Birçok küçük işletme sahibinin ayrıntılı dosyalama sistemlerine ihtiyacı yoktur.
Resim Kredisi: George Doyle/Stockbyte/Getty Images
Geleneksel dosya organizasyonu, bilgisayar tabanlı veya elektronik dosyaları düzenlemeye yönelik bir yaklaşımı ifade eder. Bilgisayar veritabanlarından önce, birçok işletme, klasör yapıları oluşturarak ve kategori veya türe göre belge ve dosyaları klasörlere yerleştirerek dosyaları organize etti. Bu yöntem birçok durumda yerini veri tabanı sistemlerine bırakmıştır. Ancak, nispeten az sayıda dosyanız varsa, geleneksel dosyalama bazen avantajlıdır.
Kullanımı kolay
Sakladığınız dosya sayısının az olduğu varsayılırsa, geleneksel dosyalama sisteminin kurulumu ve kullanımı çok basittir. Örneğin, beş temel belge kategoriniz ve her birinde sınırlı sayıda dosyanız varsa, dosyalarınızı kolayca depolamak, korumak ve almak için bir veritabanı sistemine ihtiyacınız yoktur. Ayrıca bir yazılım sistemi öğrenmek ve çalışanları onu kullanmak için eğitmek konusunda endişelenmenize gerek yok.
Günün Videosu
Minimum Yatırım
Geleneksel bir dosyalama sistemi kullanıyorsanız, peşin satın alma ve devam eden lisanslama ücretlerini içerebilecek bir yazılım veritabanına yatırım yapmanız da gerekmez. Doğal olarak, dosya saklasanız da saklamasanız da iş hayatında oldukça yaygın olan bir bilgisayara ihtiyacınız var. Temel dosya yapınız doğrudan bilgisayarınızın sabit diskinde tutulur. Alternatif olarak, dosyaları bir bilgisayardan diğerine taşımanıza izin veren çok ucuz bir harici sabit disk satın alabilirsiniz.
Kötü Veri Entegrasyonu
Geleneksel dosyalama sisteminin önemli bir eksikliği, dosyalar arası veri entegrasyonunu veya veri paylaşımını mümkün kılmamasıdır. Yazılım tabanlı bir dosyalama sistemiyle, çeşitli klasörleri koruyabilirsiniz ancak birden çok dosyadaki belgeleri almak için aramaları çapraz eşleştirebilirsiniz. Ek olarak, birden çok çalışanın paylaşılan veri dosyalarında arama yapmasını sağlayabilirsiniz. Bu entegrasyon, tüm dosyalar arasında arama yapma süresini kısaltır; bu, büyük miktarda dosyaya sahipseniz veya geniş bir müşteri tabanınız varsa özellikle önemli olan bir avantajdır.
Çoğaltma ve Güvenlik Eksikliği
Dosyalarınızı bir veritabanı aracılığıyla entegre etmezseniz, verilerin yinelenmesi riskini de alırsınız. Geleneksel bir sistemde, bilgisayarınız benzer belgeler oluşturduğunuzu ve bunları farklı dosya konumlarında sakladığınızı algılamaz. Ek olarak, geleneksel dosyalama sisteminiz, özenle hazırlanmış bir veritabanı dosyalama sisteminin sağladığı güvenlik düzeyini neredeyse sunmaz. Şirketin düzenli olarak gelişmiş veritabanı sistemleri geliştirmesi nedeniyle, şifrelenmiş veriler ve mevcut güvenlik temel özelliklerdir.
