Які переваги та недоліки Google Docs?

Google пропонує Google Docs як безкоштовну альтернативу Microsoft Word. Ціна Документів у нуль доларів дає перевагу Word, а Документи сумісні з документами Word, але безкоштовному текстовому процесору бракує деяких функцій, наприклад підтримки кількох стовпців. Документи повністю запускаються з Інтернету, що спричиняє певні обмеження доступності файлів, але також дає можливість зберігати постійний потік редакцій, щоб ви ніколи не втратили свою роботу.

На відміну від Microsoft Word та більшості інших текстових процесорів, Google Docs працює у веб-браузері – вам не потрібно встановлювати Документи на комп’ютер. Запуск Docs через Інтернет дає змогу працювати на будь-якому комп’ютері, підключеному до Інтернету, але це створює обмеження: якщо ви втратите з’єднання з Інтернетом, ви втратите доступ до програми. Як обхідний шлях Google пропонує програму Диск для Chrome і програму для настільних комп’ютерів Диск, які надають офлайн-доступ до всіх файлів Диска, включаючи файли в Документах. Однак, щоб працювати в автономному режимі, потрібно планувати заздалегідь. Якщо ви не налаштуєте Диск для роботи в автономному режимі заздалегідь, ви не зможете отримати доступ до Документів офлайн.

Усі файли, які ви редагуєте в Документах, автоматично зберігаються на Google Диску щоразу, коли ви вносите зміни, тож якщо ваш комп’ютер аварійно завершує роботу, ви можете продовжити саме там, де ви зупинилися – у Документах навіть немає опції "Зберегти" в Меню файлів. Диск зберігає кожне збереження як окрему версію, що дає змогу скасувати зміни. Google не зараховує файли Документів до вашого відведеного місця на Диску, тому ви можете зберігати необмежену кількість документів і версій. Хоча ці функції корисні, ці функції працюють виключно через Google Диск: ви не можете зв’язати Документи з Dropbox, Box, SugarSync або будь-яким іншим сервісом хмарного сховища. Якщо ви вже користуєтеся іншою службою і хочете поділитися файлом Документів через цю службу, вам потрібно завантажити файл, а потім завантажити його до бажаної хмарної служби.

Документи Google містять більшість тих самих функцій, що й Microsoft Word, але не все працює однаково між двома програмами. У 2013 році Microsoft випустила рекламу, в якій вказувалося на певні функції, відсутні в Документах, зокрема колонки та підтримку редагування зображень. Однак Google час від часу додає нові функції до Документів, як-от додавання в середині 2014 року «Пропоновані зміни» — еквівалент функції відстеження змін у Word. У деяких випадках Документи пропонують функції за межами Word, особливо щодо співпраці: у Документах кілька користувачів можуть працювати над документом одночасно і бачити зміни в реальному часі.

Microsoft Word пропонує велику перевагу завдяки інтеграції з рештою пакетів Microsoft Office, наприклад, можливість вставляти клітинки електронної таблиці з Excel у Word або вставляти слайд PowerPoint у файл документ. Документи підтримують аналогічні зв’язки з іншими офісними програмами Google, Таблицями та Презентаціями, але немає еквівалентів Google для більш просунутих програм Office, таких як Publisher, Access або Visio. Документи також не можуть посилатися безпосередньо на ваші дані Outlook, щоб виконати об’єднання пошти або прочитати інформацію у вашому календарі.