20 порад ніндзя, щоб отримати максимум від Gmail

У 2015 році кількість користувачів Gmail перевищила 900 мільйонів. Непогано для проекту, кодова назва якого походить від мультфільму Ділберта. Коли його запустили, ніхто не повірив — він дебютував у День сміху.

Частково через простий інтерфейс Gmail, люди рідко намагаються вивчити його численні функції. Адже це вже так легко. Але для тих, хто виділяє час, щоб вивчити його тонкощі, Gmail стає набагато потужнішим інструментом. Ось 20 порад, які допоможуть вам стати ніндзя Gmail.

Це найважливіший інструмент для навігації по Gmail. Якщо ви схожі на більшість людей, ви, ймовірно, ніколи не користувалися ним. Натисніть кнопку Шестерня -- розташоване у верхньому правому куті екрана Gmail -- це й увійдіть у дивовижний новий світ.

Перше, що ви помітите, натиснувши кнопку Шестерня є ряд варіантів під заголовком під назвою Щільність відображення

Ви також можете вибрати, скільки електронних листів відображати на сторінці. Натисніть кнопку Шестерня і потім Налаштування > Загальні. Під Максимальний розмір сторінки Ви можете вибрати кількість розмов (тобто електронних листів) на сторінці від 10 до 100.

Пам’ятайте, що щоразу, коли ви змінюєте налаштування, ви повинні опуститися внизу сторінки та вибрати Зберегти зміни або ваші зміни не будуть збережені.

Вибір теми є однією з найбільш різких візуальних змін, які ви можете внести в Gmail. Перейдіть до Шестерня і виберіть Теми. Вас зустріне різноманітний фон. Барвистий фон створює відчуття, що ви працюєте прямо зі свого робочого столу, а не в браузері. Ви також можете вибрати одну зі своїх власних картинок як фон.

Якщо ви хочете повернутися до фону Gmail за замовчуванням, виберіть позначений Світло.

Ви також можете вибрати свій стиль тексту. Перейдіть до Шестерня і вибрати Налаштування > Загальні і ти побачиш Стиль тексту за замовчуванням. Тут ви можете вибрати шрифт, стиль і колір тексту.

Як ви оплачуєте свої теми? Ми не маємо на увазі одяг. Нитки — це функція багатьох програм електронної пошти, яка групує повідомлення з відповідями. Вам це може подобатися чи ні; можливо, ви хочете, щоб кожен електронний лист відображався окремо. Якщо ви не хочете, щоб ваші електронні розмови вкладалися одна в одну, ви можете вимкнути цю функцію. Направляйтеся до Шестерня і виберіть Налаштування > Загальні і потім Перегляд бесіди. Виберіть перемикач біля Перегляд бесіди вимкнено покінчити з темами.

Ви також можете змінити стиль папки "Вхідні". Перейдіть до Шестерня і вибрати Налаштування > Вхідні. Виберіть спадне меню поруч Тип папки "Вхідні".. Для нього встановлено значення за замовчуванням, що відображає електронні листи в порядку їх отримання. Але, можливо, ви віддасте перевагу іншим способом. Можливо, ви хотіли б бачити спочатку непрочитані електронні листи, листи із зірочкою чи навіть важливі листи вгорі.

Але ви запитаєте: як Gmail може знати, що важливо? Чудове запитання! І це підводить нас до нашої наступної поради.

Ви можете навчити Gmail, які повідомлення важливі для вас. Поруч із кожним електронним листом є невеликий значок, схожий на прапорець, який стає жовтим при натисканні (докладніше дивіться на знімку екрана). Натиснувши його, ви повідомите Gmail, що це важливо. Через деякий час Gmail починає автоматично ідентифікувати ці листи як важливі. Наприклад, кожен лист, який надходить від вашого боса, буде позначено як важливий. І навпаки, ви можете скасувати вибір листів, які не є важливими, але які Gmail помилково ідентифікує таким чином. Незабаром Gmail виконає роботу зі сортування електронної пошти за вас.

Візуальне впорядкування електронних листів може допомогти вам визначити важливі листи, коли ви швидко відкриваєте свою папку «Вхідні». Для цього є два основних інструменти Gmail етикетки і зірки. Почнемо з міток, які також є папками в Gmail. Щоб створити мітку, перейдіть у верхній частині вікна та виберіть Переїжджати значок у формі папки.

Натиснувши на нього, ви побачите спадне вікно. Виберіть Створити новий. Дайте новій мітці назву та натисніть Створюйте.

Як ми вже згадували, мітки – це насправді лише ім’я, яке Gmail використовує для папок. Вони відображаються ліворуч у папці "Вхідні" під Складіть кнопку. Ви можете зробити повідомлення електронної пошти з мітками більше помітними, призначивши їм колір. Якщо ви наведете курсор на назву мітки, ви побачите невелику стрілку праворуч. Натисніть на нього, і з'явиться вікно. У верхній частині вікна ви побачите Колір етикетки. Натисніть на стрілку праворуч від цього, і з’явиться вікно вибору кольору етикетки. Просто натисніть потрібний колір, і це буде колір вашої етикетки.

Зірки – це ще один чудовий спосіб виділити ваші електронні листи візуально. Подивіться на правий край списку електронних листів у вашій папці "Вхідні", і ви повинні побачити пусті зірочки. При натисканні на зірочку вона стане жовтою. Бум, тепер ви позначили повідомлення. Це може означати все, що ви хочете; повідомлення електронної пошти, позначені зірочкою, можуть позначати електронний лист як важливий, який потребує подальшого перегляду чи щось інше. Тобі вирішувати.

Жовтий — це чудово, але у вас також є багато кольорів на вибір, що значно розширює організаційну цінність цих маленьких піктограм. Кожного разу, коли ви натискаєте зірочку, вона циклічно перебирає один із доступних кольорів.

Але тут є хитрість: ви контролюєте, які кольори (і навіть форми) доступні. Натисніть кнопку Шестерня і виберіть Налаштування > Загальні. Прокрутіть униз до Зірки. Ви можете перетягувати зірочки (і фігури) між розділами «Не використовується» та «Використовується», щоб ви могли визначити, що станеться, коли ви клацнете зірочки назад у папці «Вхідні».

Після того, як ви вибрали те, що хочете, не забудьте натиснути Зберегти зміни.

Повернувшись у папку "Вхідні", ви можете вибрати потрібний колір зірочки (або інший значок), кілька разів натискаючи піктограму зірочки біля електронної пошти. Він буде послідовно перебирати ваші кольори.

Створення фільтрів – чудовий спосіб підвищити продуктивність Gmail. По суті, ви створюєте правила, які автоматизують відповідь Gmail на вхідні листи. Це заощадить ваш час, оскільки вам більше не доведеться працювати з кожним електронним листом окремо. Правила можуть бути будь-якими: від переміщення електронних листів до їх пересилання до надсилання готової відповіді.

Спочатку виберіть електронну адресу, для якої потрібно створити фільтр. Потім виберіть Більше з верхнього рядка меню та перейдіть до Відфільтруйте такі повідомлення.

У прикладі нижче ми вибрали маркетинговий лист із Phoenix symphony. Перша коробка, що з’явиться, має Від: рядок заповнено. Клацніть там, де написано Створіть фільтр за допомогою цього пошуку.

Коли ви закінчите, ви потрапите в інше поле, де ви зможете створити потрібне правило або фільтр. У цьому випадку ми створимо два правила: пропустити папку "Вхідні" та класифікувати ці типи електронних листів як рекламні. Вибравши правила, натисніть Створити фільтр. Після цього всі електронні листи від маркетингового відділу Phoenix symphony потраплять у папку "Вхідні". Акції.

У цьому полі ви побачите, що у вас є багато варіантів створення фільтра. Ви можете позначити зірочкою всі листи, що надходять від відправника, (у цьому випадку phoenixsympony.org), застосувати мітку, позначити їх як прочитані або видалити, серед інших можливостей.

Створюючи фільтри, ви введете потік у свою папку "Вхідні", завдяки якому електронні листи рухатимуться в потрібному вам напрямку, значно підвищуючи ефективність роботи електронної пошти.

Коли ви створюєте фільтр, він не вплине на електронні листи, які ви вже отримали, якщо ви не виберете його Також застосувати фільтр до відповідних бесід який є прапорцем праворуч від Створити фільтр кнопку.

Ймовірно, ви надіслали принаймні один лист, який ви хотіли б отримати назад.

Хочете натиснути "Скасувати" відразу після того, як натиснули "Надіслати"? На щастя, у Gmail ви можете зробити саме це. Натисніть кнопку Шестерня тоді Налаштування > Загальні. Натисніть прапорець, щоб увімкнути Скасувати надсилання і виберіть кількість часу, який ви хочете приділити собі. Майте на увазі, що чим довше ви встановлюєте пільговий період скасування, тим довше буде потрібно кожному електронному листу, щоб фактично отримати відправлення з вашої поштової скриньки, тому 10 або 20 секунд, ймовірно, буде достатньо.

Комбінації клавіш — чудовий інструмент для швидшого переміщення по Gmail. Ви можете використовувати їх для навігації по Gmail, а також для сортування повідомлень. Перше, що вам потрібно зробити, це увімкнути комбінації клавіш, оскільки їхнє положення за замовчуванням вимкнено. Потім ви робите це, клацнувши Gear Налаштування > Загальні. Йти до Гарячі клавіши і виберіть перемикач поруч Комбінації клавіш увімкнено.

Щоб отримати повний список комбінацій клавіш Gmail, відвідайте тут. Ви також можете знайти шпаргалку Gmail тут.

Більшість із нас має більше одного облікового запису електронної пошти. Ці облікові записи можна додати до Gmail, тож вам не доведеться входити в кілька облікових записів, щоб перевірити свою електронну пошту, якщо це звичайні облікові записи POP3.

Вам потрібно знати налаштування облікових записів електронної пошти, які ви плануєте додати. Отримавши цю інформацію, перейдіть до Gear Налаштування > Облікові записи та імпорт. Потім виберіть Додайте свій обліковий запис електронної пошти POP3.

Звідси просто введіть інформацію, яку запитує Gmail. Gmail спробує заповнити деякі з них автоматично, але може помилитися. Вам краще знати цю інформацію заздалегідь і вводити її вручну. Ви також помітите кнопку поруч Залиште копію отриманих повідомлень на сервері. Виберіть цей параметр, якщо ви часто перевіряєте пошту для цього облікового запису з інших місць. Після заповнення інформації натисніть Додати обліковий запис. Тепер ви налаштували Gmail для отримання електронних листів з іншого облікового запису.

Вас також запитають, чи хочете ви також мати можливість відправити електронні листи з цього облікового запису. Якщо ви виберете так, ви помітите, що в наступному вікні вас запитають, чи хочете ви це зробити Ставтеся як псевдонім. Це особистий вибір, який найбільше впливає на налаштування пошуку. Ви можете дізнатися більше деталей тут. По суті, якщо ви виберете Ставтеся як псевдонім, коли ви шукаєте "Від: Я", Gmail розглядатиме цю нову адресу також як "Я" - тобто ви - і витягуватиме всі ваші електронні листи з нового облікового запису, який ви додали.

Вам також буде запропоновано ввести дані сервера вихідної пошти та пароль. Коли ви клацнете «Далі», вас можуть попросити ввести код підтвердження, який підтверджує, що ви дійсно є власником цього облікового запису, який буде надіслано електронною поштою або текстовим повідомленням на ваш телефон. Після завершення цього кроку ви готові до роботи. Ви побачите нову електронну пошту під Надіслати пошту як: в Рахунки та імпорт під налаштуваннями.

Коли ви наступного разу перейдете до надсилання електронного листа, ви помітите спадне вікно в Від: рядок вашої електронної пошти. Це дає вам вибір: надіслати електронний лист зі свого початкового облікового запису Gmail або нового облікового запису, який ви додали. Ви можете бути обережними, щоб надсилати з адреси, з якої хочете надсилати. Є налаштування в Рахунки та імпорт це дозволяє Відповідь з тієї ж адреси, на яку було надіслано повідомлення. Вибравши цей параметр, ви повинні уникати будь-яких помилок, якщо ваша мета полягає в тому, щоб ваші адреси: і з: завжди були однаковими.

Додавання інших облікових записів електронної пошти може бути дещо складним. Тож ми розповімо вам просту пораду, яка може врятувати вас від неприємностей. Можливо, ви помітили, що зібрали безбожну кількість рекламних листів. Настав час поцілувати їх на прощання та використати дорогоцінний простір у 15 ГБ, який Gmail виділяє для більш важливих справ.

Ви, можливо, вже знаєте це, якщо натиснути кнопку Вибрати все у крайньому лівому куті верхнього рядка меню вибрано лише 100 електронних листів (або стільки листів, які ви встановили для однієї сторінки). Якщо у вас багато електронних листів, видаляти їх 100 за раз буде потрібно багато часу.

Виявляється, що рішення ховається на виду - і ви, ймовірно, ніколи його не помічали. Якщо ви виберете всі, якщо в цій папці або мітці є більше листів, ніж на поточній сторінці, ви завжди отримаєте можливість вибрати всі листи. Натисніть посилання в жовтому повідомленні, щоб вибрати все.

Вибравши листи, натисніть Видалити. Готово і готово!

Оператори пошуку – це комбінації клавіш у світі пошуку. Вивчення їх зараз заощадить вас від багатого просіяння пізніше. Вони допоможуть уточнити пошук, коли ви шукаєте цей лист у копиці сіна.

Оператори пошуку в Gmail включають Від: який після імені автоматично знайде всі листи від цієї особи. Так само є Кому: який визначає одержувача. Наприклад, якщо ви хочете швидко знайти всю свою пошту фанатів до легенди коміксів Стена Лі, ви повинні ввести Кому: Стен Лі і список з’явиться у вашій папці "Вхідні". Ви також можете шукати за темою за допомогою Тема: Комікси. (Зверніть увагу, що між двокрапкою та пошуковим терміном не може бути пробілу.) Ви також можете шукати за мітками (Мітка:) і сортувати електронні листи за вкладеннями (Має: насадку).

Існує багато інших способів пошуку, і Gmail надає список операторів пошуку тут.

Інженери Google часто додають "експериментальні" речі, щоб покращити Gmail. Google Labs – це місце, де ви можете спочатку випробувати деякі з цих нових функцій.

Пориньте прямо, натиснувши кнопку Шестерня і вибираючи Налаштування > Лабораторії. Ви щойно увійшли в зону тестування. Тут ви знайдете такі речі, як значок автентифікації для перевірених відправників (інструмент, який запобігає імітації спамерів повідомлень, щоб вони виглядали так, ніби вони надходять з надійного веб-сайту). Щоб спробувати, натисніть Увімкнути.

Спробуйте те, що вам подобається; ви завжди можете відключити ті, які ви вирішите, що вам насправді не потрібні.