Авторство зображення: oatawa/iStock/GettyImages
Пропустити випадкові електронні листи важко уникнути. Скриньки «Вхідні» заповнені щоденними інформаційними бюлетенями, діловими листами та особистими електронними листами, і вони неминуче прослизнуть через тріщини. Незважаючи на те, що поганих намірів немає, пояснення, чому електронний лист було пропущено, і вибачення вимагає певної базової стратегії. Більшість одержувачів пробачають, коли бачать електронний лист із написом «Вибачте за пізню відповідь», оскільки всі люди іноді пропускають електронний лист.
Розглянемо контекст
Контекст і ставки мають вирішальне значення для вашої відповіді і в кінцевому підсумку сформують відповідь. Якщо ви пропустите випадковий електронний лист або звичайне оголошення на роботі, достатньо простого вибачення. Однак, якщо ви пропустите важливе повідомлення електронної пошти, це долучається. Ваша відповідь повинна мати вибачення та серйозний тон. Пропуск електронного листа від потенційного клієнта може коштувати вам і вашому роботодавцю доходу, а пропущення електронного листа з інструкціями або завданнями, які є критичними для вашої роботи, може мати серйозні негативні наслідки. У цьому випадку ваша відповідь зміниться з «Вибачте за пізню відповідь» на щось більше на кшталт «Термінові вибачення за пропуск електронної пошти».
Відео дня
Не ускладнювати
Довгі вибачення мутні і відображають відчай, а не просту помилку. Для листів, які не мають критичної важливості, дотримуйтеся простих вибачень і повідомте відправнику електронної пошти, що ви пропустили лист у своїй поштовій скриньці та хочете повернутися до розмови. Відновлення розмови таким чином дає людині привід відповісти і повернутися до нормального спілкування.
Короткі електронні листи легше читаються, і одержувач, швидше за все, прочитає вашу відповідь. Якщо можливо, обмежте його абзацом і закінчіть вибачення запитанням або закликом до дії. Попросіть про зустріч або телефонний дзвінок, щоб зробити обговорення більш особистим. Якщо ви пропустите важливу електронну пошту, обов’язково попросіть про особисту зустріч або телефонний дзвінок. Можливість особистого спілкування робить ваше вибачення більш щирим і може відновити стосунки або вирішити проблему.
Використовуйте шаблон
Якщо вам важко написати ефективний електронний лист із вибаченнями, використовуйте той, який перевірений і вже написаний. Шаблони легко знайти за допомогою основного пошуку в Інтернеті. Однак будьте обережні, роблячи повне копіювання та вставлення. В ідеалі ви повинні налаштувати та персоналізувати шаблон, щоб переконатися, що текст є справжнім і правильно читається для вашої ситуації. Шаблони найкраще використовувати як посібник для електронного листа з вибаченнями, а не заміну.
