Sağlanan ücretsiz sitelerden birinden mevcut bir Excel genel muhasebe şablonu indirin. Şablon tüm Excel sürümlerinde çalışmalıdır. Genel muhasebe, muhasebe sisteminizdeki her bir hesabın işlemlerinin bir kaydıdır. Bir defteri kebir ve uygun muhasebe tekniklerinin kullanılması, çift girişli muhasebenin kullanılmasını gerektirdiğinden, girilen her işlem iki hesabı etkiler.
"1"in hemen üzerindeki ve "A"nın solundaki hücreye tıklayın. Bu, genel muhasebe sayfasındaki tüm sayfayı vurgulayacaktır. Sayfayı kopyalamak için "CTRL" ve "C" tuşlarını basılı tutun. Üst menü çubuğundaki "Ekle" düğmesini tıklayın ve "Çalışma Sayfası" düğmesini aşağı kaydırın, ardından tıklayın. Yeni çalışma sayfasındaki "1"in üzerindeki ve "A"nın solundaki sol üst köşedeki hücreye tıklayın ve genel muhasebe şablonunu başka bir sayfaya yapıştırmak için "CTRL" ve "V" tuşlarını basılı tutun. Bu şablonda dokuz farklı hesap için genel muhasebe işlemlerini girebileceğiniz alan vardır.
Size takip edebileceğiniz toplam 45 farklı hesap vererek en az beş özdeş sayfa oluşturun. İlk sayfa çek, tasarruf veya bordro hesapları için olmalıdır; "Banka Hesapları" adını verin. Başlığı, sol alt köşedeki "Sayfa 1" etiketli sekmeye sağ tıklayıp "Yeniden Adlandır" düğmesini seçerek oluşturursunuz. İkinci sayfa "Gelir" hesapları için olmalıdır. Bunlara satış geliri, hizmet geliri ve ödenen ücretlerin iadeleri dahildir.
Üçüncü sayfa "Gider" hesapları için olmalıdır. Bunlara ödenen kiralar, kamu hizmetleri, işçilik ve lisanslar veya vergiler dahildir. Dördüncü sayfa, şirketi kurmak için yapılan ilk yatırım, mal sahibi için alınan çekilişler ve şirkete yapılan herhangi bir yeniden yatırım dahil olmak üzere "Öz Sermaye" hesapları için olmalıdır. Son olarak, beşinci sayfa binalar, araçlar, ekipman ve kredi kartları için krediler de dahil olmak üzere "Yükümlülükler" için olmalıdır.
Dokuzdan fazla hesabı olan alanlar için ek sayfalar oluşturun. Şans eseri kategorilerden birinin dokuzdan fazla hesabı varsa, örneğin "Giderler", bir tane daha oluşturun veya iki sayfa daha ve bunları "Gider 2" ve "Gider 3" olarak yeniden adlandırın. Oluşturduğunuz her hesaba bir sayı. Tipik olarak, tüm banka hesapları 10-- ile başlar, gelir hesapları 20--, gider hesapları 30--, özkaynak hesapları 40-- ve borç hesapları 50-- ile başlar.
Her genel muhasebe girişindeki sütunları not edin. Tarih ve açıklama sütunları açıklayıcıdır. "Post Ref." sütunu, satırdaki işlemden etkilenen diğer hesabın numarasını girmek içindir. Kalan sütunlar "Borç", "Kredi" ve "Bakiye"dir.
Çoğu zaman bir hesaba yapılan borç o hesaba para ekler ve bir kredi hesaptan parayı çeker. Her borç için bir kredi olmalıdır. Bunu düşünmenin başka bir yolu da şudur: Borç, "neye sahip olduğun" ve Kredi, "nereden geldiği"dir.
Örneğin, elektrik faturanız için 400 dolar ödüyorsunuz. Bunun için işletme çekinizden bir çek ile ödeme yaparsınız. Kendinize sorun, ne aldınız? 400$ değerinde elektriğiniz var, bu nedenle Utilities hesabını (#3010) 400$ borçlandırın. Şimdi kendinize sorun, nereden geldi? Çek hesabınızdan geldi, bu nedenle banka hesabına (#1010) 400$ yatırın.
Kamu hizmetleri hesabında Post Ref için #1010 ve banka hesabında hesap numarası için #3010 girin.
