Порівняння електронних таблиць і Запит електронних таблиць допоможуть вам бути в курсі своїх даних.
Авторство зображення: Wavebreakmedia Ltd/Wavebreak Media/Getty Images
Навіть для найбільш організованих облікових записів величезний обсяг інформації, яку ви зберігаєте в Excel, незабаром може стати величезною. Microsoft Excel має два інструменти для порівняння даних електронних таблиць, які можуть стати в нагоді, якщо ви намагаєтеся знайти помилку в комірці або порівнювати документи для підготовки до аудиту. Обидва доступні лише в Office Professional Plus 2013 і Office 365 Professional Plus, електронна таблиця Порівняння та запит електронної таблиці дозволяють аналізувати робочі книги або створювати звіти про різницю між двома електронні таблиці. Ці два параметри можуть значно заощадити час у порівнянні з ручним порівнянням даних.
Порівняйте таблицю
Крок 1
Натисніть «Порівняти електронну таблицю» на початковому екрані Windows 8. Введіть «Порівняння електронних таблиць» у поле пошуку та виберіть файл, якщо у вас виникли проблеми з його розташуванням на екрані.
Відео дня
Крок 2
Натисніть на вкладку «Головна» вгорі та виберіть Порівняти файли.
Крок 3
У діалоговому вікні, що з’явиться, клацніть синій значок папки поруч із полем Порівняти. Перегляньте збережені файли Excel і виберіть першу електронну таблицю, яку потрібно порівняти.
Крок 4
Натисніть на зелений значок папки поруч із полем Кому в наступному рядку. Перегляньте файли Excel, щоб вибрати другу електронну таблицю, яку потрібно порівняти.
Крок 5
Натисніть на кнопку «Ок».
Крок 6
У меню ліворуч виберіть критерії, які ви хочете використовувати для порівняння. Ви можете вибрати такі критерії, як «Значення клітинок», «Формули» та «Формат комірки», або просто поставити прапорець «Вибрати все».
Крок 7
Натисніть «ОК», щоб створити звіт про різницю. Порівняння електронних таблиць створює повний список усіх відмінностей між двома файлами на основі визначених вами критеріїв.
Електронна таблиця Запит
Крок 1
Увімкніть надбудову «Запит», якщо ви ще цього не зробили. Натисніть вкладку «Файл» у Excel і виберіть «Параметри», а потім «Надбудови». Виберіть Надбудови COM у спадному меню Керування, натисніть «Перейти» та переконайтеся, що вибрано прапорець Запитувати надбудови.
Крок 2
Натисніть вкладку «Запит» у верхній частині Excel, щоб ознайомитися з параметрами аналізу та порівняння електронних таблиць.
Крок 3
Натисніть команду «Порівняти файли», щоб запустити порівняння електронних таблиць безпосередньо з Excel.
Крок 4
Натисніть «Зв’язки між робочими книгами», щоб створити графічний звіт про посилання між вашими робочими книгами, наприклад формули, які посилаються на значення, що міститься в іншій електронній таблиці. Використовуйте піктограми «Зв’язки робочого аркуша» та «Зв’язки з клітинками», щоб виконувати те саме між аркушами в книзі або клітинками на аркуші.
Крок 5
Натисніть на піктограму «Аналіз робочої книги», щоб створити повний інтерактивний звіт у відкритій електронній таблиці, включаючи інформацію про значення, форматування, структуру та формули.
Порада
Для керування версіями або мережею Порівняння електронних таблиць дозволяє порівнювати два файли з однаковими іменами, якщо вони збережені в різних папках.
Повідомлення «Не вдається відкрити книгу» у порівнянні електронних таблиць може свідчити про те, що певна електронна таблиця захищена паролем. Якщо це так, просто натисніть «Ок», а потім введіть пароль робочої книги.
Електронна таблиця Порівняйте відмінності кольорових кодів на основі типу даних і характеру різниці. Нижня ліва панель звіту про відмінності містить легенду, яка вказує, що означає кожен колір.
Ви можете використовувати аналіз робочої книги в параметрах запиту, щоб доповнити звіти для порівняння та краще зрозуміти, як внесення змін може вплинути на структуру вашої електронної таблиці. Використовуйте параметри «Зв’язки з клітинками», «Аркуш» і «Книга», щоб дізнатися, як внесення змін в одну клітинку може вплинути на всі ваші файли.
