Особливості та функції Microsoft Excel

Для роботи чи домашнього використання електронна таблиця Excel є найкращим інструментом у Microsoft Office для організації даних та створення списків. Хоча документи Word можуть включати таблиці та стовпці, Excel значно полегшує розміщення інформації. Excel також має ряд функцій для розробки формул, які автоматизують обчислення. Хоча на перший погляд Excel виглядає страхітливо, макет програми схожий на інші програми Office, тому, якщо ви користувалися Word, ви відчуєте себе як вдома, оглянувшись. Щоб отримати додаткову допомогу щодо певної кнопки на стрічці Excel, наведіть курсор на неї, щоб побачити підказку.

Основна частина вікна Excel складається з електронної таблиці - або робочий лист -- клітин. Як і в паперовій електронній таблиці, кожна клітинка може містити будь-які числа або будь-який текст – на відміну від роботи з у базі даних Access, Excel дозволяє вам просто клацнути будь-яку клітинку та заповнити її, як вам найбільше підходить проект. У деяких випадках, наприклад, для відстеження витрат, потрібно використовувати організовану серію рядків і стовпців. В інших випадках, наприклад, створення списку членів команди, порядок осередків і позиціонування не гратимуть великої ролі. Однією з переваг Excel є простота реорганізації даних: виділіть клітинку та перетягніть її межу, щоб перемістити її на нове місце на аркуші.

Кожен файл Excel, який називається a робочий зошит, містить один або кілька аркушів. Щоб перемикатися між аркушами в книзі, використовуйте вкладки в нижньому лівому куті вікна. Починаючи з Excel 2007, більшість книг використовують розширення файлу XLSX, тоді як використовуються старіші версії XLS файли. Нові копії Excel можуть читати ці старі файли, але щоб відкрити нову книгу в старій версії, старий ПК потребує Пакет сумісності Office.

Як і в інших частинах Office з 2007 року, Microsoft замінила меню Excel на вкладки стрічки. Ви можете вважати вкладки візуальними меню, які залишаються відкритими – кожна вкладка містить набір пов’язаних функцій із пояснювальними значками. Наприклад, вкладка «Головна» містить найпоширеніші параметри, такі як шрифт і колір тексту, а вкладка «Вставка» пропонує способи вставки таблиць, текстових полів і діаграм. Одна вкладка, Файл, веде себе по-різному. Файл усе ще містить основні завдання, включаючи «Нове», «Відкрити» та «Зберегти», але відображає ці завдання у повноекранній області з додатковими параметрами, які називаються вид за лаштунки. Наприклад, кнопка «Новий» у поданні за лаштунками пропонує вибір шаблонів для нових робочих книг, доступний для пошуку.

Окрім простого тексту та чисел, клітинки можуть містити формул, які завжди починаються зі знака рівності. За допомогою формули Excel відображає результат рівняння в комірці, але автоматично підтримує цей результат в актуальному стані, коли ви змінюєте його компоненти. Основна формула може зайняти місце калькулятора: напишіть «=2+4», і Excel відобразить «6». Формули також працюють з даними в інших клітинках: «=A1+B1» додає значення клітинок A1 і B1.

Для процедур, відмінних від прямої арифметики, використовуйте функції виконувати різні операції над даними. Можливості функцій варіюються від простої математики, наприклад «СРЕДНІЙ» для усереднення діапазону комірок, до змінення тексту, наприклад «НИЖНИЙ», щоб перетворити рядок у нижній регістр. Ці два терміни часто плутають, але пам’ятайте, що кожна клітинка може містити лише одну формула, але кожна формула може використовувати декілька функції, наприклад "=AVERAGE(A1, B1)+SUM(A2, B2)", щоб додати суму двох клітинок до середнього значення двох інших клітинок.