Çok uzun bir süredir Microsoft Word, yazdırılabilir etiket sayfaları ve mektuplar gibi yaygın belgeler için şablonlar içeriyor. Çeşitli satıcılar için etiket düzenleri ile Word, belirli bir etikete tek bir girdi yazdırabilir veya bir kerede tüm bir etiket sayfası üretebilir.
Outlook adres defterinizde veya bir Excel elektronik tablosunda veya Access veritabanında bir kişi listeniz varsa, Adres Mektup Birleştirme otomatik olarak bir dizi etiket oluşturmak için bilgileri alabilir. Alternatif olarak, Adres Mektup Birleştirme sırasında doğrudan Word'de kendi posta listenizi oluşturabilirsiniz. Microsoft'un Adres Mektup Birleştirme sihirli değildir, ancak neredeyse o kadar hızlı çalışabilir.
Günün Videosu
Açıkça, Adres Mektup Birleştirme, postalama evleri ve toplu postalama yapan büyük şirketler için tonlarca fayda içerir. Ama sıradan insanlar için bile çok kullanışlı. Artık her zarfı elle adreslemeniz gerekmiyorsa, aileniz her Aralık ayında güzel (kağıt tabanlı) tatil kartları gönderme ruhuna geri dönebilir. Yerel PTA'yı veya bir İzci birliğini yönetmeye yardım ederseniz, Adres Mektup Birleştirme el ilanları göndermek için çok kullanışlı olabilir.
Adres Mektup Birleştirme Nasıl Çalışır?
Adres mektup birleştirmeye dahil olan üç belge vardır. Etiketler söz konusu olduğunda, ana belge, bir şirket logosu veya bunları dahil etmek isterseniz nakliye etiketleri üzerindeki iade adresiniz de dahil olmak üzere düzeni ayarlamak için kullandığınız belgedir. Etiketlere yazdırılacak adresleri içeren posta listeniz veri kaynağıdır. Bu iki belge bir araya geldiğinde adres etiketlerini oluşturur. İşte bir diyagram:
Beklenmeyen bazı "kaçırmalar" var.
Örneğin, bir veri kaynağı olarak Excel, Outlook veya Access kullanıyorsanız, hemen belli olmayabilecek belirli kurallara uymanız gerekir. Örneğin, bir Excel elektronik tablosu kullanırken, sıfırları kaybetmemeniz için Posta Kodları veya posta kodları sütununun metin olarak biçimlendirildiğinden emin olmanız gerekir.
Ayrıca, Outlook'u varsayılan e-posta programınız yapmadığınız sürece Outlook kişilerinizi veri kaynağınız olarak kullanamazsınız.
Özellikle Word konusunda deneyimliyseniz ancak Microsoft'un diğer ofis üretkenlik araçları hakkında derinlemesine bilgi sahibi değilseniz, veri kaynağınız olarak Word'ü kullanmak daha kolay olabilir.
Daha fazla zaman alan Adım Adım Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı rutinini uygulamadan Word'ün çoğu sürümünde, tümü Word'de olmak üzere, temel posta etiketlerini nasıl hızlı bir şekilde oluşturabileceğiniz ve yazdırabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır.
Aşama 1. Etiketler için ana belgeyi hazırlayın
Word'de Dosya menüsüne gidin. Yeni Belge'yi ve ardından Boş Belge'yi seçin.
Posta Gönderimleri sekmesinde, Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat grubuna gidin ve Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat, Etiketler'i seçin. Etiket Seçenekleri iletişim kutusunda, sürekli besleme mi yoksa yaprak beslemeli yazıcı mı kullanmayı planladığınızı işaretleyin.
Resim Kredisi: Jacqueline Emigh/Techwalla
Ardından Etiket Bilgileri altında, etiket satıcınızı ve kullanacağınız etiket paketine karşılık gelen ürün numarasını seçin. Tamam tuşuna basın.
Adım 2. Word'de posta listesini ayarlayın
Alıcıları Seç'e gidin ve Yeni Liste Yaz'ı seçin.
Görüntülenen Yeni Adres Listesi iletişim kutusunda, posta listenizin her bir üyesi için bilgileri uygun şekilde her sütuna yazın. (Bunu aşağıda kısa bir kurgusal karakter listesiyle yaptık.)
Resim Kredisi: Jacqueline Emigh, Techwalla
Tabloda bir sütundan diğerine geçmek veya sonraki satıra ilerlemek için Sekme tuşunu kullanın. Tabloda yeni bir satır oluşturmak için Yeni Giriş'i seçin veya ALT+N tuşlarına basın.
Sütunları Özelleştir adlı kullanımı kolay bir özellik, posta etiketlerinize ekleyeceğiniz bilgiler konusunda size çok fazla esneklik sağlar. Aşağıda belirtildiği gibi Başlık veya Adres Satırı 2 gibi sütunları kaldırabilirsiniz. Adres etiketlerinde genellikle gerekli olmadığından, telefon numaralarını ve e-posta adreslerini de kaldırabilirsiniz.
Resim Kredisi: Jacqueline Emigh, Techwalla
Ayrıca Sütunları Özelleştir'de yeni sütunlar ekleyebilir, mevcut sütunları yeniden adlandırabilir veya listedeki sütunların sırasını değiştirebilirsiniz. Sütunlarda istediğiniz tüm değişiklikleri yaptıktan sonra Tamam'ı seçin.
İstediğiniz tüm kişileri listenize eklemeyi tamamladığınızda Tamam'ı tıklayın.
Adres Listesini Kaydet iletişim kutusunda, yeni dosyanıza bir ad verin ve ardından Kaydet'i seçin.
Tüm adresleri posta listenize ekledikten sonra, sonunda şuna benzeyen bir Adres Mektup Birleştirme Alıcıları listesi elde edeceksiniz:
Resim Kredisi: Jacqueline Emigh, Techwalla
Adım 4. Adresleri etiketlerinize ekleyin
Word, etiketlerinizin nasıl tasarlanmasını istediğinizi bilmek zorunda değildir. Bir sonraki adımda, adreslerin etiketlerde nerede görüneceğini belirlemek için Adres Bloğu'na gidin.
Adres bloğunu seçtikten sonra Tamam'a tıklayın. Word, adres bloğunu sayfadaki ilk adres etiketine ekler. Bundan sonra, adres defterini sayfa boyunca tüm etiketlerde çoğaltmak için Tüm etiketleri güncelle'yi seçin.
Adım 5. Etiketlerinizi önizleyin ve yazdırın
Sonuçları Önizleme sayfasında, sayfadaki tüm adreslerin bir önizlemesini görmelisiniz.
Her şey yolunda görünüyorsa, etiketlerinizi yazdırmak için Bitir ve Birleştir'e gidin. Herhangi bir sorunla karşılaştıysanız veya daha şık görünen etiketler istediğinize karar verdiyseniz, Dosya menüsüne dönün ve yeni bir Boş Belge başlatın.
Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat grubuna geri dönün, bu sefer sihirbazı seçin - Adres Mektup Birleştirme'deki, elbette, Dorothy'nin Oz Ülkesi'ndeki değil.
