Переваги та недоліки автоматизації офісу

Сьогодні автоматизація офісу – це набагато більше, ніж друкарська машинка та копіювальний апарат. Електронна та цифрова інформація є основою сучасної автоматизації офісу. Він може складатися з суворо внутрішніх комп’ютерів або, що більш імовірно, включати всесвітню цифрову мережу через Інтернет і хмарне сховище за межами сайту. Просуваючись у 21 столітті, ви зіткнетеся як з перевагами, так і з недоліками, властивими автоматизації офісу в усіх її змінах.

З моменту впровадження автоматизації офісу обладнання дозволило підприємствам заощадити час і гроші. Замість того, щоб чекати, поки документ надійде клієнту поштою, ви можете надіслати його факсом за кілька хвилин. Тепер комп’ютерні досягнення та Інтернет зробили комунікацію миттєвою. Коли ви економите час, ви економите гроші. Ви не обмежені географічними обмеженнями, заощаджуючи ресурси, витрачені на подорожі. Крім того, незважаючи на те, що ви все ще можете робити друковані копії багатьох документів, цифрове сховище дозволяє заощадити час і гроші на папері та пам’яті.

Хоча це правда, що машина настільки ефективна, як і люди, які її створили, а інформація, зібрана в цифровому вигляді, лише настільки точніше, як і особа, яка його подала, як тільки помилки в програмах усунені, вони нескінченно надійніші, ніж людей. Наприклад, існує програмне забезпечення для додавання чисел в електронних таблицях і бюджетах, яке завжди забезпечує правильний баланс і не покладається на пальці бухгалтера на сумуючому апараті. Шаблони можна створювати та використовувати знову і знову, щоб уникнути помилок у стандартній документації.

Компанії, які покладаються виключно на автоматизацію для роботи та запуску своїх інформаційних систем, можуть впасти в паніку, коли ці самі системи виходять з ладу. Витрати на ремонт або заміну зламаних систем можуть бути непомірними. Не можна просто взяти ластик і внести корективи. Вам потрібно або найняти технічних спеціалістів, щоб бути в курсі оновлень та збоїв програмного та апаратного забезпечення, або мати надійну службу, щоб зателефонувати в будь-який момент. Тоді у вас вся проблема конфіденційності та безпеки. Ви можете зберігати комерційну таємницю та розповідати лише кільком довіреним особам, але якщо дані потрапляють в Інтернет, їх уже не повернути.

Оскільки автоматизація офісу продовжує розвиватися, і ви впроваджуєте нові технології у свої системи залишатися конкурентоспроможними та прибутковими, недоліком є ​​те, що вам доведеться перекваліфікувати весь свій персонал користувачів. Усі, від вашого секретаря до розпорядника замовлень і від ваших клієнтів до продавців, які постачають ваш продукт або послугу, повинні вивчити нові системи. Багатьом людям нелегко засвоювати нові системи, а інші вперто робили все, як завжди. Отже, хоча у вас є витрати, пов’язані з перепідготовкою, ви також маєте ставлення ваших кінцевих користувачів до боротьби.