Bir Uygulamada Veritabanının İşlevleri Nelerdir?

Herkes şu veya bu biçimde bir veritabanı kullanmıştır. Bir telefon rehberi bile tek olarak nitelendirilir. Veritabanları bilgileri depolar ve pratik bir biçimde düzenler. Microsoft Access gibi yazılım uygulamaları, veri tabanı işlevlerini bilgisayarlaştırarak kullanıcıya verileriyle ilgili büyük esneklik sağlar. Veritabanı yazılımının nasıl kullanılacağını öğrenmek için zaman ayıran operatörler, sonunda zaman kazanacaktır.

Bir veritabanı programında saklanan temel bilgiler bir tabloya girilir. Microsoft Excel veya Lotus 123 gibi bir elektronik tabloya görünüm olarak benzer olan tablolar, bilgi girişi için organize bir yol sağlar. Kullanıcılar, ad, adres ve müşteri kimlik numarası gibi alan adları oluşturma olanağına sahiptir. Kullanıcılar ayrıca tablodaki alanları biçimlendirebilir. Örneğin, dolar veya euro gibi parasal biçimlendirmeye sahip sayısal bir alan görünebilir.

Çoğu veritabanı yazılım programında, iletişim yönetimi, satış veya envanter takibi gibi sık kullanılan biçimler için şablonlar bulunur. Kullanıcılar, bu şablonları kendi özel amaçları için kişiselleştirmek üzere değiştirme olanağına sahiptir.

Veritabanı yazılımı, operatörün gözünde veri girme görevini kolaylaştırmak için kullanıcı dostu formlar oluşturma seçeneğini içerir. İşçiler, formları ihtiyaçlarına göre uyarlama gücüne sahiptir. Formlar için özelleştirilebilir şablonlar kullanmak, oluşturma sürecini daha hızlı ve kolay hale getirir.

Forma veri girenlere yardımcı olmak için mesajların kullanımı rehberlik eder. Örneğin, veri girenlerin belirli bir alan için bir açılır menüden seçim yapması gerektiğinde, veri tabanını oluşturan kişi bu alan seçildiğinde, kullanıcılara açılır menüden seçim yapmalarını hatırlatan bir açılır mesaj ekleme seçeneğine sahiptir.

Veritabanı programları, rapor oluşturma işlevlerini içerir. Raporlar, kullanıcıların verilerini çeşitli şekillerde değiştirmelerine olanak tanır. Kullanıcılar, verileri analiz etmeye yardımcı olmak için raporlara işlevler ekleyebilir. Örneğin bir satış departmanı, her ay için ayrı ayrı toplam verirken sadece ilk çeyrek verilerini gösteren bir rapor oluşturabilir.

Rapor oluşturma, genellikle raporun görünümünü tasarlamada yaratıcılığa izin verir. Yazı tipi seçimleri, alan konumları, grafiklerin eklenmesi ve renklerin manipülasyonu gibi görsel unsurlar, raporun tasarımcısının raporu görsel olarak hoş ve profesyonel hale getirmesini sağlar.

Veritabanı yazılımı, kullanıcılara bilgilerini basit ve özel olarak düzenleme özellikleri sağlar. Örneğin, sıralama işlevlerini kullanmak, genellikle bir simgeyi tıklatarak alfa veya ters alfa dizisine izin verir. Filtreleme işlevleri, kullanıcıların belirli kriterlere göre bilgi çekmesini sağlar.