Resim Kredisi: oatawa/iStock/GettyImages
Ara sıra gelen e-postaları kaçırmaktan kaçınmak zordur. Gelen kutuları günlük haber bültenleri, iş e-postaları ve kişisel e-postalarla doldurulur ve biri kaçınılmaz olarak çatlaklardan geçer. Hiçbir kötü niyet olmasa da, e-postanın neden kaçırıldığını açıklamak ve özür dilemek bazı temel stratejiler gerektirir. Herkes ara sıra bir e-postayı kaçırmaya meyilli olduğundan, çoğu alıcı "Geç yanıt için özür dilerim" e-postası gördüklerinde affedicidir.
Bağlamı Düşünün
Bağlam ve riskler cevabınız için kritik öneme sahiptir ve nihayetinde cevabı şekillendirecektir. Sıradan bir e-postayı veya iş yerinde rutin bir duyuruyu kaçırırsanız, basit bir özür yeterlidir. Ancak önemli bir e-postayı kaçırırsanız, sonuçlar ektedir. Cevabınız özür dileyen ve ciddi bir tonda olmalıdır. Potansiyel bir müşteriden gelen bir e-postayı kaçırmak size ve işvereninizin gelirine mal olabilir ve işiniz için kritik olan talimatları veya görevleri içeren bir e-postayı kaçırmak ciddi olumsuz sonuçlar doğurabilir. Bu durumda, yanıtınız "Geç yanıt için özür dilerim" yerine "E-postanızı Kaybettiğiniz İçin Acil Özür" gibi bir şeye dönüşür.
Günün Videosu
Basit tutun
Uzun soluklu özürler çamurludur ve basit bir hatadan ziyade çaresizliği yansıtır. Kritik öneme sahip olmayan e-postalar için, temel bir özrü izleyin ve e-postayı gönderen kişiye, gelen kutunuzdaki e-postayı kaçırdığınızı ve konuşmayı tekrar ziyaret etmek istediğinizi bildirin. Sohbeti bu şekilde yeniden başlatmak, kişiye yanıt vermesi ve normal alışverişinize dönmesi için bir neden verir.
Kısa e-postalar daha okunabilirdir ve alıcının yanıtınızı okuması daha olasıdır. Mümkünse bunu bir paragrafla sınırlayın ve özrü bir soru veya harekete geçirici mesajla sonlandırın. Tartışmayı daha kişisel hale getirmek için bir toplantı veya telefon görüşmesi isteyin. Önemli bir e-postayı kaçırdığınızda, kesinlikle bir yüz yüze görüşme veya telefon görüşmesi isteyin. Şahsen bağlantı kurma fırsatı, özrünüzü daha gerçek kılar ve ilişkiyi yeniden kurabilir veya sorunu çözebilir.
Bir Şablon Kullanın
Etkili bir özür e-postası yazmakta zorlanıyorsanız, kanıtlanmış ve önceden yazılmış bir e-posta kullanın. Şablonları basit bir internet aramasıyla bulmak kolaydır. Bununla birlikte, tam bir kopyala ve yapıştır yaparken dikkatli olun. İdeal olarak, metnin orijinal olduğundan ve durumunuza göre doğru bir şekilde okunduğundan emin olmak için şablonu özelleştirmeli ve kişiselleştirmelisiniz. Şablonlar en iyi şekilde özür e-postanız için bir kılavuz olarak kullanılır, yerine geçmez.
