Як виконати пошук у електронній таблиці Excel

Excel є надзвичайно корисним інструментом, коли справа доходить до аналізу та синтезу великої кількості інформації, але пошук окремої фрази або цифри в об’ємній електронній таблиці може здатися схожим на пошук голки в a копа сіна. З такою кількістю стовпців і рядків даних знайти окрему інформацію вручну непросто чи практично, чому Microsoft включила кілька функцій, які можна використовувати для пошуку в Excel і пошуку потрібної інформації шукати. Однак ви можете підійти до проблеми кількома способами, тому краще дізнатися про них, перш ніж вибрати найкращий шлях.

Найпростіший спосіб шукати в електронній таблиці певну фразу або число – це використовувати Знайти вікно так само, як у Microsoft Word та багатьох інших програмах Office. Цей параметр не вимагає коду і повертає саме те, що ви шукаєте – розташування клітинок певних рядків тексту або чисел. Інші варіанти пошуку конкретної інформації в електронній таблиці є більш корисними для пошуку чогось у певній клітинці та вимагають трохи більше роботи, щоб отримати саме те, що ви хочете.

Під Додому вкладку, подивіться на крайній правий бік стрічки Знайти та вибрати в Редагування група. Натисніть стрілку спадного меню та виберіть Знайти або Замінити із відображених параметрів. The Знайти Цей параметр призначений лише для пошуку певних фрагментів тексту та відкриває найпростіший варіант вікна. Введіть текст, який ви шукаєте Знайти що поле, а потім натисніть будь-яке Знайти Далі для циклічного перегляду всіх екземплярів слова, числа чи фрази або Знайти все щоб перерахувати всі розташування клітинок, що містять пошуковий термін.

Натисніть Параметри>> щоб відкрити більше варіантів того, що саме ви хочете, щоб вікно повернуло. Ви можете змінити Всередині поле для пошуку аркуша або всієї книги. Пошук можна організувати за рядками або стовпцями за допомогою Пошук поле, і ви можете вибрати пошук у формулах, значеннях або коментарях за допомогою Заглядати поле. У вас також є варіанти для Випадок сірників, який повертає лише клітинки з відповідними регістрами, або for Зіставте весь вміст клітинки коли вам потрібні лише результати, у яких пошуковий термін займає всю клітинку. Ви можете використовувати Формат можливість знайти екземпляри певного форматування.

The Знайти Параметр визначає термін, який ви шукаєте, але що робити, якщо ви хочете щось змінити в кожному випадку? Наприклад, якщо ви вказали ім’я клієнта як Сміт, але це насправді Сміт, ви захочете змінити кожен екземпляр Сміт до Сміт. Використовувати Замінити функція для цього, яку ви вибираєте за допомогою спадного меню під Знайти та замінити або перемикаючись на Замінити вкладку у вікні, яке ви відкрили на останньому кроці за допомогою Знайти варіант.

Цей метод працює точно так само, як і Знайти розділ, за винятком того, що є додаткове поле з назвою Замінити де ви вводите потрібний текст або число замість нього. У прикладі ви вводите Сміт в Знайти що поле і Сміт в Замінити поле. Усі інші параметри однакові, тому ви можете вибрати, щоб знайти певний термін і переформатувати кожну з клітинок, що його містять, наприклад, за допомогою Формат варіант поруч із Замінити поле.

Як і в Знайти розділ, ви можете натиснути Замінити або Замінити все щоб замінити кожен екземпляр по черзі або замінити їх усі відразу.

Існують спеціальні функції Excel, призначені для обробки різних аспектів пошуку в Excel за допомогою Пошук функція є однією з двох найважливіших. Ця функція призначена для того, щоб допомогти вам шукати рядок символів у певній клітинці. Вивчення основ його використання може бути корисним у багатьох ситуаціях, особливо коли у вас є клітинки, які містять багато символів.

The Пошук функція в Excel має три аргументи у форматі ПОШУК(знайти_текст, у_тексті, [початок_номер]) використовуючи термінологію Excel. The знайти_текст У розділі ви вводите текстовий рядок, який ви шукаєте, і всередині_тексту У розділі ви вводите посилання на клітинку, що містить текст, який потрібно шукати. Це повертає число, яке вказує вам номер символу, з якого починається пошуковий термін або #ЦІННІСТЬ! якщо він взагалі не з’являється в клітинці. Ви можете використовувати останній необов’язковий аргумент [_start_num_], щоб ввести номер символу, який розпочинає пошук із цього номера символу та ігнорує все, що було до нього.

Наприклад, якщо ви шукали поштовий індекс 98199 з ряду адрес, щоб знайти в електронній таблиці людей, які проживали в певному місці, ви вводите =Пошук("98199", [посилання на клітинку_]) із посиланням на конкретну клітинку в місці [_cell reference_], тому _=Пошук("98199", A3), наприклад. Звідти ви можете перетягнути формулу вниз по стовпцю або по рядку, щоб перевірити інші клітинки, пам’ятаючи, що вона повернеться #ЦІННІСТЬ! якщо термін не з’являється.

The Знайти функція в Excel працює так само, як Пошук функція, але вона не настільки ефективна, як використання Знайти та замінити варіант, якщо ви хочете шукати весь аркуш. Аргументи в Знайти функції точно такі ж, як і в Пошук функція: знайти_текст, всередині_тексту, [нумер_початку]. Отже, ви використовуєте його таким же чином.

У попередньому прикладі ви вводите текст =Знайти("98199", A3) щоб подивитися, де в клітинці A3 з’являється поштовий індекс, якщо він взагалі є. Виходи також такі ж, як і для Пошук функція. Ви можете ввести цю формулу в одну клітинку, а потім перетягнути її, щоб скопіювати формулу, але змінити будь-яку клітинку посилання відповідно, що дозволяє шукати в електронній таблиці, стовпці чи рядку всередині неї a конкретний термін.

Вам може бути цікаво чому Пошук і Знайти є окремими функціями Excel, якщо вони мають однакові аргументи та виводять однакову основну інформацію. Між цими двома функціями є дві ключові відмінності, і вивчення їх допоможе вам визначити найкращу з них для використання в кожній ситуації.

The Пошук функція не чутлива до регістру, але Знайти є Якщо ви шукаєте зелений, наприклад, Знайти функція не повертає значення для клітинок, які містять Зелений, але Пошук функція буде. Інша істотна відмінність між ними полягає в тому Пошук дозволяє використовувати символи підстановки в рядку пошуку, що може бути корисно в багатьох ситуаціях, але Знайти не робить.

Якщо ви хочете шукати початок і кінець певного терміна, але хочете повернути всі результати незалежно від того, що знаходиться в середині пошукового терміна, ви можете використовувати символи підстановки ? і ***** за допомогою функції пошуку або діалогового вікна «Знайти та замінити».

The ? символ, розміщений в середині пошукового терміна ( знайти_текст аргумент) наказує Excel включити конкретний термін із будь-яким окремим символом у простір, де стоїть знак питання. Наприклад, якщо ви шукаєте s? т, ти отримуєш сидів або набір як результати, але ні витрачено, оскільки останній варіант містить кілька символів між с і т.

The Символ **** працює в основному так само, як і знак питання, за винятком того, що він може містити будь-яку кількість символів у просторі, який він займає. Наприклад, якщо ви шукаєте _st, _ результати можуть включати сидів, сидіти, плюнути, пляма, витрачено та будь-яке інше поєднання з с і т на початку і в кінці. Використання будь-якого символу підстановки під час пошуку забезпечує всі результати, які ви шукаєте, не пропускаючи будь-що, що може бути актуальним, але будьте обережні, як це використовуєте, оскільки це також може призвести до сторонніх результати.

Отже, що ви робите, коли хочете шукати знак питання? Як би ви заборонили Excel розглядати його як символ підстановки? Цього можна досягти, ввівши тильду ~ у полі перед символом, якого ви шукаєте. Наприклад, якщо ви хочете шукати знак питання в клітинці A2, ви повинні ввести =Пошук("~?",A2) в порожню клітинку.

Коли ви шукаєте один із багатьох термінів у певній клітинці, описані досі методи не працюють, якщо ви не створите окремий пошук для кожного окремого терміна. Однак, використовуючи формулу, можна шукати відразу кілька термінів, хоча для правильного налаштування цього методу потрібен деякий час. Цей метод передбачає Пошук функція, що працює в поєднанні з IsNumber функція і СумаПродукт.

Хоча це не обов’язково, створення a названий діапазон оскільки список речей, які ви хочете перевірити, спрощує процес. Зробіть це, ввівши кожен із пошукових термінів у сусідні клітинки, виділивши всі клітинки, а потім давши їм назву, ввівши назву у верхньому лівому полі ліворуч від рядка формул. Це дозволяє вам звертатися до всього списку за його ім’ям. Однак ви також можете включити всі пошукові терміни без створення іменованого діапазону, розділивши їх комами { } дужки.

Щоб перевірити клітинку, скористайтеся формулою:

=SUMPRODUCT(--ISNUMBER(ПОШУК([іменований діапазон],[комірка])))>0

де [іменований діапазон] замінюється назвою діапазону або дужками { }, що містять кожен окремий термін і [клітина] замінюється посиланням на клітинку, яку потрібно перевірити.

Формула повертає a ПРАВДА значення, якщо відповідна клітинка містить один із термінів або ПОМИЛКОВИЙ якщо це не так. Його можна перетягнути вниз, щоб перевірити інші клітинки, оскільки посилання на клітинку у формулі оновиться автоматично.

Існує багато способів пошуку в Excel, тож яким із них слід скористатися? Відповідь дуже залежить від вашої мети. Якщо ви переглядаєте великий список клітинок для одного конкретного терміна – і в більшості ситуацій загалом – то Знайти та замінити box – це найпростіший і найефективніший спосіб отримати результат. Однак, якщо ви хочете знайти певний термін у серії довгих клітинок, Пошук функція, ймовірно, буде найкращим варіантом, оскільки вона не чутлива до регістру та дозволяє використовувати символи підстановки.

Якщо ви шукаєте одну з багатьох речей у певних клітинках, формула в попередньому розділі — найефективніший спосіб виконати ваше завдання.