Авторство зображення: Siri Stafford/Digital Vision/Getty Images
Щомісячна звірка балансових рахунків є єдиним способом гарантувати, що фінансові дані компанії належним чином записані в бухгалтерських книгах. Звірка балансового рахунку захищає компанію від помилок у звітності у фінансовій звітності компанії, що може призвести до помилок під час підготовки федеральної податкової декларації компанії. Багато бухгалтерів створюють електронні таблиці Microsoft Excel, щоб допомогти звірити облікові записи Головної книги (GL) із зовнішньою документацією.
Крок 1
Введіть назву рахунку головної книги та номер рахунку головної книги у верхній частині електронної таблиці Excel. Ви можете вводити як імена, так і числа безпосередньо в клітинки в Excel, і програмне забезпечення правильно відформатує записи.
Відео дня
Крок 2
Введіть місяць і рік, які потрібно звірити, під назвою та номером GL.
Крок 3
Введіть "Кінцевий баланс на GL" у першому стовпці електронної таблиці на пару рядків під заголовком.
Крок 4
Введіть кінцеву суму, яка міститься в головній книзі, у другому стовпці електронної таблиці в тому ж рядку, що й у мітці «Кінцевий баланс на GL».
Крок 5
Введіть "Кінцевий баланс на (вихідний документ)" у першому стовпці електронної таблиці під рядком, який містить "Закінчення Баланс на GL." Приклади вихідних документів включають звіти про дебіторську заборгованість, звіти про кредиторську заборгованість та актив списки.
Крок 6
Введіть кінцевий залишок за вихідним документом для цього рахунку головної книги в другому стовпці електронної таблиці в тому ж рядку, що й у мітці «Кінцевий залишок на (вихідний документ)».
Крок 7
Введіть «Різниця» в наступному рядку першого стовпця.
Крок 8
Створіть розрахунок у другому стовпці поруч із міткою "Різниця", який віднімає загальну суму вихідного документа від кінцевого балансу головної книги. Це сума, яку потрібно звірити.
Крок 9
Створіть розділ під рядком різниці під назвою «Узгодження елементів».
Крок 10
Перерахуйте кожен елемент, який створює відмінність узгодження, у розділі звіряючих елементів. Включіть пояснення кожного елемента та кількість товару. Прикладом позиції звірки може бути платіж за рахунком, який було проведено на банківський рахунок, але не проведено на рахунок клієнта.
Крок 11
Створіть розрахунок у кінці розділу Звірка елементів, який підсумовує кількість звіряються елементів. Якщо загальна кількість звірених елементів дорівнює загальній сумі «Різниця», тоді ви правильно звірили обліковий запис.
Речі, які вам знадобляться
Microsoft Excel
Головна книга
Вихідна документація
Порада
Найкраще звірити рахунки GL до закриття звітного місяця, щоб ви могли внести необхідні виправлення в облікові дані у відповідному місяці.
Якщо ви не знаєте, як створити електронні таблиці звірки в Excel, подумайте про те, щоб найняти спеціаліста з бухгалтерського обліку, щоб допомогти вам у налаштуванні.
