Evrakları tek tip bir sistemde tutmak, dağınık olmayacağı anlamına gelir.
Dosyalama sistemi, depolama için evrak ve belgeleri düzenleme yöntemidir. Elektronik bir sistem verileri bir bilgisayarda tutarken, belgelerin basılı kopyalarını içeren bir dolap veya kutu tutulur. Bu veriler e-postalar veya taranmış evraklar olabilir. Sistem kurulduktan sonra, düzenli olarak eklenen güncel bilgilerle düzenli kalması için bakımının yapılması önemlidir. Sistemi korumak için her iki sistemi de kullanmak için bir prosedür oluşturmanız gerekir.
Basılı Kopya Dosyalama
Aşama 1
Her klasörü, dosyayı ve çekmeceyi veya kutuyu etiketleyin. Başlık, belgelerin konusunu ve evrakın başladığı tarihi içermelidir. Örneğin, "Haziran 2010 - mevcut" veya "İnsan Kaynakları Klasörü Şubat 2008".
Günün Videosu
Adım 2
Kaydedilecek yeni bir evrak kategoriniz olduğunda veya eski klasörler, dosyalar ve çekmeceler dolduğunda yeni klasörler, dosyalar ve çekmeceler veya kutular oluşturun. Yıllar veya aylar arasında ayrım yapmak için renk kodlamasını kullanın.
Aşama 3
En alakalı klasöre veya çekmeceye yeni belgeler ekleyin. Belgeleri rastgele klasörlere koymak, bilgi yanlış yerde aranacağından dosyalama sistemini bozar. Sistem belgeleri alfabetik olarak sıralıyorsa, başka bir formata geçmek yerine bu işlemi kullanmaya devam edin.
4. Adım
Eski, gereksiz belgeleri yıllık olarak kaldırın. Dosyalara eklemeye devam ettikçe, bazı bilgiler alakasız ve güncelliğini yitirecek. Parçalayın ve fazladan depolama alanı boşaltın.
Elektronik Dosyalama
Aşama 1
Bilgisayarınızda klasörler veya dizinler oluşturun. Düzensiz hale gelmemesi için verileri düzenli olarak konsolide edin. Birkaç ağ sürücüsüne veya benzer bilgileri içeren birden çok klasöre sahip olmak, verileri düzenlemenin etkili bir yolu değildir.
Adım 2
Verileri düzenli olarak yedekleyin. Bunu yapmak için DVD'ler, bir USB sürücü, harici bir sabit sürücü veya harici bir şirket kullanın. Bu, verileri kaybolmaya karşı korur.
Aşama 3
Her dosyayı kilitleyerek, yetki verilmiş kullanıcılara erişim vererek veya bir dosyayı açarken bir parola ekleyerek verileri güvenli hale getirin. Bu, verilerin kötüye kullanılmasını, dolandırıcılığı veya yetkisiz erişimi önler. Ayrıca, yalnızca sistemin nasıl çalıştığını bilen kişilerin onu kullandığından emin olabilirsiniz.
4. Adım
Elektronik dosyalama sistemini kullanmak için bir prosedür yazın. Her kullanıcının sistemi aynı şekilde çalıştırması için, verilerin nasıl bulunacağına, referans gösterileceğine, sınıflandırılacağına ve arşivleneceğine ilişkin adım adım talimatları ekleyin. Kullanıcılar arasında karışıklığı önlemek için sistemi hassaslaştırırsanız güncel tutun.
Adım 5
Dosyalama sistemini iki yılda bir gözden geçirin. İyi çalışıp çalışmadığını kontrol edin -- bu, dosyalamanın ne kadar etkili olduğu, veri bulmanın ne kadar kolay olduğu ve ne kadar düzenli olduğu ile tanımlanabilir. Ayrıca istenmeyen dosyaları silin ve elektronik dağınıklığı en aza indirin.
İhtiyacınız Olan Şeyler
Dosya dolabı veya kutusu
klasörler
Boş etiketler
Kalemler veya işaretleyiciler
Bilgisayar
Uç
Her dosyalama sisteminin nasıl çalıştığını açıklamak için bir grup eğitim günü düzenleyin, böylece günlük olarak yönetilebilir ve korunabilir.
Dosyalama sisteminin daha kullanıcı dostu veya daha iyi organize olması için nasıl geliştirileceği konusunda geri bildirim isteyin.
