Outlook'tan E-postaları Kaydetmenin En İyi Yolu

E-posta hesabınız için Microsoft Outlook'u kullanırken, tüm mesajlarınızı takip edebildiğinizden ve ihtiyacınız olduğunda onlara geri dönebildiğinizden emin olmak isteyeceksiniz. Bu nedenle, e-posta iletilerinizi Outlook hesabınızdan kaydetmenin ve saklamanın en iyi yolunun ne olduğunu anlamak önemlidir.

Microsoft'a göre, en iyi uygulama, kendiniz okumanız ve işlemeniz gereken iletiler için gelen kutusunu tutmak ve belirli posta türleri için kullanabileceğiniz başka klasörler oluşturmaktır. Bir "1-Referans" klasörü oluşturun. Daha sonra geri dönmeniz gereken veya henüz okumaya vaktiniz olmayan herhangi bir mesajı manuel olarak bırakın. Gelen kutunuzun hemen altında görünmesi için önüne "1" koyun. Kişisel e-postaları dosyalamak ve onları iş e-postalarınızdan ayrı tutmak için "Kişisel" gibi başka klasörler oluşturun. Bu şekilde, iş arkadaşlarınızın kişisel mesajlara omzunuzun üzerinden bakması konusunda endişelenmenize gerek kalmayacak. Posta listesi e-postaları için bir dizi klasör oluşturabilirsiniz, böylece bu mesajlar bir klasöre yeniden yönlendirilir. Bu şekilde, gelen kutunuzu okumanız bile gerekmeyebilecek tonlarca mesajla doldurmanız gerekmez.

Tüm klasörlerinizi yıllık olarak otomatik arşivlenecek şekilde ayarlayın. Arşivleme sistemi, önemli olan e-postaları hiçbir şey yapmanıza gerek kalmadan kaydetmenize olanak tanır. Outlook, tüm iletilerinizi otomatik olarak arşivlemek isteyip istemediğinizi yanıtlamanızı isteyebilir. "Evet"i tıkladığınızda arşivleme işlemi başlayacaktır. Mesajlarınız gelen kutusundan veya diğer klasörlerden istediğiniz zaman erişebileceğiniz bir "Arşiv" klasörüne taşınır. Tüm klasörleriniz "Arşiv" klasöründe taklit edilecektir. Örneğin, referans, kişisel ve iş klasörleriniz varsa, "Arşiv" altında aynı üç klasörü göreceksiniz.

Outlook'taki "Otomatik Arşiv" özelliği varsayılan olarak açıktır, ancak arşivleme sistemini de özelleştirebilirsiniz. Bunu yapmak için "Araçlar" menüsünü tıklayın. "Seçenekler"e tıklayın ve "Diğer" sekmesine tıklayın. "Otomatik Arşivle"yi seçin. "Otomatik Arşivlemeyi Her n Günde Bir Çalıştır"ı seçin ve bunun kaç tane olmasını istediğinizi belirtin (örneğin, her 14 günde bir). Değiştirmek istediğiniz diğer seçenekleri seçin. Değişiklikleri tüm klasörlerinize uygulamak istiyorsanız, "Bu Ayarları Tüm Klasörlere Uygula" seçeneğini seçin.