Тепер, коли ви отримали свій автомобіль в оренду, ви повинні належним чином записати його в QuickBooks.
Запис оренди транспортного засобу в QuickBooks включає облік загальної суми зобов’язань, понесених внаслідок оренди, а також облік щомісячних платежів та витрат на відсотки. Налаштуйте свої облікові записи, запишіть загальний запис у журналі та свої щомісячні платежі. Якщо ваша компанія вже володіє транспортним засобом, можливо, у вас уже є рахунок основних засобів «Транспортні засоби». Цілком імовірно, що у вас уже є рахунок витрат «Проценти». Перевірте "План рахунків" для цих рахунків перед створенням нових. Вам потрібно буде додати рахунок зобов’язань для оренди.
Налаштуйте облікові записи
Крок 1
Відкрийте QuickBooks і, утримуючи клавішу «Ctrl», натисніть «A», щоб відкрити вікно «План рахунків». Утримуйте клавішу «Ctrl» і натисніть «N», щоб відкрити діалогове вікно «Додати новий обліковий запис».
Відео дня
Крок 2
Виберіть відповідну кнопку, щоб налаштувати потрібний обліковий запис у вікні «Додати новий обліковий запис: виберіть тип облікового запису». Типи рахунків, які вам знадобляться для запису оренди: «Витрати» (відсотки), «Основні засоби» (транспортний засіб) та «Зобов’язання» (оренда). Щоб вибрати рахунок пасиву, виберіть перемикач «Інші типи рахунків» і натисніть стрілку. Виберіть «Довгострокова відповідальність», якщо оренда більше року. Виберіть «Інші поточні зобов’язання», якщо оренда розрахована на рік або менше. Наведені нижче інструкції однакові, незалежно від того, який тип облікового запису ви виберете.
Крок 3
Натисніть кнопку «Продовжити», щоб перейти до вікна «Додати новий обліковий запис». Введіть "Назва облікового запису", "Опис", "Номер облікового запису". і "Відображення податкових ліній". Поширеним способом назвати рахунок зобов’язань є «Оренда – транспортні засоби (тип транспортного засобу)». Назвіть рахунок відповідно до власних уподобань або норм у вашому «Графіці Рахунки».
Крок 4
Натисніть кнопку «Ввести початковий баланс» у вікні «Додати рахунок», щоб відкрити діалогове вікно «Ввести початковий баланс». Введіть початковий баланс, якщо рахунок мав відкритий баланс до дати початку роботи QuickBooks. Якщо ні, введіть початковий баланс у «Загальний запис журналу». Натисніть кнопку «ОК», щоб зберегти налаштування та повернутися до вікна «Додати новий обліковий запис». Натисніть кнопку «Зберегти та закрити», щоб зберегти рахунок і повернутися до Плану рахунків.
Загальний запис у журналі
Крок 1
Натисніть «Компанія» у верхньому меню та виберіть «Зробити загальні записи в журналі», щоб відкрити вікно «Зробити загальні записи в журналі».
Крок 2
Введіть рахунок основних засобів «Транспортні засоби» у стовпці «Рахунок» у вікні «Зробити загальні записи в журналі». У цьому ж рядку в графі «Дебет» введіть загальну суму оренди, без урахування відсотків. Перейдіть до наступного рядка.
Крок 3
Введіть рахунок зобов’язань «Оренда» у стовпці «Рахунок» у вікні «Зробити загальні записи в журналі». У цьому ж рядку в графі «Кредит» введіть загальну суму оренди, за винятком відсотків.
Крок 4
Натисніть кнопку «Зберегти та закрити» у вікні «Зробити загальні записи в журналі», щоб зберегти транзакцію та закрити вікно «Зробити загальні записи в журналі».
Запис місячних або квартальних платежів
Крок 1
Натисніть «Постачальник» у верхньому меню та виберіть «Ввести рахунки», щоб відкрити вікно «Ввести рахунки».
Крок 2
У рядку «Продавець» введіть назву лізингової компанії. Натисніть клавішу «Tab». Якщо курсор переміститься до поля «Дата», пропустіть наступний крок. Якщо з’явиться діалогове вікно «Постачальник не знайдено», це означає, що постачальника немає у вашому списку постачальників. Перейдіть до наступного кроку.
Крок 3
Натисніть кнопку «Налаштувати» у діалоговому вікні «Постачальник не знайдено», щоб відкрити діалогове вікно «Новий постачальник». Заповніть контактну інформацію постачальника, натисніть кнопку «ОК», щоб зберегти інформацію та повернутися до вікна «Ввести рахунки». Натисніть клавішу «Tab», щоб перейти до поля «Дата».
Крок 4
Введіть рахунок-фактуру «Дата», «Реф. №», «Сума до сплати», «Умови», «До сплати рахунка» та «Нагадування». Вкладка між полями.
Крок 5
Натисніть вкладку «Витрати» у вікні «Ввести рахунки». Введіть рахунок зобов’язань «Оренда» у стовпці «Рахунок». Введіть суму платежу, що йде на залишок оренди, у колонку «Сума». Перейдіть до наступного рядка.
Крок 6
Введіть рахунок витрат «Проценти» у стовпці «Рахунок» на вкладці «Витрати» у вікні «Ввести рахунки». Введіть суму відсотків у графу «Сума». Відсотки та принципи вказуються окремо у вашому рахунку. Якщо їх немає, запитайте у свого бухгалтера, як здійснити операцію. Натисніть «Зберегти та закрити», щоб записати транзакцію.
Порада
Якщо ви не впевнені, як налаштувати або назвати облікові записи, зверніться до свого бухгалтера.
