E-posta, iş iletişiminin önemli bir biçimi haline geldi. Kişisel e-posta gayri resmi olsa da, iş amaçlı e-posta göndermek profesyonellik ve nezaket gerektirir. Bir kağıt iş mektubunun temel bölümleri İnternet yazışmaları için de geçerlidir.
Ders
Konu satırını kısa ve doğru yapın. "Regarding" için geleneksel bir ofis notu kısaltması olan "Re" veya iletilmiş bir e-posta iletisi anlamına gelen "Fwd" gibi alıcının spam filtresini tetikleyebilecek tanımlamaları kullanmaktan kaçının. Her zaman konu satırını doldurun; boş bırakmak da mesajınızı spam klasörüne atabilir.
Günün Videosu
Selamlama
İş e-posta mesajları için profesyonel bir selamlama kullanın. "Sevgili Bay Foster", "Hey, Bob"dan çok daha iyi bir izlenim yaratır ve bir iş insanı olarak imajınızı yansıtır. Selamlamadan sonra boş bir satır bırakın, ardından e-postanın gövdesine başlayın. Bu kalıp, alıcının tüm mesajı okumasını kolaylaştırır.
Vücut
E-postanızın gövdesi için standart iş mektubu yönergelerini izleyin. Bir istekte bulunmak veya bir noktayı açıklamak için kibar bir dil kullanın. Alıcının sizi hatırlayacağından emin değilseniz veya ilk kez iletişim kuruyorsanız, ilk satırda kendinizi tanıtın. "Geçen Perşembe günü Johnson sözleşmesiyle ilgili olarak benimle konuştuğunuz için teşekkür ederim", eldeki işin ayrıntılarına girmeden önce alıcının hafızasını canlandıracak.
İmza
E-postanın gövdesinden sonra tekrar boş bir satır ekleyerek mesajın göze daha kolay gelmesini sağlayın, ardından mesajı bir satır ile sonlandırın. "Saygılarımla", "Saygılarımızla" ve hatta "Teşekkürler" gibi kibar imzalar. Adınızdan sonra e-posta adresinizi, telefonunuzu ekleyin sayı. şirket ile unvanınız ve hatta istenirse ofisin adresi. Bu, alıcıya tüm iletişim bilgilerinizi tek bir yerde sunar.
İki Kez Oku, Bir Kez Gönder
"Gönder"e basmadan önce, sorunları aramak için e-postayı yeniden okuyun: Alıcının e-posta adresi "Kime" bölümünde doğru mu? alanında, "Konu" alanında uygun bir satır var mı ve mesaj imla, bağlam veya dilbilgisi içermiyor mu? hatalar. İmzanızı ve iletişim bilgilerinizi de iki kez kontrol edin.
Profesyonel Kalın
Beyaz bir arka plan üzerinde yalnızca siyah metin kullanın. Times New Roman veya Courier gibi ticari bir yazı tipi seçin. Renkli, kıvrımlı yazı tipleri, grafik ağırlıklı arka planlar, ifadeler veya "LOL" (Gülüşmeler) gibi İnternet argosu kullanmayın. Metin biçiminde bağırmak olarak kabul edilen bir mesajı tamamı büyük harflerle yazmaktan kaçının. Çok sayıda alıcıya iş e-postası gönderiyorsanız, Kör Karbon Kopya (BCC) seçeneğini kullanın. Bu şekilde, her okuyucunun e-posta adresi korunur ve birinin spam listesine girme olasılığı daha düşüktür.
