Açılış ifadeleri okuyuculara e-postanın ne hakkında olduğunu söyler.
Resim Kredisi: MuzStok/MuzStok/Getty Images
İş mesajları genellikle ya doğrudan bir model ya da dolaylı bir model izler. Ana fikrin iyi, kötü veya tarafsız haber olmasına bağlı olarak mesajda iletilen bilgileri düzenlemenin bir yoludur. Okuyucunuzun ana fikre nasıl tepki vereceğini düşündüğünüze bağlı olarak, iş e-postalarınız için en etkili kalıbı seçin.
Noktaya Ulaşmak için Doğrudan E-postayı Kullanma
Doğrudan e-postalarda, ana nokta en başa gider, ardından ayrıntılar, açıklamalar veya onu destekleyen kanıtlar gelir. Bu şekilde düzenlenen bir e-posta, mesajın amacına hemen ulaşarak okuyucunun zamandan tasarruf etmesini sağlar. Ayrıca okuyucunun, aşağıdaki ayrıntıları bağlam ve bakış açısına göre yerleştirmesine yardımcı olur. Bu, okuyucunun ana noktayı bulmak için bilgi paragrafları arasında gezinmek zorunda kalarak hüsrana uğramasını önler. Doğrudan desen, okuyucunuz ana noktaya karşı dirençli değil, alıcı olacaksa en iyi sonucu verir.
Günün Videosu
Olumlu ve Tarafsız Mesajlar Gönderme
Okuyucunuz memnun olacaksa, biraz ilgiliyse veya tarafsızsa (şu ya da bu şekilde bu konuda hisleri olmayacaksa), doğrudan kalıbı kullanın. Bir sözleşmeyi yerine getirmek için bir teklifin ardından bir müşteriden gelen bir e-postayı düşünün. Sözleşmeyi kazanırsanız, mektup "Teklifiniz gözden geçirildi ve teklifinizi sunmaktan memnuniyet duyuyoruz" gibi bir şeyle başlar. Sözleşmeyi işleyin." Ana konu iyi haber veya tarafsız haber olduğunda, bunu hemen iletin ve konuyu takip edin. detaylar. Çoğu e-posta, rutin görevler, siparişler ve onaylarla ilgili olanlar da dahil olmak üzere bu yaklaşımı kullanır.
Bir Noktada Bulunmak için Dolaylı E-postayı Kullanma
Dolaylı e-postalarda asıl nokta, ayrıntılar, açıklamalar veya kanıtlardan sonra mesajda daha sonra gider. Bir e-postada dolaylı kalıp kullanmak, okuyucunuzun ana noktadan incinebilecek duygularına saygı duyduğunuzu gösterir. Onu geliştirerek, okuyucunuzun onu almaya daha hazırlıklı olmasına izin vermiş olursunuz. Ayrıca, okuyucuyu bir mesajın başında hemen üzecek bir ana fikir ifade ederseniz, okuyucuyu sizi duymaya teşvik etme girişimidir, okumayı bırakabilir. Genel olarak amaç, okuyucunuzun sahip olabileceği olumsuz tepkileri en aza indirmektir.
Olumsuz veya Hassas Mesajlar Gönderme
Okuyucunuz ilgisiz, hoşnutsuz veya düşmanca davranacaksa dolaylı kalıbı kullanın. Müşteriden gelen e-postayı tekrar düşünün. Kazanmadıysanız, mektup farklı başlar: "Sözleşmemiz üzerinde çalışmak üzere teklif verdiğiniz için teşekkür ederiz. Her teklifi dikkatlice inceledik vb." Zaten bildiğinizi sandığınız, ancak yine de okumaya devam ettiğiniz ana nokta çok sonra geliyor. Bir talebi reddederken veya bir iddiayı reddederken olduğu gibi, asıl mesele kötü haber olduğunda dolaylı bir e-posta kullanın. Bu yaklaşım, bir şey satmaya çalıştığınızda veya hassas bilgileri paylaşırken de işe yarar.
