Etiketleri Oluşturmak için Excel'den Verileri Dışa Aktarma

Microsoft Office yazılım paketi, ilk kez 1990'da piyasaya sürülmesinden bu yana önemli ölçüde gelişmiştir. Excel ve Word gibi popüler yazılım paketleri, birbirleriyle sorunsuz bir şekilde etkileşime girerek, daha önce gerçekleştirilmesi zor olan çok çeşitli görev ve işlevler sunar.

Excel'in öncelikle bir veritabanı ve elektronik tablo yönetim aracı olduğu düşünülse de, bu yazılım paketi, posta etiketlerinin oluşturulması da dahil olmak üzere ek görevler için de kullanılabilir. Posta etiketlerine dönüştürülebilen verileri Excel'e aktarmak için Microsoft Word içindeki Adres Mektup Birleştirme özelliğini kullanabilirsiniz. Bu süreci tamamlamak birkaç adım gerektirir, ancak bunlar tüm yeterliliklere ve teknolojik beceri seviyelerine sahip kişiler tarafından gerçekleştirilebilir.

Uç

bu Posta birleştirme Microsoft Word'de bulunan özellik, posta etiketleri oluşturmaya başlamak için ihtiyaç duyduğunuz verileri entegre etmeyi nispeten basit hale getirir. Ancak, bu veriler Excel'e eklenmeden önce, Excel ortamındaki tablo ve hücreleri Word'deki Adres Mektup Birleştirme işleminin belirli çerçevesiyle eşleşecek şekilde biçimlendirmeniz gerekir.

Başlamak için, Word'den içe aktarılacak verileri yansıtacak sütun başlıkları oluşturun ve etiketleyin. Bunlar aşağıdaki etiketleri (veya benzerlerini) içerecektir:

• İlk adı
• Soyadı
• Adres
• Şehir

Bu etiketlerin, halihazırda kullanılmakta olan 1'den 4'e kadar olan temel sütunların yerini alacağını unutmayın. Bu veri noktalarının her biri için ayrı bir sütun kullanmanız gerektiğini de belirtmek önemlidir. Bunun yapılmaması, sürecin sonraki bir aşamasında bazı organizasyonel sorunlara neden olabilir.

Hazırlığın bu aşamasında, çalışma alanınızda boş satır ve sütun kalmadığından emin olun. Etiket oluşturma işlemi sırasında bu boş alanlar, biçimlendirmede hatalar oluşturabilir ve tüm etiketlerinizin oluşturulmasını durdurabilir.

Çalışma alanınız uygun şekilde biçimlendirildikten sonra, süreçteki bir sonraki adım, kullanacağınız adres listesini bulmaktır. Bunu, listenin adını açıkça tanımlayarak yapabilirsiniz. Bunu yapmak için, başlık içeren tüm hücreleri dahil ettiğinizden emin olarak, kullanacağınız adres listesinin tamamını seçin. Bunu yaptıktan sonra, açın formüller sekmesini bulun Tanımlı İsimler grubu seçin ve Adı tanımla seçenek.

Bu yapıldıktan sonra, adres listesi için özel bir ad yazın. Bu özel isim sizin takdirinize bırakılmıştır. Birden fazla adres listesi yönetiyorsanız, listedeki belirli adlarla ve amaçlanan işleviyle ilgili bir şey seçin. bastıktan sonra tamam, listenin yeni adı buna eklenir.

Excel'den etiket yazdırmadan önce, tüm adres bilgilerinin başarıyla birleştirildiğinden emin olun. Bunu yapmak için, Microsoft Word'deki sonraki adım dizisini tamamlayın. Boş bir belge açın ve Postalar sekme. Bul Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat grubu seçin ve Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat sekme.

Görüntülenen açılır menüde, Etiketler düğmesine basın ve kendi kurulumunuza uyacak şekilde mevcut çeşitli etiket seçeneklerini yapılandırın. Örneğin, kullanacağınız belirli yazıcı türünü seçebilir ve bir etiket satıcısı ve ürün numarası belirleyebilirsiniz. Bu bilgiler, bir şirketle işbirliği yapıyorsanız özellikle yararlı olabilir. sizin için uygun yazdırma çerçevesini hızlı bir şekilde oluşturmak için bu verileri kullanabilen üçüncü taraf belgeler.

Bu adımın önemli bir unsuru, etiket sayfaları için uygun boyutların seçilmesidir. İçinde Ürün numarası kutusunu seçin Detaylar seçeneğini belirleyin ve listelenen boyutların etiketlerinize ve etiket sayfalarınıza uygun olduğundan emin olun. Aksi takdirde, işleme devam etmeden önce bu bilgileri düzeltin. Bunu yapmamak, son etiketlerinizin yanlış yazdırılmasına neden olabilir.

Kendi boyutlarınızı girer ve kaydederseniz, belirli etiket parametreleri, Diğer/Özel Bu penceredeki kategori. Artık uygun etiket parametrelerini seçtiğinize göre, tamam Seçimlerinizi onaylamak için Microsoft Word, tanımladığınız düzeni oluşturan yeni bir tabloyu otomatik olarak oluşturmalıdır.

Artık hem Word'de hem de Excel'de uygun çerçeveler kurulduğuna göre, Birleştirmeye başlamanın tam zamanı. Bunun için öncelikle etiketleriniz ile önceki adımlarda oluşturduğunuz ve isimlendirdiğiniz adres listesi arasında bir bağlantı kuruyorsunuz. Word'de seçin Seçenekler itibaren Dosya menüsünü seçin ve ileri sekme. adlı bölümü bulun Genel ve seçin Dosya biçimi dönüştürmeyi onaylaaçık ve mevcut kutuyu işaretleyin. Ardından, basın tamam devam etmek.

Ardından, Postalar sekmesini açın Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat grubuna tıklayın ve Alıcıları Seçin açılır menüden seçeneği. Son olarak, tıklayın Mevcut Listeyi Kullan sürece devam etmek için.

Birleştirmenin parçası olarak kullanmayı planladığınız belirli listeyi seçtiğiniz bir pencere açılır. Bu noktada, daha önce adlandırdığınız listeyi bulmak için zaman ayırın ve ardından Veri Kaynağını Seçin Kutu. Kullanmakta olduğunuz belirli veri kaynağını onayladığınız bir pencere sunulur. tıkladıktan sonra Hepsini Göster ↓ kutusunu seçin DD ile MS Excel Çalışma Sayfaları seçeneğinde Açık veri kaynağı basmadan önce kutu tamam.

Son bir adım olarak, görünen iletişim kutusundan birleştirmek istediğiniz tüm verileri içeren belirli hücre aralığını ve/veya çalışma sayfasını seçin. Ardından, basın tamam.

Artık adres bilgilerini içeren çalışma sayfası tanımlanıp etiketlerle ilişkilendirildiğine göre, her bir adresin bir etikette nasıl görüneceğini belirleyen özel yer tutucular ekleyin. Bu özel yer tutuculara ayrıca şu adlar da verilir: Adres Mektup Birleştirme Alanları. Her etikette tekrarlanacak herhangi bir metin varsa, bunu manuel olarak da girebilirsiniz.

Bu yer tutucuları yaratmanın arkasındaki sebep önemlidir. Bu özel bilgi, adres listesinden tabloya veri aktarımının koreografisini yapacaktır. Yer tutucular, bilgileri bölümlere ayırarak ve her bir öğeyi bir bütün olarak etiketler çerçevesinde ait olduğu yere yerleştirerek kılavuz görevi görür.

Yer tutucuları oluşturduktan sonra, Word'ün yer tutucunun her bir öğesini listedeki karşılık gelen verilerle doğru şekilde eşlediğinden emin olmak için iki kez kontrol edin. Bu, kullanılarak gerçekleştirilebilir Maç Alanları diyalog kutusu. Burada kullanıcılar, her bir yer tutucunun adres listesinden türetilen verilerle nasıl ilişkilendirileceğini belirleyebilir. Örneğin, eşleştirebilirsiniz İlk adı için yer tutucu İlk adı adres listesinin içindeki sütun, bu verilerin etiket üzerinde uygun konuma yolunu bulmasını sağlayın.

Selamlama veya logo gibi bazı içeriklerin, orijinal olarak adres listesinin bir parçası olmadığı için sizin tarafınızdan manuel olarak eklenmesi gerekeceğini unutmayın. Bu nispeten kolay bir şekilde gerçekleştirilebilir. Etikete kullanmak istediğiniz metni yazmanız veya bir logo veya başka bir medya simgesi olarak eklemek istediğiniz resmi eklemeniz yeterlidir.

Gerçek birleştirmeye başlamadan önce etiketinizin tam istediğiniz gibi tasarlandığından emin olmak için gereken zamanı ayırın. Bu, yanlışlıkla önemli verileri eklemeyi unutursanız veya etiketi yeniden tasarlamak isterseniz, herhangi bir içeriği tekrar gözden geçirmek zorunda kalmamanızı sağlar.

Etiketin görünümünü ve hissini onayladıktan ve yer tutucuların doğruluğunu ve adres listesindeki verilerle ilişkilerini iki kez kontrol ettikten sonra devam edebilirsiniz.

Birleştirmeyi başlatmak için Ev Microsoft Word'de sekmesine basın ve Posta birleştirme buton. Şu anda yalnızca daha büyük adres listesinden belirli kişileri entegre etmeyi planlıyorsanız, onları buradan seçebilirsiniz. Ancak, tüm listeyi entegre etmek istiyorsanız, Geçerli Görünümdeki Tüm Kişiler. Etiket için tasarladığınız tüm yer tutucuları ve alanları kullanmaya hazırsanız, Tüm İletişim Alanları sonraki menüde görünen düğme.

Birleştirme için tamamen yeni bir Word belgesi oluşturmayı tercih ederseniz, bunu Yeni belge buton. Ancak, mevcut belgeyi kullanmayı tercih ederseniz, mevcut belge bu noktada düğmesine basın.

Kullan Posta Etiketleri sekmesi içinde bulundu Belge Türü Bitmiş etikete hangi birleştirme alanlarının ulaşacağına özel olarak karar vermek için menü. Nihai etiketin nasıl görüneceğini belirledikten sonra, Etiketleri Güncelle buton. Veriler nihayet form alanlarına ulaştığında, çevresinde görünür parantezler olabilir. Bu durumda, parantezlere sağ tıklayın ve Alan Kodlarını Değiştir kapatmak için düğmesine basın.

Bu işlem tamamlandığında, etiketlerin son ön izlemesini oluşturmaya ve bunları yazdırmaya hazırsınız. basın Önizleme Sonuçları sekmesini kullanarak kayıtlar arasında gezinin Sonraki Kayıt ve Önceki kayıt oklar. Etiketlerden memnun kaldığınızda, Postalar sekmesi, tıklayın Bitir ve Birleştir içinde Sona ermek grubunu seçin ve ardından Belgeleri Yazdır buton. Basılı belgeleriniz tercih ettiğiniz içeriği veya tasarımı yansıtmıyorsa, Postalar sekmesine gidin ve tüm boyutların ve kağıt boyutlarının mevcut yapılandırmanızla eşleştiğinden emin olun. Olmazlarsa, sorunların ortaya çıkması oldukça olasıdır.

Ardından, bu etiketlerin ileride kullanılmak üzere hazır olduğundan emin olmak için üzerinde çalıştığınız belgeyi kaydedebilirsiniz.