Авторство зображення: Ігнатьєв/iStock/GettyImages
Режим перегляду Microsoft Word, який зазвичай називають його найпопулярнішою функцією, «Відстеження змін» – дозволяє користувачам ділитися документами та співпрацювати над ними. Увімкнення цієї функції змушує Word відзначати будь-які зміни, внесені в документ, починаючи з цього моменту, і дозволяє залишати коментарі іншим користувачам, які переглядають документ. Однак, хоча відстежувати зміни в Word може бути корисно, надсилати документ Word може бути соромно або навіть катастрофічно. клієнту, викладачеві або колезі, лише щоб отримати повідомлення, що вся розмітка та коментарі видимі під час відкриття документ. Ви можете запобігти цьому, вимкнувши відстеження змін у Word, але ви повинні розуміти, що Word все ще може відстежувати зміни, навіть якщо ви їх не бачите.
Різниця між приховуванням та видаленням
Більшість користувачів, які в кінцевому підсумку випадково надсилають документи, які все ще показують розмітку, роблять це з простої причини; приховування відстежених змін не видаляє ці зміни з документа. Microsoft Word дозволяє користувачам приховувати та відкривати примітки до документа на вкладці «Перегляд» за бажанням розширити програму та звести до мінімуму відволікання, які можуть виникнути з кожним редагуванням і створенням нового речення зареєстровано. Це здійснюється за допомогою спадних меню на вкладці «Огляд» праворуч від кнопки «Відстежувати зміни». Навіть якщо програма не відображає зміни, коли вони відбуваються, якщо цю функцію ввімкнено, Word все ще відстежує та реєструє їх у документі. Ви можете зберегти документ зі змінами, прихованими від вашого перегляду, але вони все одно відображатимуться для інших користувачів, якщо ви не видалите їх правильно.
Відео дня
Видалення змін з документів Word
Хоча раніше зберігати документ Word без розмітки було складно, пакет Microsoft Office 2016 спрощує цей процес. Натисніть вкладку «Перегляд» у меню над документом, щоб розпочати процес, і виберіть кнопку «Відстежувати зміни» в меню режиму перегляду, щоб вимкнути відстеження. Якщо ви не бачите журнал змін у документі, клацніть верхнє спадне меню праворуч від кнопки Відстежувати зміни. Якщо жодних змін не видно, має бути написано «Без розмітки». Виберіть «Уся розмітка», щоб відобразити будь-які зміни, зареєстровані для документа. Тут також відображаються коментарі до документа, якщо такі є. Подивіться на вікно в правій частині екрана. Вам потрібно вирішити або відхилити кожну зі змін або коментарів, щоб відхилити їх. Якщо ви хочете зробити це швидко, виберіть спадні меню під кнопками «Прийняти» або «Відхилити» на панелі змін, а також кнопку «Видалити» на панелі коментарів. Якщо вибрати параметр прийняти, відхилити або видалити всі зміни чи коментарі, виправлення змін буде набагато швидшим.
У вашому документі все ще є розмітка?
Після того, як ви вирішили зміни та видалили коментарі, збережіть документ і відкрийте його знову в Word. Якщо якісь відстежувані зміни все ще існують, Word показує примітки про розмітку під час завантаження документа, що дозволяє знайти, виправити або видалити їх за потреби. Ви також можете використовувати функцію інспектора документів Word, щоб переглянути документ у цілому, видалити будь-який інформацію, якою ви не захочете ділитися, наприклад особисту інформацію, введену в документ або приховану текст. До нього можна отримати доступ, натиснувши «Файл» у меню у верхній частині вікна Word і вибравши «Інформація», потім «Перевірити наявність проблем» і, нарешті, «Перевірити документ».
