Дані можуть надходити до вас у різних форматах із різних джерел. Будь то список контактів, таблиця облікових записів або індекс інвентаризації, іноді вам потрібно отримати дані з Microsoft Word в базу даних Microsoft Access. Імпорт – це найефективніший спосіб переміщення даних з документа Word до таблиці або бази даних Access. Ці інструкції стосуються Microsoft Word 2010 і Microsoft Access 2010.
Крок 1
Підготуйте дані в документі Word для імпорту. Структуруйте дані у форматі з роздільниками або фіксованою шириною. Формати з роздільниками відокремлюють поля одним символом, наприклад комою або крапкою з комою. Формати з фіксованою шириною впорядковують дані таким чином, щоб ширина кожного поля залишалася постійною, щоб позначити, коли одне поле закінчується, а наступне починається. Обидва формати вимагають, щоб кожен запис був на окремому рядку. Ці формати вказують Access, куди розмістити дані після імпорту.
Відео дня
Крок 2
Збережіть документ Word як звичайний текстовий файл. Access може читати лише дані у форматі звичайного тексту, CSV або Excel. Після збереження закрийте файл.
Крок 3
Запустіть Microsoft Access і відкрийте нову базу даних або існуючу базу даних, де ви будете зберігати імпортовані дані. Виберіть нову або наявну таблицю, в якій зберігати дані. Якщо ви виберете наявну таблицю, Access додасть дані до наявної таблиці в існуючому форматі. Імпортовані дані мають відповідати формату та структурі існуючої таблиці.
Крок 4
Перейдіть на вкладку «Зовнішні дані», знайдіть групу «Імпорт» і натисніть значок «Текстовий файл». Відкриється діалогове вікно «Отримати зовнішні дані – текстовий файл».
Крок 5
Перейдіть до або введіть назву підготовленого раніше текстового файлу в поле «Ім’я файлу». Вкажіть, де ви хочете зберігати дані. Для нової таблиці натисніть «Імпортувати вихідні дані в нову таблицю в поточній базі даних». Для існуючого таблиці, натисніть «Додати копію записів до таблиці» та виберіть відповідну таблицю зі спадного меню список.
Крок 6
Натисніть «ОК», щоб продовжити, і відкрийте «Майстер імпорту тексту». Access перевірить дані та порекомендує структуру файлу. Підтвердьте або виберіть опцію, яка відповідає формату вашого файлу: «З роздільниками» або «Фіксована ширина». Натисніть «Далі».
Крок 7
Якщо ви використовуєте формат із роздільниками, виберіть символ, який використовується для розмежування полів. Якщо файл містить уточнювач тексту, виберіть кваліфікатор, який ви використали, у полі «Кваліфікатор тексту». Якщо перший рядок вашого документа Word містить імена полів, поставте прапорець «Перший рядок містить імена полів». Якщо ви використовуючи формат фіксованої ширини, перегляньте дані та структуру, що відображаються, і за потреби відкоригуйте розташування стовпців. Натисніть «Далі».
Крок 8
Перш ніж продовжити, перегляньте дані та структуру ще раз. Якщо вам потрібно вказати додаткову інформацію про будь-яке з полів, клацніть заголовок поля та введіть відповідні дані для «Назва поля» та «Тип даних». Щоб створити індекс для вибраного поля, встановіть для параметра «Індексований» значення «Так». Щоб виключити вибране поле з імпорту, установіть прапорець «Не імпортувати поле (Пропустити)». Натисніть «Далі».
Крок 9
Встановіть первинний ключ, якщо ви імпортуєте до нової таблиці. Ви можете вибрати «Дозволити доступу додавати первинний ключ», який автоматично заповнює послідовність ідентифікаторів, вибрати власний первинний ключ з одного з полів джерела або вибрати «Без первинного ключа». Натисніть «Далі».
Крок 10
Для нової таблиці підтвердьте або змініть назву нової таблиці в полі «Імпортувати до таблиці». Натисніть «Готово», щоб імпортувати дані. Відкриється діалогове вікно, щоб вказати статус імпорту.
Речі, які вам знадобляться
комп'ютер
Microsoft Word 2010
Microsoft Access 2010
