E-postanızı yönetmek için çeşitli koşullar veya istisnalar içeren karmaşık kurallar oluşturun.
Meşgul bir e-posta gelen kutusu, kısa sürede acil ve önemli ya da tamamen alakasız ve önemsiz mesajlarla dolabilir. E-posta buğdayını samandan ayırmanın bir yolu, gelen kutunuza ulaştıklarında mesajları farklı klasörlere otomatik olarak filtreleyen kurallar oluşturmaktır. Outlook, iletileri anahtar sözcüklere, gönderene, konuya, hesaba veya adres alanına göre filtrelemek için birçok kural seçeneği sunar. En sık kullanılan filtre kurallarından biri, belirli bir kişiden veya bir grup insandan gelen e-postaları - örneğin patronunuz, bir müşteriniz veya bir proje ekibinin üyeleri - gelen kutusundan özel bir klasöre yönlendirir. E-postalarınızı otomatik olarak filtrelemek ve düzenlemek için Outlook 2013'teki Kurallar ve Uyarılar özelliğini kullanın.
Aşama 1
"Dosya" sekmesine tıklayın.
Outlook'taki herhangi bir ekrandan ana menü şeridindeki "Dosya" sekmesine tıklayın.
Günün Videosu
Adım 2
"Kuralları ve Uyarıları Yönet"i seçin.
Bilgi ekranında "Kuralları ve Uyarıları Yönet" düğmesini seçin.
Aşama 3
"Yeni Kural" ı tıklayın.
Kurallar ve Uyarılar iletişim penceresinde "Yeni Kural" düğmesini tıklayın. Bu iletişim penceresinden mevcut kuralların ayarlarını da değiştirebilirsiniz.
4. Adım
Bir kural şablonu seçin.
Kural Sihirbazı iletişim penceresinin "Bir şablon seçin" bölümündeki listeden tercih ettiğiniz kural şablonunu seçin. Outlook, birçok e-posta filtreleme görevini kapsayan kural şablonları sunar. En yaygın olarak kullanılan kurallardan biri, bir kişiden veya bir grup kişiden gelen mesajları belirli bir klasöre filtreler. "Birinden gelen iletileri bir klasöre taşı"yı seçin ve ardından kural açıklama bölmesinde altı çizili "kişiler veya genel grup" bağlantısını tıklayın.
Adım 5
Bir kişi seçin.
"Kimden" alanına eklemek için Outlook adres defterinizdeki her bir kişiye çift tıklayın. "Tamam" düğmesini tıklayın.
6. Adım
Bir klasör belirtin.
Kural Sihirbazı iletişim kutusundaki kural açıklama bölmesinde "belirtilen" klasör bağlantısını tıklayın.
7. Adım
Klasörü seçin.
Kural tarafından filtrelenen iletileri depolamak için kullanmak istediğiniz Outlook klasörünü seçmek için tıklayın. "Bir klasör seçin:" bölmesi, mevcut tüm Outlook klasörlerini görüntüler. "Tamam" düğmesini tıklayın.
Adım 8
Sonrakine tıkla."
Kural ayarlarınızı gözden geçirin. Kural açıklama bölmesindeki bu bağlantıları tıklayarak kişi ekleyebilir veya kaldırabilir ya da klasör hedefini değiştirebilirsiniz. Devam etmeye hazır olduğunuzda "İleri" ye tıklayın.
9. Adım
Kural koşullarını seçin.
Kurala dahil etmek istediğiniz diğer koşulları seçmek için tıklayın; örneğin, "yalnızca bana gönderildi" onay kutusunun etkinleştirilmesi, Outlook'un kuralı yalnızca yalnızca size gönderilen e-postalara uygulayacağı anlamına gelir.
Adım 10
Kural istisnalarını seçin.
Kuralınız için herhangi bir istisna seçin; örneğin, "yalnızca bana gönderildiyse" seçeneğinin seçilmesi, Outlook'un yalnızca size gönderilen e-postalar için bu kuralı izlemeyeceği anlamına gelir. İstisnaların ve koşulların çoğu, yapılandırılabilir eylemleri içerir. Örneğin, "konunun belirli kelimeler içermesi hariç" istisnasını seçerseniz, altı çizili "belirli kelimeler" bağlantısını tıklayın ve kurala eklenecek kelimeleri seçin. "İleri" düğmesini tıklayın.
11. Adım
Bir kural adı ekleyin.
Geçerli alana kural için bir ad girin. Kuralı mevcut tüm gelen kutusu iletilerine uygulamak istiyorsanız, "Bu kuralı şimdi Gelen Kutusu'nda bulunan iletilerde çalıştır" seçeneğini tıklatarak seçin. Kurulumu tamamlamak ve Kural Sihirbazından çıkmak için "Son" düğmesini tıklayın.
Adım 1/2
Değişiklikleri uygulayın.
Kuralı uygulamak ve Kurallar ve Uyarılar iletişim penceresinden çıkmak için "Uygula"yı ve ardından "Tamam"ı seçin.
Uç
Outlook ayrıca, alma tarihi, önem durumu veya bir eki olup olmadığı gibi belirli kriterlere göre e-postalarınızda ileti aramanıza yardımcı olacak bir filtre seçeneği sunar. "Ana Sayfa" sekmesine tıklayın, Bul araçları grubundaki "E-postayı Filtrele"ye tıklayın ve ardından açılır listeden tercih ettiğiniz e-posta arama filtresini seçin.
Outlook'taki gereksiz e-posta filtresi, şüpheli spam iletilerini otomatik olarak Önemsiz E-posta klasörüne taşır. Gönderenleri engellemek veya gönderenleri güvenli bir listeye eklemek için bu ayarları yapabilirsiniz. Outlook'un önemsiz e-posta ayarlarını kontrol etmek ve değiştirmek için "Ana Sayfa", "Önemsiz" ve ardından "Önemsiz E-posta Seçenekleri"ne gidin.
