E-postayı Daha Verimli ve Daha Az Stresli Hale Getirme

E-posta inkar edilemez derecede faydalı bir iletişim aracıdır, ancak yanlış kullanıldığında zaman alıcı, dikkat çalan, her zaman açık olan ve faydadan çok yük olan bir stres kaynağına dönüşebilir. Kendinizi her gün gelen kutunuzdan korkarken buluyorsanız, senaryoyu tersine çevirmenize ve e-postayı olması gerektiği gibi üretkenlik aracına dönüştürmenize yardımcı olabilecek bu profesyonel teknikler listesine göz atın.

Mesai dışı saatlerinizi ayarlayın (ve yayınlayın)

E-postaların hayatınızın iş dışı saatlerine sızmasını önlemek için, çalışma saatleri dışında çalışma saatleri belirlemek iyi bir fikirdir; yalnızca zihinsel olarak günün belirli saatlerinde e-postayı kontrol etmemeye kararlı olmak değil. hatta e-posta bildirimlerini engellemek için rahatsız etmeyin ayarlarını açarak (ki bu da iyi bir fikirdir), aynı zamanda ofis dışında yanıtınızı çalıştıktan sonra devreye girecek şekilde ayarlayarak saat. Bu, beklentileri yönetmenize yardımcı olur ve iş arkadaşlarınızla sınırlar oluşturmanıza yardımcı olur, ancak acil bir durum ortaya çıktığında iletişimi tamamen engellemez.

Günün her saatinde e-postalarınızı kontrol etmeye alışkınsanız, ilk başta biraz sinir bozucu olabilir, ancak zamanla bunu göreceksiniz. Günün belirli saatlerinde e-postalarınızı kontrol etmek, engellediğiniz süre boyunca daha odaklı ve verimli olmanızı teşvik eder kapalı.

Kadansın kontrolünü elinize alın

Mesai saatleri dışında e-postanızı kontrol etmemeye benzer şekilde, gün boyunca gelen kutunuzu sürekli kontrol etmek de ideal değildir. E-posta, gerçek zamanlı bir sohbet uygulaması olarak kullanılmamalıdır; Slack ve Microsoft Ekipleri içindir. Bu nedenle, e-postaları hemen almanız sizin için çok önemli değilse, gelen kutusu ayarlarınızı yeni mesajların yalnızca önceden belirlenen zamanlarda gelmesini sağlayacak şekilde ayarlamanız akıllıca olabilir. Bugünlerde popüler e-posta istemcilerinin çoğu, gelen kutunuzun yeni mesajları ne sıklıkta getireceğini özelleştirmenize olanak tanıyor ve sıklığı azaltmak üretkenliğiniz açısından harikalar yaratabilir. E-postayı daha az dikkat dağıtıcı hale getirmenin yanı sıra, tempoyu stratejik olarak ayarlamak, e-posta yazışmaları için programınızın bazı bölümlerini daha etkili bir şekilde engellemenize olanak tanır.

İşte bunun için nasıl yapıldığı Görünüm Ve Posta Mac için.

Listelerden agresif bir şekilde aboneliğinizi iptal edin

Posta listelerinden gelen istenmeyen, alakasız e-postalar hayatın can sıkıcı bir gerçeğidir, ancak bunlarla başa çıkma yönteminiz yalnızca silme düğmesine basmaksa, kendinize kötülük yapıyorsunuz demektir. Bu mesajları silmek yerine, posta listesinden tamamen çıkmak için fazladan birkaç saniye ayırmanız daha iyi olacaktır. Biraz daha fazla zaman alır, ancak bu fazladan tıklamalar, sizi gelen kutunuzu tıkayan giderek artan sayıda istenmeyen e-postayı silme zahmetinden kurtararak gelecekte on kat daha fazla fayda sağlayacaktır.

Bazı modern e-posta istemcileri bu süreci sizin için kolaylaştırır ve posta listesi mesajlarını otomatik olarak algılar ve bulunması kolay bir abonelikten çıkma düğmesi sunar. Ancak e-posta istemciniz bu özelliğe sahip olmasa bile, yine de mesajın en altına inip abonelikten çıkma bağlantısını manuel olarak aramakta fayda var. Her şey başarısız olursa ve abonelikten çıkma bağlantısı yoksa, genellikle gönderene açıkça "lütfen beni listenizden çıkarın" diye soran kısa bir yanıt e-postası göndermek genellikle faydalı olacaktır.

Otomatik tamamlayıcı kullanın

Otomatik tamamlama önerileri (ör. Gmail'in Akıllı Yazma Özelliği) tartışmasız son zamanlarda e-posta yazılımına eklenen en iyi özelliklerden biridir. Aşina değilseniz, temel olarak kullandığınız yaygın kelimeleri ve cümleleri tahmin ederek ve ardından bunları tek bir tuşa basarak girebileceğiniz öneriler olarak sunarak çalışırlar. İyi olanlar, siz onları ne kadar çok kullanırsanız yazı stilinizi öğrenirler ve zamanla neredeyse tüyler ürpertici derecede doğru olabilirler.

Dürüst olmak gerekirse, otomatik tamamlama önerilerinin size haftada fazladan birkaç dakikadan fazla zaman kazandırması pek mümkün değildir, ancak işe yarayabilirler Bir e-posta yazmak için gereken zihinsel çabayı azaltma konusunda harikalar - özellikle de doğru kelimeyi bulmakta zorlanıyorsanız bir şey. Öneriler aynı zamanda işleri kısa ve öz tutmak için yararlı bir hatırlatma görevi de görebilir.

E-postayı ne zaman atlayıp telefonu açacağınızı öğrenin

Geliştirebileceğiniz en iyi e-posta becerilerinden biri, e-postanın belirli bir durumda ideal iletişim yöntemi olduğunu ve daha da önemlisi olmadığını fark edebilme yeteneğidir. Çoğu durumda e-posta, eşzamansız olması, daha fazla düşünülmüş yanıtlara izin vermesi ve kağıt üzerinde iz bırakması nedeniyle tercih edilir; bu da onu belirli mesaj türleri için harika kılar. Ancak daha az resmi konuşmalar için e-posta iletişim için en iyi yer olmayabilir. İletişiminizin günlüğe kaydedilmesi gerekmediğinde, kısa bir Slack mesajı göndermek, hatta telefonu açmak genellikle daha hızlı ve daha etkilidir. Bazı çalışma durumlarında insanları aramak bazen hoş karşılanmaz, ancak stratejik olarak kullanıldığında faydaları ortaya çıkar. (ekstra hız, netlik ve bilgiyi iletmek için ses tonunu ve tonlamayı kullanma becerisi) maliyetler.

Editörlerin Önerileri

• Üretkenliğinizi en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olacak 10 tarayıcı uzantısı
• Cesaretiniz varsa, basit GPU hack'i RTX 3080 dizüstü bilgisayarınızı %20 daha güçlü hale getirir

Yaşam tarzınızı yükseltinDigital Trends, en son haberler, eğlenceli ürün incelemeleri, anlayışlı başyazılar ve türünün tek örneği olan ön bakışlarla okuyucuların teknolojinin hızlı tempolu dünyasını takip etmelerine yardımcı olur.