
Сканування документа в Microsoft Word перед перенесенням його в Excel є хорошою практикою. Ви також можете використовувати OneNote. Перенесення даних у документ Word дає змогу копіювати та вставляти певні рядки та стовпці в Excel. Метод введення займає трохи більше часу, ніж прямий імпорт до Excel, але він дає змогу працювати з даними та переконатися, що вони вводяться в Excel належним чином. У ситуації прямого сканування в Excel дані можуть не вирівнюватися в рядках і стовпцях належним чином. Внести необхідні зміни після факту складніше, ніж починати зі свіжої електронної таблиці та витягувати вміст із Word.
Відео дня
Зовнішній конвертер
Конвертери документів не є надійною ставку, але в Інтернеті є безкоштовні версії, і вони можуть працювати. Відскануйте документ, який потрібно конвертувати, і збережіть його у форматі PDF. Потім знайдіть безкоштовний конвертер документів. Численні варіанти легко доступні. Завантажте PDF-файл у конвертер, і програмне забезпечення виконає перетворення. Більшість безкоштовних конвертерів працюють у веб-браузері та створюють електронну таблицю для завантаження. Інші просять вас завантажити програмне забезпечення. Хоча цей варіант не обов’язково поганий, робота всередині браузера економить місце на вашому диску і є кращим маршрутом.
Сканувати в Excel
Ви також можете виконати сканування в Excel безпосередньо через Microsoft. Отримайте доступ до інструментів Microsoft Office і відкрийте Microsoft Office Document Imaging. Натисніть «Файл» і «Відкрити», а потім виберіть документ. Подивіться на правий нижній кут екрана і знайдіть значок очного яблука. Наведіть курсор миші на цю піктограму, і вона має написати «OCR» або «Оптичне розпізнавання символів». Клацніть піктограму, щоб запустити сканування через процес розпізнавання символів. Далі виділіть весь документ, скопіюйте його та вставте в Excel. Ви все ще можете вставити результати в документ Word, щоб опрацювати дані, перш ніж вводити їх у Excel.
