Outlook'ta Yapabileceğinizi Bilmediğiniz 7 Şey

Bir e-posta göndermek veya bir toplantı planlamak için Microsoft Outlook'u şu ya da bu şekilde kullanmış olma ihtimaliniz yüksektir. Ancak bunlar Outlook'ta yapabileceğiniz en yaygın görevler olsa da, deneyiminizi geliştirmek için yararlanabileceğiniz bazı püf noktaları vardır.

Bir e-postayı hatırlama daha önce ele aldığımız bir tanesi, ancak e-postaları renkle kodlayan veya farklı saat dilimlerini ayarlayan da var. Sizin için menüleri incelemek ve tüm bunları ve daha fazlasını göstermek için biraz zaman harcadık.

Daha fazla uzatmadan, masaüstünde Outlook'ta ve Web'de Outlook'ta yapabileceğinizi bilmediğiniz yedi şeyi burada bulabilirsiniz.

İki saat dilimi ayarla

Önce zaman dilimleriyle başlayacağız çünkü zaman her şeydir! Bu, işinizden farklı bir yerde bulunuyorsanız kullanışlıdır; diyelim ki New York'tasınız ve işiniz Portland, Oregon'da bulunuyor. E-postalarınızı aynı sayfada tutmaya yardımcı olmak ve toplantılara geç kalmamak için Outlook masaüstü uygulamasında birden çok saat dilimi ayarlayabilirsiniz.

Bu, Outlook'ta yapılandırabileceğiniz en kolay şeylerden biridir. Tek yapmanız gereken, Outlook masaüstü uygulamasının Takvim iksirinize girmek ve ardından Dosya Menü. Oradan tıklayın Seçenekler ve ardından üzerine tıklayın Takvim. Daha sonra aramak isteyeceksiniz Zaman dilimleri seçenek. için bir onay kutusu görmelisiniz. İkinci Saat dilimini göster. Onay kutusuna tıklayın ve ardından istediğiniz ikinci veya üçüncü Saat Dilimi'ni seçin. Artık bunu Outlook'ta göreceksiniz.

Belirli kişilerden gelen e-postalar için renk ayarlama

Gelen kutunuzun daha gösterişli veya okunması daha kolay olması için e-postalarınızın biraz farklı görünmesini mi istiyorsunuz? Outlook, koşullu biçimlendirme olarak bilinen şeyle arkanızda. Bu özellik, renk, yazı tipi ve stilleri kullanarak kendi tanımladığınız koşullara uyan mesajları mesaj listesinde öne çıkarmanın bir yoludur. Listemizde 2. sırada yer alıyor.

Outlook'a, gönderenin adına veya e-posta adresine göre belirli iletilerin rengini değiştirmesini söyleyebilirsiniz; Örneğin, patronunuzdan gelen tüm e-postaların kırmızı görünmesini istiyorsanız.

Koşullu biçimlendirme kuralı ayarlamak için Outlook masaüstü uygulamasında gelen kutunuza geçin ve Görünüm sekmesini ziyaret edin. Oradan, Mevcut görünüm ayar. Ardından, bundan sonra, seçin Ayarları Görüntüle. Daha sonra şuraya tıklamak isteyeceksiniz: Gelişmiş Görünüm Ayarları iletişim kutusu ve seçin Koşullu biçimlendirme. Microsoft, burada izleyebileceğiniz adımların bir listesine sahiptir, ancak belirli kişilerden gelen mesajların belirli bir renkte görünmesini nasıl sağlayabileceğinize odaklanıyoruz.

Bunu gerçekleştirmek için tıklayın Eklemek ve ardından kural için bir ad girin. Seçme Yazı tipive ardından altında Renk istediğiniz rengi seçin ve ardından tıklayın TAMAM. Bundan sonra, seçin Durum ve bir Koşul seçin. Kimden kutusuna, gelen kutunuzda farklı bir renkle görünmesini istediğiniz kişiyi veya gönderenin adını yazın. Daha sonra Filtre, Koşullu Biçimlendirme ve Gelişmiş Görünüm Ayarları iletişim kutuları, seçin TAMAM.

Outlook kısayol tuşlarını kullanın

Muhtemelen CTRL+C ve CTRL+V gibi klavye kısayollarına aşinasınızdır, ancak Outlook masaüstü uygulamasının da kullanabileceğiniz bir dizi kısayol tuşu olduğunu biliyor muydunuz? Bu tuşlar, mesaj oluşturma, yanıtlama veya iletme gibi genel görevleri yapmak için farenizi simgeler ve menüler üzerinde sürüklemek zorunda kalmayarak yoğun gününüzde zaman kazanmanıza yardımcı olabilir. Listemizdeki üç numara için favori Outlook kısayol tuşlarımızı topladık. Bunların Windows 10 için olduğunu unutmayın.

Yine, en yaygın kısayol tuşlarından bazılarını topladık. Microsoft web sitesinde tam bir liste var, Web'in yanı sıra MacOS için Outlook kısayollarını da kapsar. Dikte etme, klasörler, okuma bölmeleri, yazdırma ve daha fazlasını kapsayan listeleri biraz daha kapsamlı.

Büyük resim ekleri göndermek için dosyalarınızı yeniden boyutlandırın

Resimli e-postalar gönderirken karşılaşabileceğiniz yaygın bir engel, alıcının almasını isteyebileceğiniz dosyaların web'in sınırları için biraz fazla büyük olmasıdır. Bu olduğunda, Outlook masaüstü uygulaması aracılığıyla görüntü eklerinizi çok büyük olmayacak şekilde yeniden boyutlandırmayı deneyebilirsiniz.

Resim eklerinizi birkaç adımda yeniden boyutlandırabilirsiniz. Yeni bir mesaj oluşturduktan sonra, önce göndermek istediğiniz tüm resimleri eklemeye çalışmalısınız. Muhtemelen bir hata mesajı alacaksınız, ama merak etmeyin. Sadece Dosya sekmesine gidin ve ardından en üstteki hata mesajını arayın. yazan seçeneği seçin Bu mesajı gönderdiğimde büyük resimleri yeniden boyutlandır.

Outlook, resimlerinizi daha küçük bir boyuta sıkıştırarak mesajı postalamaya çalışır. Mesajın hala gitmemesi durumunda, deneyebilirsiniz Windows 10'da dosyalarınızı sıkıştırma veya Mac os işletim sistemi onları küçültmek ve ardından ZIP dosyasını bir e-posta mesajına eklemek için.

Teams toplantılarını başlatın, doğrudan Web üzerinde Outlook'tan Yapışkan Notlar ve OneNote'u açın

Outlook masaüstü uygulamasına odaklanmış olsak da, Web üzerinde Outlook'un da bazı sırları vardır. Muhtemelen zaten Takviminizde veya Outlook'ta e-postalarınızda sıralama yaparak zaman harcıyorsunuzdur. Web'de Microsoft, Yapışkan Notlar ve orada OneNote ile bazı entegrasyonlar ekledi, fazla.

İş için kullandığınız Microsoft 365 e-postasıyla (hatta kişisel bir Microsoft hesabı e-postasıyla) oturum açarsanız entegrasyonla birlikte Windows 10'daki Yapışkan Notlar'da veya OneNote uygulamasında, o hesaptaki Outlook ile aynı şeylere hızlı bir şekilde erişebileceksiniz. ağ. Bu, OneNote akışı olarak bilinir.

Yukarı çıkıp ekranın sağ tarafındaki OneNote simgesine tıklayarak istediğiniz zaman buna geçiş yapabilirsiniz. Bu, hem kişisel Microsoft Hesapları hem de çalışan Microsoft 365 hesaplarıyla çalışır. Öyleyse, bir deneyin ve e-posta gönderirken not alın!

Ayrıca "Şimdi Buluş" özelliğini de not etmek istiyoruz. Bu seçenek, Web üzerinde Outlook'ta gelen kutunuzun en üstünde gösterilir. Buna tıklarsanız anında bir Teams toplantısı (iş hesaplarıyla) veya bir Skype toplantısı (kişisel hesaplarla) başlatabilirsiniz. hesaplar.) Bazı engelleri atlamanın ve bir toplantıya doğru şekilde girmek için birçok menüden geçmek zorunda kalmamanın hızlı bir yolu. uzak.

Konuşma temizleme ile gelen kutusu sıfıra ulaşın

Gelen kutunuz iletilerle doluysa, Outlook'taki Konuşma Temizleme özelliğini denemek isteyebilirsiniz. Var olduğunu bilmediğiniz başka bir özellik daha.

Microsoft'un açıkladığı gibi, Outlook'ta Konuşma Temizleme özelliği klasörlerinizdeki mesaj sayısını azaltmanıza yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Bir görüşme boyunca temizlenen gereksiz iletiler Silinmiş Öğeler klasörüne taşınır. Bunun bir e-posta dizisindeki veya bir dizi mesajdaki konuşmalar için olduğunu unutmayın.

Masaüstünüzdeki Outlook gelen kutunuza giderek konuşma temizlemeyi kullanabilirsiniz ve ardından Ev sekme. Oradan, seçebilirsiniz Silmek gruplandırın ve ardından seçin Temizlemek.

seçebilirsiniz Konuşmayı Temizle Geçerli görüşmeyi temizlemek için. Ardından, Klasörü Temizle gereksiz mesajlar silinirken tüm klasörü temizlemek için. Ayrıca şunları da seçebilirsiniz: Klasörü ve Alt Klasörleri Temizleyin. Bu seçenek ile seçilen klasördeki ve içerdiği tüm klasörlerdeki tüm konuşmalar gözden geçirilir ve gereksiz mesajlar silinir.

E-posta iletilerini otomatik olarak taşımak, işaretlemek ve yanıtlamak için kurallar belirleyin

Görüşme temizliği temiz bir gelen kutusuna ulaşmanın bir yolu olsa da, kuralları belirlemek başka bir yoldur. Outlook masaüstü uygulamanızda kurallar ayarlarsanız, e-postaları otomatik olarak taşıyabilir, işaretleyebilir ve yanıtlayabilirsiniz. Bu kurallar, mesaj aldığınızda belirli sesleri çalmak için bile kullanılabilir.

Bir kural oluşturmak için yapmanız gereken tek şey, gelen kutunuzdaki bir mesaja sağ tıklayıp Tüzük Oradan seçeneklerden birini seçebilirsiniz. Outlook otomatik olarak gönderen ve alıcılara dayalı bir kural oluşturmayı önerecektir. Daha fazla kural oluşturmak istiyorsanız, sağ tıklayıp seçebilirsiniz Kural koy.

Ekrandaki istemleri izleyin ve Kural Oluştur iletişim kutusunda ilk üç onay kutusundan birini veya daha fazlasını seçin. Microsoft, Outlook kuralları hakkında eksiksiz bir kılavuza sahiptir Burada daha fazla yardıma ihtiyacınız varsa.

Editörlerin Önerileri

• Office'i kullan? Bu Microsoft değişikliği nedeniyle bilgisayarınız risk altında olabilir
• Kağıt Dizüstü Bilgisayar, ihtiyacınız olduğunu bilmediğiniz e-kağıt aygıtı olabilir.
• Bilmediğiniz 5 faydalı Windows kısayolu
• Tabletinizi iş için nasıl daha iyi bir araç haline getirebilirsiniz?
• Windows 10'da üretkenliğinizi nasıl en üst düzeye çıkarabilirsiniz?