เพิ่มชื่อที่ด้านบนของสเปรดชีต นี้จะช่วยให้คุณจำได้ว่าข้อมูลใดอยู่ในสมุดที่อยู่โดยเฉพาะ คุณอาจต้องตั้งค่าสมุดที่อยู่ที่แตกต่างกันเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น เล่มหนึ่งสำหรับสมาชิกชมรมหนังสือและอีกเล่มสำหรับสมาชิกในครอบครัว การมีชื่อที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณจัดระเบียบทุกอย่างได้ ทำให้หัวเรื่องเป็นตัวหนาและเพิ่มขนาดฟอนต์โดยใช้เครื่องมือบนแถบเครื่องมือด้านบน
ข้ามสองสามบรรทัดหลังชื่อเรื่องและป้อนส่วนหัวของคอลัมน์ในสมุดที่อยู่ หัวข้อคอลัมน์ต่อไปนี้จะมีประโยชน์มาก: ชื่อ ที่อยู่ เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์ หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขแฟกซ์ และที่อยู่อีเมล พิมพ์ส่วนหัวเหล่านี้ลงในคอลัมน์ A ถึง H ตามลำดับ เป็นสิ่งสำคัญมากที่แต่ละรายการจะถูกป้อนลงในคอลัมน์ที่แยกจากกัน
จัดกึ่งกลางและทำให้ส่วนหัวของคอลัมน์เป็นตัวหนา ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกหมายเลขแถวทางด้านซ้ายของแถวของส่วนหัว การดำเนินการนี้จะเน้นหรือเลือกทั้งแถว จากนั้นใช้เครื่องมือตัวหนาและอยู่ตรงกลางบนแถบเครื่องมือด้านบน
ป้อนข้อมูลการติดต่อในแต่ละคอลัมน์ ควรป้อนข้อมูลสำหรับผู้ติดต่อแต่ละรายในแถวที่แยกจากกัน ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ติดต่อที่คุณมี การดำเนินการนี้อาจใช้เวลาสักครู่ แต่จำไว้ว่าคุณจะต้องทำเพียงครั้งเดียวเท่านั้น ในอนาคต คุณจะต้องเพิ่มผู้ติดต่อใหม่และอัปเดตข้อมูล ถ้าคุณไม่มีข้อมูลบางรายการสำหรับผู้ติดต่อบางราย ให้ปล่อยเซลล์ว่างไว้ อย่าลืมใช้อักษรย่อของรัฐสองตัวอักษรที่ที่ทำการไปรษณีย์กำหนด
จัดรูปแบบข้อความในคอลัมน์รหัสไปรษณีย์เพื่อให้รหัสไปรษณีย์ทั้งหมดเหมือนกัน เน้นข้อความทั้งหมดในคอลัมน์ ยกเว้นส่วนหัวของคอลัมน์ คลิกขวาที่เซลล์ที่ไฮไลต์แล้วเลือก "จัดรูปแบบเซลล์" คลิกที่แท็บ "หมายเลข" จากนั้นคลิกที่ "พิเศษ" ในกล่อง "หมวดหมู่" คลิกที่ "รหัสไปรษณีย์" หรือ "รหัสไปรษณีย์+4" ในช่อง "ประเภท" คลิก "ตกลง" ซึ่งจะทำให้รหัสไปรษณีย์ทั้งหมดมีลักษณะเหมือนกัน
จัดรูปแบบข้อความในคอลัมน์หมายเลขโทรศัพท์เพื่อให้หมายเลขโทรศัพท์ทั้งหมดในคอลัมน์เหมือนกัน เน้นข้อความในคอลัมน์หมายเลขโทรศัพท์ ยกเว้นส่วนหัวของคอลัมน์ คลิกขวาที่มันแล้วเลือก "จัดรูปแบบเซลล์" ในแท็บ "หมายเลข" เลือก "พิเศษ" จากช่อง "หมวดหมู่" คลิกที่ "หมายเลขโทรศัพท์" ในกล่อง "ประเภท" คลิก "ตกลง"
