Протягом дуже тривалого часу Microsoft Word включав шаблони для друкованих аркушів етикеток, а також для звичайних документів, таких як листи. Завдяки макетам етикеток для різних постачальників Word може надрукувати один запис на певній етикетці або створити цілий аркуш етикеток одночасно.
Якщо у вас є список контактів у вашій адресній книзі Outlook, електронній таблиці Excel чи базі даних Access, Mail Merge може імпортувати інформацію для автоматичного створення серії міток. Крім того, ви можете створити власний список розсилки безпосередньо в Word під час злиття. Злиття пошти від Microsoft — це не магія, але вона може працювати майже так швидко.
Відео дня
Очевидно, що Mail Merge містить масу переваг для розсилок і великих корпорацій, які здійснюють масові розсилки. Але це навіть дуже зручно для простих людей. Якщо вам більше не потрібно вручати адресу кожного конверта, ваша сім’я може повернутися в дусі розсилання красивих (паперових) святкових листівок кожного грудня. Якщо ви допомагаєте керувати місцевим PTA або скаутським загоном, Mail Merge може стати в нагоді для розсилки листівок.
Як працює злиття пошти?
Для злиття пошти беруть участь три документи. Що стосується етикеток, основним документом є той, який ви використовуєте для налаштування макета, включаючи логотип компанії або вашу зворотну адресу на транспортних етикетках, якщо ви хочете їх включити. Ваш список розсилки, який містить адреси для друку на етикетках, є джерелом даних. Ці два документи, разом, створюють адресні мітки. Ось діаграма:
Бувають неочікувані «завади».
Наприклад, якщо ви використовуєте Excel, Outlook або Access як джерело даних, вам потрібно дотримуватись певних правил, які можуть бути неочевидними. Наприклад, під час використання електронної таблиці Excel вам потрібно переконатися, що стовпець для поштових індексів або поштових індексів відформатовано як текст, щоб не втратити жодних нулів.
Крім того, ви не можете використовувати свої контакти Outlook як джерело даних, якщо ви не зробили Outlook програмою електронної пошти за замовчуванням.
Може бути простіше просто використовувати Word як джерело даних, особливо якщо ви маєте досвід роботи з Word, але не володієте глибокими знаннями про інші інструменти Microsoft для підвищення продуктивності офісу.
Ось як ви можете швидко створювати та друкувати основні поштові етикетки в більшості випусків Word, і все це в Word, не витрачаючи більше часу на повну процедуру покрокового майстра злиття пошти.
Крок 1. Підготуйте основний документ для етикеток
У Word перейдіть до меню «Файл». Виберіть «Новий документ», а потім «Порожній документ».
на вкладці Розсилки перейдіть до групи Почати злиття та виберіть Почати злиття, Мітки. У діалоговому вікні «Параметри етикетки» встановіть прапорець, чи плануєте ви використовувати принтер безперервної подачі або листовий принтер.
Авторство зображення: Жаклін Еміг/Техвалла
Потім у розділі Інформація про етикетку виберіть свого постачальника етикеток і номер продукту, який відповідає пакету етикеток, який ви будете використовувати. Натисніть OK.
Крок 2. Налаштуйте список розсилки в Word
Перейдіть до «Вибрати одержувачів» і виберіть «Ввести новий список».
У діалоговому вікні «Новий список адрес», що з’явиться, введіть інформацію для кожного члена вашого списку розсилки в кожному стовпці відповідно до вимог. (Ми зробили це нижче за допомогою короткого списку вигаданих персонажів.)
Авторство зображення: Жаклін Еміг, Техвалла
Використовуйте клавішу Tab, щоб перейти від одного стовпця до наступного або перейти до наступного рядка в таблиці. Щоб створити новий рядок у таблиці, виберіть «Новий запис» або натисніть ALT+N.
Проста у використанні функція під назвою «Налаштувати стовпці» надає вам велику гнучкість щодо інформації, яку можна включати у ваші поштові етикетки. Як зазначено нижче, ви можете видалити такі стовпці, як заголовок або адресний рядок 2. Ви також можете видалити номери телефонів та адреси електронної пошти, оскільки вони зазвичай не потрібні на ярликах адрес.
Авторство зображення: Жаклін Еміг, Техвалла
Також у Налаштування стовпців ви можете додавати нові стовпці, перейменовувати наявні або змінювати порядок стовпців у списку. Після того, як ви внесли всі потрібні зміни в стовпці, натисніть OK.
Коли ви додасте всіх потрібних людей до свого списку, натисніть ОК.
У діалоговому вікні «Зберегти список адрес» введіть назву нового файлу, а потім виберіть «Зберегти».
Після того, як ви додасте всі адреси до свого списку розсилки, в кінцевому підсумку ви отримаєте список одержувачів злиття, який виглядає приблизно так:
Авторство зображення: Жаклін Еміг, Техвалла
Крок 4. Додайте адреси до своїх міток
Word не обов’язково знає, як ви хочете, щоб ваші етикетки були оформлені. На наступному кроці перейдіть до блоку адреси, щоб визначити, де адреси мають відображатися на етикетках.
Після вибору блоку адреси натисніть кнопку OK. Word вставить блок адреси в першу мітку адреси на сторінці. Після цього виберіть Оновити всі мітки, щоб скопіювати адресну книгу на всі мітки на всій сторінці.
Крок 5. Перегляньте та роздрукуйте свої етикетки
На сторінці Результати попереднього перегляду ви повинні побачити попередній перегляд усіх адрес на сторінці.
Якщо все в порядку, перейдіть до Готово та об’єднайте, щоб роздрукувати свої етикетки. Якщо ви зіткнулися з будь-якими помилками або вирішили, що вам потрібні етикетки, які виглядають вишукано, поверніться до меню «Файл» і створіть новий порожній документ.
Поверніться до групи «Почати об’єднання пошти», цього разу вибравши майстра — звісно, що в «Злиття пошти», а не в Дороті в країні Оз.
