Наявність цифрової системи керування файлами має вагомі переваги для бізнесу.
Оскільки ваш бізнес переходить у епоху цифрового розповсюдження, вам потрібно буде вирішити, чи варто переходити від паперової системи подання документів до цифрової системи керування файлами. Хоча внесення змін до повністю комп’ютеризованої системи подання документів може здатися страхітливим, явні переваги цифрової системи подання документів підштовхнули багатьох до переходу.
Знижена вартість
Через вартість оренди майна для зберігання документації, цифрове реєстрування починає окупатися, щойно його впроваджують. Оскільки немає фізичної паперової роботи, витрати на обробку та передачу документів туди і назад значно зменшуються. Це також дозволяє зберігати документи, які необхідно зберігати як папір, у менших і менш дорогих місцях.
Відео дня
Перейти до зеленого
Зменшення вуглецевого сліду вашого бізнесу може стати важливим фактором для досягнення сучасної екологічної бази споживачів. Це може значно покращити імідж компанії, дати податкові пільги та знизити вартість поставок. Цифрова система подачі документів може позитивно змінити всю основу для бізнесу, а перехід на «зеленішу» систему може дати широкі рекламні можливості.
Більш плавний робочий процес
Отримання друкованих копій документів, поданих і збережених фізично, може бути тривалим процесом, який може спричинити людські помилки, проблеми з безпекою та фізичні втрати. Це не стосується цифрової системи. За лічені хвилини документ може бути доступний на столі особи, яка потребує цього. Це призводить до скорочення робочого періоду, що забезпечує швидший прогрес і більше часу на розробку проектів.
Вищий рівень безпеки
Хоча традиційну систему подання документів на папері може відкрити та переглянути будь-хто, хто має до неї доступ, а цифрова система зберігання документів може забезпечити різні рівні захисту, які можуть зберігати документи конфіденційно. Використання паролів, визначені папки для різних користувачів, шифрування даних і контрольні записи, які дозволяють зберігати a запис про те, хто і коли отримував доступ до яких файлів, система управління файлами може забезпечити набагато більшу безпеку ваших документів.
Надійне архівування
Паперові документи та файли можуть бути знищені через надмірну обробку, пошкодження від пожежі, пошкодження від повені та інших стихійних лих. Оскільки дані можна зберігати на серверах у будь-якій точці світу, ви можете безпечно архівувати свої бізнес-документи, не замислюючись про потенційну шкоду майну. Ви також можете зробити свої архівні дані портативними, використовуючи такі речі, як знімні жорсткі диски, USB-накопичувачі та компакт-диски.
