Gelen kutunuzu nasıl temizlersiniz ve dağınıklığı nasıl uzak tutarsınız?

Gelen kutunuz eski iş e-postalarının ağırlığı altında mı? Tek seferde alışveriş yaptığınız rastgele mağazalardan gelen istenmeyen postalarla ağzına kadar dolu mu? O zaman kesinlikle bahar temizliği yapmanın zamanı geldi.

Gelen kutunuzun derin bir dijital düzenlemeye ihtiyacı varsa ancak nereden başlayacağınız konusunda hiçbir fikriniz yoksa bu kılavuz tam size göre. Okumaya devam edin; onu daha etkili bir şekilde nasıl temizleyeceğinize ve istenmeyen postaların gelen kutunuzu yeniden tıkamasını nasıl önleyeceğinize dair ipuçlarını gözden geçireceğiz.

Devam edin ve bu önemsiz e-postaları toplu olarak silin

Dağınıklığı azaltmanın en hızlı yolu (ve dürüst olmak gerekirse muhtemelen en tatmin edici olanı), bir grup e-postayı toplu olarak silmektir. Ve "toplu silme" ifadesinin sizi yanıltmasına izin vermeyin: Bir ton e-postayı aynı anda silebilir ve yine de belirli e-posta türlerini hedeflemiş halde tutabilirsiniz. Toplu silme, her zaman çok sayıda e-postayı rastgele sildiğiniz anlamına gelmez. (Bunu yapabilirsin, ancak istemeyebilirsiniz.)

Genel olarak konuşursak, toplu silme işleminiz için belirli bir istenmeyen e-posta türünü hedeflemek istiyorsanız (favori mağazanızdaki eski tanıtım e-postaları gibi), genellikle yalnızca onu arayabilirsiniz. Gelen kutunuzun arama çubuğunu kullanarak mağazanızın adını veya e-posta adresini girin, arama sonuçları sayfasında kriterlerinizle eşleşen tüm e-postaları seçin ve ardından e-posta istemcinizin sil veya çöp kutusu düğmesine basın. Seçtiğiniz e-postalar daha sonra çöp kutusuna gönderilebilir ve burada belirli bir süre kalacak ve daha sonra otomatik olarak kalıcı olarak silinecektir. Veya kalıcı silme işlemini hızlandırmak için çöp kutusunu kendiniz boşaltabilirsiniz.

Kurtulabileceğiniz tüm e-postaları kalıcı olarak toplu olarak sildiyseniz ve gelen kutunuz hâlâ dağınıksa, bir sonraki ipucumuz tam size göre.

Hâlâ saklamanız gereken e-postaları arşivleyin

Bazen gelen kutunuz darmadağın olabilir, ancak bunların tümü saklamanız gereken veya bazı nedenlerden dolayı ayrılmaya dayanamadığınız e-postalardır. (Bu iyi. Yargılama yok.) Bu durumda, mesele e-postaları silmekten ziyade, onları birincil gelen kutunuzdan gözden uzak ama yine de güvenli ve erişilebilir bir arşive taşımaktır. Bu şekilde, gelen kutunuzdaki e-posta sayısını azaltabilir ve ihtiyaç duyduğunuzda arşivlenen e-postalara erişmeye devam edebilirsiniz.

Bunun harika bir örneği Gmail'in Arşiv özelliğidir; bu özellik, tek tek iletileri arşivlemenize, bir grup iletiyi toplu arşivlemenize veya hatta isterseniz onları gelen kutunuza geri taşıyın. Gmail'de iletileri arşivlediğinizde bu iletiler Tüm Postalar'a gider. Bu mesajları ararsanız arama sonuçlarında görünmeye devam edeceksiniz. Gmail'de arşivleme, fareyi iletinin üzerine getirip simgesine tıklayarak yapılabilir. Arşiv görünen simge. Bu simge, ortasında aşağı doğru bir ok bulunan 3 boyutlu bir kutuya benzer. Outlook'un ayrıca bir Arşiv özelliği vardır.

Takvim bildirimleri: Eskilerini silin ve gelecek bildirimleri daha iyi yönetin

E-posta adresinize bağlı bir takvim uygulaması kullanıyorsanız muhtemelen tüm planlanmış toplantılarınız ve etkinlikleriniz için e-posta bildirimleri alırsınız. Bu bildirimler taahhütlerinizi yerine getirmenizi sağlayacak faydalı hatırlatıcılar olsa da, bu olaylar bittiğinde hızla faydalarını kaybederler ve dağınıklığa dönüşürler. Bu nedenle, artık ihtiyacınız kalmadığında bunları silmeniz önemlidir. Ve eğer bunları henüz silmiyorsanız, şimdi onları toplu olarak silmenin tam zamanı.

Peki ya bu e-posta bildirimlerine aslında ihtiyacınız yoksa? Bu e-posta bildirimlerinin gönderilmesini tamamen engelleyebilirsiniz. Örneğin, Google Takvim kullanıyorsanız belirli bir etkinliğe ilişkin e-posta bildirimlerinin kaldırılması da dahil olmak üzere bildirim ayarlarını düzenleyebilirsiniz. Hatta e-posta uyarılarını masaüstü veya telefon bildirimi gibi farklı türde bir hatırlatıcıyla bile değiştirebilirsiniz. Bu şekilde, yaklaşan etkinliklerinizin hatırlatılmasına devam edebilirsiniz, ancak gereksiz e-postalar olmadan.

Bu e-posta listelerinden aboneliğinizi iptal edin

Bu ipucu daha çok, gelen kutunuzu temiz tutmanın (ve yönetimini daha kolay) sağlamanın anahtarı olan önlemeyle ilgilidir; ilk etapta gelen kutunuzu düzenlemek için gereken tüm zorlu işleri yaptıktan sonra. Gelen kutunuz muhtemelen artık pek etkileşimde bulunmadığınız şirketlerden ve kuruluşlardan gelen promosyon e-postaları ve e-posta listelerinden gelen mesajlarla doludur. Artık onlardan aboneliğinizi iptal etmenin zamanı geldi. Çoğu durumda, bu e-postaların aboneliğinden çıkmanın anahtarı rahatsız edici e-postaların kendisinde yatmaktadır: Mesajın alt kısmındaki küçük bir abonelikten çıkma bağlantısı. Bu nedenle, e-postayı açmadan önce meşru olduğundan emin olun (kötü amaçlı yazılımlara ve dolandırıcılıklara karşı dikkatli olun). Bunu yapmak güvenliyse mesajı açın, aşağıya doğru kaydırın ve bir mesaj arayın. Abonelikten çık düğme veya metin bağlantısı. O bağlantıya tıklayın. Çoğu durumda bundan daha fazlasını yapmanıza gerek yoktur.

Gmail ayrıca bu tür e-postalar için kendi aboneliğinizi iptal etme düğmesini de sunar (her zaman olmasa da çoğu zaman). Bunu kullanmak için, bu e-posta listelerinden birindeki bir mesajı açmanız ve mesajın üzerinde gönderenin e-postasını aramanız yeterlidir. Gmail'in Abonelikten çık düğmesi gönderenin e-posta adresinin sağında olmalıdır.

İstenmeyen gönderenleri engelle

Gelen kutusu karmaşasını önleme konusunda başka bir ipucu: Herkesin size erişmesine gerek yok. Kişilerin size e-posta göndermesini engellemeniz gerekiyorsa, bunu yapmak için e-posta istemcinizin engelleme özelliğini kullanın. Genellikle bunu yalnızca birkaç tıklamayla yapabilirsiniz.

İşte başka bir Gmail örneği: İstenmeyen gönderenin e-postaları nasıl engellenir: Engellemek istediğiniz gönderenden gelen mesajı açın ve mesajın sağ tarafındaki dikey üç nokta simgesine tıklayın. Açılan menüden seçim yapın [Gönderenin Adı]'nı engelle. Engellenen gönderenlerden gelen mesajlar genellikle Spam'e gönderilir.

Saklamak istediğiniz e-postaları düzenlemek için filtreler oluşturun

Ayrıca filtreleri kullanarak gelen e-postalarınızı daha iyi yönetebilirsiniz. Her mesajın gelen kutunuza gelmesine izin vermek yerine, bu mesajları sizin için otomatik olarak silecek veya arşivleyecek filtreler oluşturabilirsiniz. Bu şekilde, fazla bir şey yapmanıza gerek kalmadan gelen kutunuzu temiz tutabilirsiniz.

Gmail'de arama kutusunu kullanarak bir filtre oluşturabilirsiniz. Sadece tıklayın Arama Seçeneklerini Göster Arama kutusundaki simge. Bu simge üst üste yığılmış üç düğme gibi görünür. Açılan forma arama kriterlerinizi girin ve tıklayın. Filtre Oluştur. İstendiğinde, arama kriterlerinizle eşleşen bir e-posta alındığında Gmail'in gerçekleştirmesini istediğiniz eylemin yanındaki kutuyu işaretleyin. Ardından Filtre Oluştur düğme. Bu yöntemi kullanarak Gmail'e, listelediğiniz ölçütlerle eşleşen gelen e-postaları otomatik olarak silmesini veya arşivlemesini söyleyebilirsiniz.

Editörlerin Önerileri

• Gmail'de klasörler nasıl oluşturulur?
• Microsoft Teams durumunuzu nasıl aktif tutabilirsiniz?
• Bilgisayarınızı nasıl yedekleyebilirsiniz?
• Klavyenizi ve farenizi derinlemesine temizleme
• Teknolojinizin düzenli görünmesini sağlayacak 6 kablo yönetimi ipucu

Yaşam tarzınızı yükseltinDigital Trends, en son haberler, eğlenceli ürün incelemeleri, anlayışlı başyazılar ve türünün tek örneği olan ön bakışlarla okuyucuların teknolojinin hızlı tempolu dünyasını takip etmelerine yardımcı olur.