E-postanın İş Hayatında Kullanımları

E-posta, son yıllarda en yaygın ticari iletişim araçlarından biridir. E-postanın iş hayatındaki kullanımları, iş arkadaşları ve müşterilerle iletişim kurmayı, toplantıları planlamayı, otomatik bildirimleri göndermeyi ve eski ve yeni müşterilerle haber bültenlerini paylaşmayı içerir. E-postanın iş iletişimindeki avantajlarından biri, herkesin İnternet erişimi olan herkesin e-posta gönderip alabileceğini varsayması için her yerde bulunmasıdır. E-posta ayrıca son yıllarda bazı dolandırıcılar ve bilgisayar korsanları tarafından da kullanıldı, bu nedenle sahte mesajlara karşı dikkatli olmak önemlidir.

E-postanın iş iletişiminde önemli bir rolü, aynı şirket veya kuruluştaki insanları birbirine bağlamaktır. E-postalar, iş arkadaşlarına soru sormak için çok sık kullanılır bir telefon görüşmesi veya omzuna bir dokunuşla onları rahatsız etmek zorunda kalmadan. Toplantı duyurularını ve tutanaklarını göndermek, önemli formları dağıtmak ve işyeri anketleri yapmak için kullanılırlar.

Birçok ofisin çeşitli dahili posta listeleri İnsanların, insanda çalışan herkes olsun, şirketin belirli bir birimine ulaşmak için mesaj gönderebilecekleri Bir tatil politikası güncellemesini görmesi gerekebilecek kaynaklar veya belirli bir katta çalışan ve bunun bir iş arkadaşının olduğunu bilmesi gereken herkes doğum günü. E-posta, entegre takvim araçlarıyla da sıklıkla kullanılır Toplantıları ve diğer etkinlikleri planlamak için Microsoft ve Google gibi sağlayıcılardan.

E-posta ekler Microsoft Word belgelerinden logolar veya jingle'lar gibi reklam malzemeleri örneklerine kadar dosyaları paylaşmanın bir yolu olarak yaygın olarak kullanılır.

İnsanlar giderek daha fazla kontrol ediyor akıllı telefonlar gibi kişisel cihazlarda şirket e-postasıBu, ofis dışındaki iş arkadaşlarıyla iletişim halinde kalmalarını sağlar. Bu hem olumlu hem de olumsuz olabilir: İnsanlar evden daha kolay çalışabilir veya sabah işe gidip gelirken hızlı bir şekilde check-in yapabilir, ancak ofiste olmadıklarında daha az gerçek mesai saatleri olabilir.

E-postanın iş iletişimindeki hayati rolü, e-postayla ilgili resmi ve gayri resmi görgü kurallarının gelişmesini şaşırtıcı kılmaz.

İnsanlar genellikle e-postaları bir belirli bir profesyonellik derecesi, açık ve net olduğundan emin olarak kısa konu satırı bu, e-postaların gelen kutusunda kolayca fark edilmesini ve en azından biraz dikkat edilmesini sağlar. dilbilgisi, yazım ve büyük harf kullanımı. Çoğu insan dener herhangi bir renk dışı yorum yapmaktan kaçının tadı şüpheli şakalar, siyasete ve dine göndermeler veya işverenlerine yapılan herhangi bir hakaret de dahil olmak üzere şirket e-postalarında.

Bazı insanlar, yalnızca yazılı bir mesaja bakarak tonu belirlemek zor olduğundan, şirket e-postalarında neşeli görünmeye çalışırlar. Bu, ünlem işaretleri veya emoji kullanımıyla yapılabilir, ancak aşırıya kaçmak profesyonelce görünmeyebilir. Genel olarak, isteyeceksiniz kuruluşunuzdaki diğerlerinin liderliğini takip edin iş arkadaşlarına veya müşterilere nasıl e-posta yazılacağına gelince.

Birçok kuruluşun, giden her e-postaya belirli bir imza biçiminin eklenmesini zorunlu kılmak gibi e-postayla ilgili kendi politikaları vardır. Bazı iş yerlerinin, şirket e-postasının kişisel nedenlerle ne zaman kullanılabileceğine dair politikaları vardır. Birçoğunun, güvenlik nedeniyle e-postaların ne zaman saklanması veya silinmesi gerektiği konusunda da politikaları vardır.

İş yaptığınız kuruluşlardan otomatik e-posta mesajları almak olağan hale geldi. Çevrimiçi alışveriş merkezleri, satış bildirimleri, satın alma onayları ve sevkiyat programlarıyla ilgili güncellemeler gönderir. Gazeteler ve diğer medya kuruluşları gönderiyor başlıklar ve haber güncellemeleri içeren otomatik e-postalar.

Pazarlama e-postaları ve bir satın almayla tetiklenenler de dahil olmak üzere işletmeler için otomatik e-postalar gönderebilen çeşitli şirketler vardır. işlem e-postaları. Şirketlerin ne zaman kişilerin e-posta adreslerini saklayabilecekleri, ne zaman kişilerin e-postaları devre dışı bırakmalarını sağlamaları gerektiği ve ne zaman pazarlama mesajları gönderebilecekleri belirli yasalara tabidir. Yetki alanınızdaki kurallara uyduğunuzdan emin olun ve potansiyel olarak, e-posta gönderdiğiniz kişilerin çalıştığı veya ikamet ettiği yerlerde.

Bazı ticari e-posta sağlayıcıları, devre dışı bırakma, abonelik listeleri ve diğer bilgileri yönetmenize yardımcı olabilir. İstediğiniz fiyata ihtiyaçlarınızı karşılayan birini bulmak için alışveriş yapın.

E-posta haber bültenleri son yıllarda giderek daha popüler hale gelmiştir. Bazı işletmeler bunları müşterilere ulaşmak ve satışlar, yeni ürünler veya mevcut hizmetler hakkında bilgi vermek için kullanır. Örneğin, bir havuz temizleme işletmesi, insanlara hizmetlerini yaz aylarında hatırlatan bir haber bülteni gönderebilir. yaklaşımlar veya bir podcast stüdyosu, yeni bir diziyi veya mevcut bir dizinin yeni sezonunu duyuran e-posta haber bültenleri gönderebilir. göstermek.

Diğer durumlarda, haber bülteninin kendisi üründür. Bazı medya kuruluşları ve diğer gruplar, başka hiçbir yerde bulunmayan bilgileri içeren ücretli haber bültenleriyle başarılı oldular. Bunlardan bazıları özel platformlarla veya Patreon gibi kitle fonlaması araçlarıyla oluşturulur.

Diğer ticari e-postalarda olduğu gibi, bir e-posta bülteni gönderiyorsanız, mesaj gönderdiğiniz kişilerden açık onay aldığınızdan ve onların abonelikten çıkmanın kolay bir yolu. Örneğin, sitenizi ziyaret ettiklerinde veya bir işlemi tamamladıklarında insanları bir bültene kaydolmaya davet edebilirsiniz. Doğal olarak, ücretli bir haber bülteni sunuyorsanız, insanların aboneliklerini iptal etmenin ve faturalandırılmayı bırakmanın kolay bir yoluna sahip olduğundan emin olmanız gerekir.

E-posta dolandırıcılığı, genellikle e-dolandırıcılık, son yıllarda yaygınlaşmıştır. Dolandırıcılar, güvenilir kurumları taklit eden kişilere e-posta gönderir ve hatta bireysel iş arkadaşları, alıcıları para göndermeleri için kandırmaya veya kullanıcı adları ve şifreler gibi değerli bilgiler sağlamaya çalışıyor. Bazı durumlarda, bu e-postalar çok sayıda alıcıya toplu olarak gönderilir, ancak diğer durumlarda özellikle belirli alıcıları hedef alırlar.

Kötü amaçlı yazılımlar bazen e-posta yoluyla, genellikle e-posta iletilerinde yer alan ekler veya gölgeli sitelere bağlantılar aracılığıyla da dağıtılır. Bazı durumlarda, şüpheli dosya açılırsa, alıcının bilgisayarına bulaşacak ve orijinal alıcının bağlantılarına kendisinin daha fazla kopyasını göndermek için e-posta yazılımını kullanacak.

E-posta dolandırıcılığına kurban gitmemek için, mesajların geldiği adreslere yakından bakın ve geldiklerini iddia ettikleri kişi veya kurumlarla gerçekten eşleştiğinden emin olun. E-postadaki bağlantıların, bağlantı verdiklerini iddia ettikleri sitelere gidip gitmediğini kontrol edin. Ekli beklenmedik bir e-posta alırsanız, kimliği doğrulamak için o kişiyi aramanız veya başka bir şekilde mesaj göndermeniz gerekse bile, gerçekten geldiğini iddia ettiği kişiden gelip gelmediğini kontrol edin.

Birçok şirketin sahip olduğu antivirüs yazılımı gelen ve giden e-postaları kötü amaçlı yazılımlara karşı taramak, ancak yine de dolandırıcılıklardan kaçınmak için uyanık olmak iyidir.

Bazı ofislerde, e-posta giderek daha fazla anlık mesajlaşma yazılımı ile değiştirildi, Microsoft Teams veya Slack gibi. Şirketler ayrıca, genellikle otomatik sohbet kutuları veya şirket web sitelerine yerleştirilen bağlantılar aracılığıyla müşterilerle konuşmak için mesajlaşma araçlarını ve sosyal ağ yazılımlarını kullanıyor.

Bu gerçek zamanlı platformlar genellikle e-posta kullanmaktan daha hızlı ve daha kullanışlı olabilir. Birçoğu, doğrudan e-posta yoluyla yapılamayan bir şey olarak, dosyaları paylaşmayı ve hatta sesli ve görüntülü konferans oturumları kurmayı da kolaylaştırır.

Yine de, bu platformların yakın zamanda e-postanın yerini alması pek olası değil.