Outlook'ta Kişiler ve Adres Defteri Arasındaki Fark

Microsoft Outlook'a aşina olan çoğu kişi onu öncelikle e-posta göndermek ve almak için kullanabilirken, Outlook, takvim, görev yönetimi ve not alma gibi birçok kullanışlı araç içeren güçlü bir uygulamadır. özellik. Outlook'un bir diğer önemli unsuru, ister iş arkadaşlarınız ister şirketinizin dışındaki kişiler olsun, kişilerinizin kişisel bilgilerini düzenlemenize yardımcı olma yeteneğidir. Bunu Kişiler ve Adres Defteri araçlarıyla yaparsınız.

Outlook'un Kişiler özelliği ve Genel Adres Defteri, muhtemelen düzenli olarak iş yaptığınız kişilerin iletişim bilgilerine erişebileceğiniz elektronik bir Rolodex'e çok benzer. Ancak, Kişiler özelliği genellikle harici kişilerin bir listesiyken, Adres Defteri şirketinizde çalışan kişiler için bilgiler içerir. Adres Defterleri bir Exchange Sunucusunda depolandığından ve şirketteki herkesle paylaşılabildiğinden, bu iş dünyasında yaygın bir kurulumdur.

Kişiler özelliği, daha önce iletişim halinde olduğunuz ancak şirketinizde çalışması gerekmeyen kişilerin bilgilerine hızla erişmenize yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Genel Adres Listesi, iş arkadaşlarınızla veya şirket tanımlı adres listeleriyle hızlı bir şekilde iletişim kurmanızı sağlamak için tasarlanmıştır.

Hem Kişiler hem de Adres Defteri araçları kişi bilgilerini içerse de, bilgisayarınızda depolandıkları için yalnızca Kişiler kullanıcılar tarafından düzenlenebilir. Yeni kişiler ekleyebilir, mevcut kişilerle ilgili bilgileri düzenleyebilir ve kişileri silebilirsiniz. Adres Defteri ise genellikle yalnızca bir sistem yöneticisi tarafından düzenlenebilir. Ev kullanıcıları için listelerin her ikisi de düzenlenebilir.

Adres Defteri tipik olarak, bir e-posta adresi, telefon uzantısı veya telefon numarası, unvan ve konum dahil olmak üzere bir şirket içindeki her çalışanın ve departmanın bir listesini içerir. Tek bir girişe tıklamak size ikinci bir iş numarası ve posta adresi gibi ek iletişim bilgilerini verecektir. Bir Kişi listesi bir ad, görünen ad ve e-posta adresi içerir. Tek bir kişiye tıklamak, şirket, posta adresi, iş unvanı, telefon numaraları ve bir fotoğraf dahil olmak üzere daha fazla bilgi girilecek alanları içeren bir form açacaktır.

Hem Kişiler hem de Adres Defteri, kişilerin iletişim bilgilerini hızlı bir şekilde bulmanıza yardımcı olur, böylece kartvizit aramak veya şirket dizinlerini karıştırmak için zaman harcamanıza gerek yok. Programın arayüzünün üst kısmında muhtemelen açık bir kitap gibi görünen küçük bir simge vardır. Üzerine tıkladığınızda, bir arama kutusu açılır. Bu arama kutusuna bir ad girebilir ve Adres Defterine mi yoksa Kişiler listesine mi bakacağınızı seçebilirsiniz.