Як створити базову електронну таблицю інвентаризації за допомогою Excel

Управління запасами є важливим для будь-якого роздрібного бізнесу. Навіть нероздрібні бізнес-моделі вимагають внутрішнього управління запасами для відстеження інструментів та обладнання. Excel надзвичайно корисний, оскільки пропонує дешевий засіб ефективного відстеження запасів. Великий складний магазин буде виграти від наскрізного програмного забезпечення для управління, але Excel достатньо для простих потреб управління запасами.

Управління запасами — це система, яка відстежує предмети, коли вони надходять у бізнес, і реєструє їх, коли вони продаються. Наприклад, магазин одягу зареєструє в систему 100 сорочок після того, як вони будуть замовлені та розміщені на стелажах. Коли клієнт купує одну з цих сорочок, товар знімається з інвентарю, а продаж обліковується з додаванням маржі прибутку. Коли 80 з цих сорочок буде продано, менеджер або власник може розглянути можливість розміщення нового замовлення для поповнення запасів.

Без налагодженої системи управління запаси не відстежуються, і магазин не знає, скільки кожного товару є на складі. Це порушує систему замовлень, фінансовий облік і здатність контролювати продажі та приймати обґрунтовані рішення про покупку на основі найкращих і найгірших товарів.

Excel менш автоматизований, ніж програмні програми, які підключаються до системи торгових точок (POS). Ці POS-системи використовуються для реєстрації транзакцій та обробки кредитних карток. Багато з них також призначені для відстеження запасів. Магазин вводить новий інвентар вручну, і кожен елемент вилучається з інвентарю після завершення продажу. Зберігайте програмне забезпечення для інвентаризації в Excel не є поширеним, але багато програм дозволяють експортувати в Excel для ведення записів.

Створення електронної таблиці є досить простим процесом. Управління запасами Формули Excel також корисні для відстеження загальної вартості запасів, внесених у систему. Для початку створіть заголовки категорій для кожного окремого стовпця.

Використовуйте заголовок Пункт для першого стовпця, Кількість для другого і Ціна за одиницю для третього і Загальна вартість для четвертого. Хоча існує кілька різних систем для відстеження запасів, ця веде точний підрахунок і показує загальну вартість усіх запасів на складі.

Для стовпця Загальна вартість помножте кількість на ціну одиниці, щоб визначити це число кожного рядка. Формула для відстеження вартості кожного товару на складі =сума (b*c). Застосуйте це до кожного рядка, щоб кожен елемент інвентарю генерував унікальне значення на основі кількості та ціни за одиницю. Наприклад, буде використовуватися футболка, зазначена в третьому рядку =сума (b3*c3) щоб визначити загальну вартість вашого інвентарний лист в Excel.

Excel корисний, але не завжди найкращий варіант. Система електронних таблиць добре працює для компаній, які працюють лише з кількома елементами. Наприклад, компанія, що продає медичні вироби, може мати лише кілька різних важливих товарів у складі. Модель рентгенівського апарату з 20 одиницями легко відстежити незалежно від вартості кожної одиниці. Це низька кількість і низький рівень запасів, що значно полегшує відстеження.

Однак медичній компанії, яка продає все, від марлевих прокладок до мазей, знадобиться більш надійна система для відстеження запасів. Excel все ще є можливістю, але доступ до правильного місця в електронній таблиці, коли перераховано тисячі елементів, робить процес неефективним. Програма з функцією пошуку може швидко витягнути елемент, відображаючи всю відповідну інформацію щодо наявних запасів, здійснених продажів, вартості продажів та загальної вартості залишків запасів у запас.

Розгляньте можливість використання Excel як початкової програми для базового відстеження запасів і оновіть систему до більш серйозної системи, якщо це необхідно. Програмне забезпечення для відстеження запасів дороге, але воно цілком коштує при відстеженні численних одиниць з високою оборотністю.