Microsoft Word มีคุณลักษณะ Mail Merge ที่เชื่อมโยงเอกสาร Word กับข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในไฟล์ข้อมูล เรียกว่าแหล่งข้อมูล แหล่งข้อมูลสามารถเป็นฐานข้อมูลได้ ก่อนการผสาน คุณสามารถสร้างและจัดการฐานข้อมูลภายใน Word ได้ ฐานข้อมูลจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ฐานข้อมูล Access ภายใน Word
เคล็ดลับ
คุณจะไม่ดำเนินการจดหมายเวียนจริง ๆ อย่างไรก็ตาม คุณต้องเลือกชนิดของเอกสารจดหมายเวียนที่คุณทำก่อนที่จะสร้างฐานข้อมูล
เค้าโครงเอกสารหลัก
เปิดเอกสาร Word เปล่า
วิดีโอประจำวันนี้
บน การส่งจดหมาย แทป คลิก เริ่มการรวมจดหมาย และเลือก ไดเรกทอรี NS ไดเรกทอรี ชนิดเอกสารบอกให้ Word สร้างรายการและใช้เขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูล เช่น ฐานข้อมูล
ปรับแต่งช่องฐานข้อมูล
คลิก เลือกผู้รับ และเลือก พิมพ์รายการใหม่ เพื่อเปิด รายการที่อยู่ใหม่ กล่องโต้ตอบ ใช้เพื่อปรับแต่งฟิลด์ที่จะใช้ในฐานข้อมูล คลิก ปรับแต่งคอลัมน์ ดิ ปรับแต่งรายการที่อยู่ กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น
- หากต้องการลบชื่อช่อง ให้เลือกชื่อช่อง คลิก ลบ และคลิก ใช่ เพื่อลบชื่อฟิลด์
- แก้ไขชื่อฟิลด์ เลือกชื่อฟิลด์ คลิก เปลี่ยนชื่อ, ที่ เปลี่ยนชื่อสนาม กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น เปลี่ยนชื่อฟิลด์แล้วคลิก ตกลง.
- หากต้องการเพิ่มชื่อฟิลด์เพิ่มเติม ให้คลิก เพิ่ม, ที่ เพิ่มฟิลด์ กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ให้พิมพ์ชื่อฟิลด์ใหม่แล้วคลิก ตกลง.
- หากต้องการเปลี่ยนลำดับของชื่อช่อง ให้ไฮไลต์ชื่อช่องแล้วคลิก ขยับขึ้น หรือ ย้ายลง.
คลิก ตกลง เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ดิ รายการที่อยู่ใหม่ กล่องโต้ตอบจะแสดงชื่อฟิลด์ที่กำหนดเองในตาราง
ป้อนข้อมูลฐานข้อมูล
พิมพ์ข้อมูลลงในแต่ละช่อง ใช้แป้น Tab เพื่อย้ายจากฟิลด์หนึ่งไปยังอีกฟิลด์หนึ่ง คลิก รายการใหม่ เพื่อย้ายไปยังระเบียนถัดไปในฐานข้อมูล หลังจากพิมพ์บันทึกล่าสุดอย่าคลิก รายการใหม่ เพื่อย้ายไปยังบันทึกใหม่
ตรวจสอบผ่านบันทึกและทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ
- หากต้องการแก้ไขเรกคอร์ด ให้ไฮไลต์ข้อมูลแล้วพิมพ์การเปลี่ยนแปลง
- หากต้องการค้นหาบันทึก ให้คลิก หา, ที่ ค้นหารายการ กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ป้อนคำค้นหา แล้วคลิก ค้นหาต่อไป.
- หากต้องการลบระเบียน ให้คลิกสี่เหลี่ยมที่อยู่ทางด้านซ้ายของช่องแรก คลิก ลบรายการ และคลิก ใช่ เพื่อลบบันทึก
คลิก ตกลง เมื่อทำเสร็จแล้ว.
บันทึกฐานข้อมูลและเอกสารหลัก
ดิ บันทึกรายการที่อยู่ กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ฐานข้อมูล พิมพ์ชื่อไฟล์แล้วคลิก บันทึก.
เคล็ดลับ
พิมพ์เฉพาะชื่อไฟล์และ Word จะเพิ่มนามสกุล .mdb บันทึกไฟล์เป็นไฟล์ฐานข้อมูล Microsoft Access
บันทึกเอกสารหลักซึ่งเป็นไดเร็กทอรีว่างที่เชื่อมโยงกับฐานข้อมูล ในกรณีที่คุณตัดสินใจที่จะดำเนินการจดหมายเวียนในภายหลัง ปิดเอกสารหลัก และ ออกจาก Word.
ดูฐานข้อมูล
ไปที่ไฟล์ฐานข้อมูล Access แล้วเปิดขึ้น Microsoft Access จะเปิดขึ้น คลิก Office_Address_List ภายใต้ โต๊ะ ส่วนหัวและตารางฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นใน Word จะแสดงขึ้น
กลับไปที่ฐานข้อมูลและแก้ไขข้อมูล
เปิดเอกสารหลัก ใน Word ดิ ไมโครซอฟ เวิร์ด กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น คลิก ใช่ เพื่อให้เอกสารหลักสามารถดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลได้ บน การส่งจดหมาย แทป คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ ดิ จดหมายเวียนผู้รับ กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น ภายใต้หัวข้อแหล่งข้อมูล เลือกชื่อไฟล์ฐานข้อมูล คลิก แก้ไข และ แก้ไขแหล่งข้อมูล กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น แก้ไขข้อมูล เสร็จแล้วคลิก ตกลง และคลิก ใช่ เพื่ออัพเดทฐานข้อมูล ใน จดหมายเวียนผู้รับ กล่องโต้ตอบ คุณสามารถปรับแต่งข้อมูลฐานข้อมูลโดยใช้ เรียงลำดับ, กรอง, ค้นหารายการที่ซ้ำกัน, หาผู้รับ และ ตรวจสอบที่อยู่ ตัวเลือก.
คลิก ตกลง เมื่อทำเสร็จแล้ว. ปิดเอกสารหลัก. คลิก บันทึก. ออกจาก Word.
เคล็ดลับ
คุณสามารถดำเนินการจดหมายเวียนของไดเรกทอรีใน Word โดยใช้ฐานข้อมูลและเอกสารหลักที่สร้างขึ้น
