Dijital bir dosya yönetim sistemine sahip olmak, güçlü iş avantajlarına sahiptir.
İşletmeniz dijital dağıtım çağına girerken, kağıt dosyalama sisteminden dijital dosya yönetim sistemine geçiş yapıp yapmamaya karar vermeniz gerekecek. Tamamen bilgisayarlı bir dosyalama sistemine geçiş yapmak göz korkutucu görünse de, dijital bir dosyalama sistemine sahip olmanın kesin avantajları, birçok kişiyi geçiş yapmaya yönlendirdi.
Azaltılmış Maliyet
Belgeleri saklamak için mülk kiralamanın maliyeti nedeniyle, dijital dosyalama, uygulandığı anda kendini ödemeye başlar. Fiziki bir evrak işi olmadığı için, evrakları işleme ve ileri geri aktarma maliyetleri büyük ölçüde azalır. Bu aynı zamanda kağıt olarak saklanması gereken belgelerin daha küçük ve daha ucuz yerlerde dosyalanmasına da olanak tanır.
Günün Videosu
Yeşile Dönmek
İşletmenizin karbon ayak izini azaltmak, günümüzün yeşil fikirli tüketici tabanına ulaşmada önemli bir faktör olabilir. Şirket imajını büyük ölçüde iyileştirebilir, vergi avantajları sağlayabilir ve malzeme maliyetlerini azaltabilir. Dijital bir dosyalama sistemi, bir iş için tüm zemini olumlu bir şekilde değiştirebilir ve "daha yeşil" bir sisteme geçiş, geniş reklam fırsatları sağlayabilir.
Daha Sorunsuz İş Akışı
Fiziksel olarak dosyalanan ve saklanan belgelerin basılı kopyalarının alınması, insan hatasına, güvenlik sorunlarına ve fiziksel kayıplara açık uzun bir süreç olabilir. Dijital bir sistemde durum böyle değildir. Dakikalar içinde, ihtiyacı olan kişinin masasında bir belgeye erişilebilir. Bu, daha kısa bir çalışma süresi ile sonuçlanır, daha hızlı ilerleme ve proje geliştirmek için daha fazla zaman sağlar.
Yüksek Güvenlik
Geleneksel bir kağıt dosyalama sistemi, erişimi olan herkes tarafından açılıp bakılabilirken, dijital dosyalama sistemi, belgeleri tutabilen farklı koruma seviyeleri sağlayabilir gizli. Parolalar, farklı kullanıcılar için belirlenmiş klasörler, veri şifreleme ve bir Kimin hangi dosyalara ne zaman eriştiğinin kaydı, bir dosya yönetim sistemi belgelerinizi çok daha güvenli tutabilir.
Güvenilir Arşivleme
Kağıt belgeler ve dosyalar aşırı kullanım, yangın hasarı, sel hasarı ve diğer doğal afetler nedeniyle yok edilebilir. Veriler dünyanın herhangi bir yerindeki sunucularda depolanabildiğinden, olası mülk hasarları üzerinde endişelenmenize gerek kalmadan iş belgelerinizi güvenle arşivleyebilirsiniz. Ayrılabilir sabit diskler, USB bellekler ve CD'ler gibi şeyler kullanarak da arşivlenmiş verilerinizi taşınabilir hale getirebilirsiniz.
