Outlook'un Görevleri, önemli yapılacaklar listesi öğelerinizi yönetmenize yardımcı olur.
Resim Kredisi: Andreas Rodriguez/iStock/Getty Images
Kategorileri, takip işaretlerini ve öncelikleri kullanarak David Allen'ın İşleri Bitirme metodolojisini Microsoft Outlook 2013 ile entegre edebilirsiniz. GTD metodolojisini uygulamak için PC'nizde Outlook'u manuel olarak yapılandırabilirsiniz, ancak birkaç Outlook eklentisi gelişmiş GTD entegrasyon araçları sunar. Doğrudan e-posta ve randevular gibi diğer Outlook öğelerinizden görevler oluşturabilir ve ardından gelen kutunuzu daha verimli bir şekilde işlemenize yardımcı olmak için bunları projelere ve eylem listelerine atayabilirsiniz.
GTD için Outlook'u El İle Yapılandırma
Aşama 1
Öğeleri belirli projelerle ilişkilendirebilmeniz için projelerinizin her birini Outlook'a kategoriler olarak girin. Bir e-postayı, randevuyu veya görevi sağ tıklayın, "Kategorize Et"i ve ardından "Tüm Kategoriler"i tıklayın. "Yeni..." düğmesini tıklayın. Her proje adını ekleyin ve bir renk atayın.
Günün Videosu
Adım 2
Diğer Outlook öğelerini, dikkatinizi çektikçe görevlere dönüştürün. Örneğin, bir e-posta mesajını bir göreve dönüştürebilirsiniz. Öğenin içeriğinden otomatik olarak yeni bir görev oluşturmak için gezinme bölmesindeki "Görevler" üzerine bir randevuyu, posta mesajını, kişiyi veya notu sürükleyip bırakın.
Aşama 3
Görevlerinize bayraklar ve öncelikler atayın. Bir görev açın ve ardından bir bayrak eklemek için Görevler'deki Ana Sayfa şeridinin Takip grubundaki komutları tıklayın. Bir öğeyi "Yüksek Önem" olarak işaretlemek için Etiketler grubundaki "Öncelik" düğmesini tıklayın. GTD metodolojisini izleyerek eylem öğelerinizi işaretlemek için bu göstergeyi kullanabilirsiniz.
4. Adım
Görev listenizi projeye, tarihe veya önem derecesine göre görüntüleyin. Gezinme bölmesinde "Görevler"e tıklayın. "Görünüm" sekmesine tıklayın. Düzenleme grubundaki açılır kutuda bulunan görünüm seçenekleri arasından seçim yapın. Örneğin, görevlerinizi projelere göre düzenlemek için "Kategoriler"i, görevlerinizi tarihe göre düzenlemek için "Başlangıç Tarihi" veya "Son Tarih"i veya görevlerinizi önceliğe göre düzenlemek için "Öncelik"i seçin.
NetCentrics GTD Outlook Eklentisini Kullanma
Aşama 1
NetCentrics'in Başlarken Outlook Eklentisinin ücretsiz deneme sürümünü indirin ve kurun. Bu eklenti, David Allen'ın metodolojisini izleyerek Outlook öğelerini işleme yeteneğinizi basitleştirmek için tasarlanmıştır.
Adım 2
Outlook öğelerinizi görevlere dönüştürmek için NetCentrics araç çubuğundaki temel eylemler arasından seçim yapın. Örneğin, Ana Sayfa şeridinin İşlerin Tamamlanması grubundan şu eylemlerden birini seçin: "Eylem", "Sonraki Eylem", "Temsil Et", "Ertele" veya "Bir gün." Bir posta öğesinden bu komutlardan birini seçtiğinizde, ilgili klasöründe bir görev dosyalanır ve eylem, görev.
Aşama 3
Devam eden tüm projelerinizi Project Central'ı kullanarak yönetin. Ana Sayfa şeridinin İşler Tamamlanıyor grubundaki "Proje Merkezi" düğmesini tıklayın. Görevleri belirli projeler halinde düzenlemenize yardımcı olması için bu pencereyi kullanabilirsiniz.
4. Adım
Bir proje raporu oluşturun. Project Central'da "Proje" menü düğmesini ve ardından "Rapor Oluştur…" öğesini tıklayın. Raporunuza dahil edilecek seçenekleri belirleyin. Örneğin, Görevleri Sıralama Ölçütü açılır menüsünden "Son Tarih"i seçin. Raporunuzu oluşturmak için "Tamam"ı tıklayın. Raporunuzu yazdırmak için Yazdır düğmesini tıklayın - bir yazıcıya benzeyen bir simgeyle etiketlenmiştir.
Outlook Eklentisi için TaskCracker'ı kullanma
Aşama 1
Outlook için TaskCracker'ın 30 günlük ücretsiz deneme sürümünü indirin ve yükleyin. TaskCracker, bir sürükle ve bırak arabirimiyle görevlerinizin ve projelerinizin görsel bir temsilini kullanarak Outlook öğelerinizi düzenlemenize yardımcı olur.
Adım 2
TaskCracker şeridinin Aç grubundaki "Open TaskCracker" komutunu tıklayın. Alternatif olarak, soldaki Klasörler bölmesinin altındaki "TaskCracker"a tıklayabilirsiniz.
Aşama 3
Görevlerinizi önceliğe göre düzenleyin. Bir göreve tıklayın, TaskCracker ekranının içindeki başka bir çeyreğe sürükleyin ve ardından görevi bu önceliğe atamak için bırakın. Bu yöntemi, her bir görevi tek tek açmak zorunda kalmadan görev listenize hızlı bir şekilde eylemler atamak için kullanabilirsiniz.
