Ведення документообігу в єдиній системі означає, що воно не буде дезорганізованим.
Картотечна система – це метод організації паперової роботи та документів для зберігання. Зберігається шафа або скринька, що містить паперові версії документів, а електронна система зберігає дані на комп’ютері. Це можуть бути електронні листи або відскановані документи. Після того, як система налаштована, важливо, щоб вона підтримувалася, щоб вона залишалася в порядку з регулярно доданою оновленою інформацією. Щоб підтримувати систему, вам потрібно створити процедуру використання обох систем.
Подання паперової копії
Крок 1
Позначте кожну папку, файл, ящик або коробку. Назва має містити тему документації, а також дату початку оформлення документів. Наприклад, «Квитанції за червень 2010 р. – теперішній час» або «Папка кадрів лютий 2008 р.».
Відео дня
Крок 2
Створюйте нові папки, файли та ящики чи ящики, коли у вас є нова категорія документів для збереження, або коли старі папки, файли та ящики переповнені. Використовуйте кольорове кодування, щоб розрізняти роки чи місяці.
Крок 3
Додайте нові документи до найбільш відповідної папки або ящика. Довільне розміщення документів у папки призведе до руйнування файлової системи, оскільки інформація буде шукатися не в тому місці. Якщо система впорядковує документи в алфавітному порядку, продовжуйте використовувати цей процес замість переходу на інший формат.
Крок 4
Щорічно видаляйте старі, непотрібні документи. Якщо ви продовжуєте додавати до файлів, деяка інформація стане неактуальною та застарілою. Подрібніть його та звільніть додаткове місце для зберігання.
Електронна подача
Крок 1
Створюйте папки або каталоги на своєму комп’ютері. Регулярно консолідуйте дані, щоб вони не були дезорганізованими. Наявність кількох мережевих дисків або кількох папок, що містять подібну інформацію, не є ефективним способом організації даних.
Крок 2
Регулярно створюйте резервні копії даних. Для цього використовуйте DVD-диски, USB-накопичувач, зовнішній жорсткий диск або зовнішню компанію. Це захищає дані від втрати.
Крок 3
Захистіть дані, заблокувавши кожен файл, надавши доступ делегованим користувачам або додавши пароль під час відкриття файлу. Це запобігає зловживанню даними, шахрайству або несанкціонованому доступу. Крім того, ви можете бути впевнені, що нею користуються лише люди, які знають, як працює система.
Крок 4
Напишіть порядок користування електронною системою подання документів. Включіть покрокові інструкції щодо пошуку, посилання, категоризації та архівування даних, щоб кожен користувач керував системою однаково. Слідкуйте за оновленнями, якщо ви вдосконалюєте систему, щоб уникнути плутанини між користувачами.
Крок 5
Переглядайте систему подання кожні два роки. Перевірте, чи він функціонує добре – це можна визначити за тим, наскільки ефективним є файл, наскільки легко знайти дані та наскільки він організований. Крім того, видаліть небажані файли та мінімізуйте електронний безлад.
Речі, які вам знадобляться
Картотека або коробка
Папки
Порожні етикетки
Ручки або маркери
комп'ютер
Порада
Проведіть груповий навчальний день, щоб пояснити, як працює кожна система файлів, щоб нею можна було керувати та підтримувати щодня.
Попросіть відгукнутися про те, як розробити систему файлів, щоб вона була зручнішою або краще організованою.
