เครดิตรูปภาพ: รูปภาพ Thinkstock / รูปภาพ Comstock / Getty
ไม่จำเป็นต้องสร้างรายงานแยกต่างหากสำหรับแต่ละตารางหรือคิวรีของ Microsoft Access เนื่องจาก Access มีเครื่องมือการรายงานที่มีประสิทธิภาพ ใน Access รายงานหลักจะเรียกว่ารายงานหลัก รายงานภายในรายงานหลักเรียกว่ารายงานย่อย รายงานใดๆ สามารถใช้เป็นรายงานย่อยได้ คุณจะเพิ่มประสิทธิภาพและเพิ่มความเข้าใจโดยการรวมรายงานที่มีเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง ประหยัดเงินและกระดาษโดยรวมรายงานสั้น ๆ สองฉบับขึ้นไปในรายงานเดียว
การใช้รายงานที่มีอยู่
ขั้นตอนที่ 1
เปิดการเข้าถึง คลิกปุ่ม "สำนักงาน" เลือก "เปิด" เลือกไฟล์ฐานข้อมูล คลิกปุ่ม "เปิด"
วิดีโอประจำวันนี้
ขั้นตอนที่ 2
เลือก "รายงาน" จากช่องแบบเลื่อนลง "บานหน้าต่างนำทาง"
ขั้นตอนที่ 3
คลิกขวาที่รายงานหลัก เลือก "มุมมองการออกแบบ" จากเมนู
ขั้นตอนที่ 4
เลือก "ออกแบบ" ในแถบเมนู เลือก "ฟอร์มย่อย/รายงานย่อย" จากส่วน "การควบคุม" ของแถบเครื่องมือ คลิกพื้นที่ที่ต้องการสำหรับรายงานย่อยในรายงานหลัก
ขั้นตอนที่ 5
เลือกเพื่อ "ใช้รายงานหรือแบบฟอร์มที่มีอยู่" ในหน้าต่าง "ตัวช่วยสร้างรายงานย่อย" เลือกรายงานที่จะใช้เป็นรายงานย่อยจากบานหน้าต่างด้านล่าง คลิกปุ่ม "ถัดไป"
ขั้นตอนที่ 6
คลิกตัวควบคุมวิทยุข้าง "เลือกจากรายการ" หรือ "กำหนดของฉันเอง" เลือกฟิลด์ที่เชื่อมโยงรายงานหลักของคุณกับฟอร์มย่อย คลิกปุ่ม "ถัดไป"
ขั้นตอนที่ 7
ตั้งชื่อรายงานย่อย คลิกปุ่ม "เสร็จสิ้น"
การใช้รายงานใหม่
ขั้นตอนที่ 1
เปิดการเข้าถึง คลิกปุ่ม "สำนักงาน" เลือก "เปิด" เลือกไฟล์ฐานข้อมูล คลิกปุ่ม "เปิด"
ขั้นตอนที่ 2
เลือก "สร้าง" จากแถบเมนูเพื่อออกแบบรายงาน เลือก "ตัวช่วยสร้างรายงาน" จากส่วน "รายงาน" ของริบบิ้น
ขั้นตอนที่ 3
เลือกตารางหรือคิวรีที่จะใช้สำหรับรายงานจากช่องแบบเลื่อนลง "ตาราง/คิวรี" เน้นฟิลด์ที่จะรวมไว้ในรายงานของคุณจากรายการ "ฟิลด์ที่พร้อมใช้งาน" คลิกปุ่มลูกศรเพื่อย้ายไปยังบานหน้าต่าง "ฟิลด์ที่เลือก" คลิกปุ่ม "ถัดไป"
ขั้นตอนที่ 4
เน้นฟิลด์และคลิกปุ่มลูกศรเพื่อเพิ่มระดับการจัดกลุ่ม (ไม่บังคับ) คลิกปุ่ม "ถัดไป"
ขั้นตอนที่ 5
เลือกฟิลด์และลำดับการจัดเรียง (ไม่บังคับ) คลิกปุ่ม "ถัดไป"
ขั้นตอนที่ 6
คลิก "Stepped" "Block" หรือ "Outline" ใต้ "Layout" เลือก "แนวตั้ง" หรือ "แนวนอน" ใต้ "การวางแนว" คลิกปุ่ม "ถัดไป"
ขั้นตอนที่ 7
เลือกสไตล์สำหรับรายงานของคุณจากรายการ คลิกปุ่ม "ถัดไป" ปิดรายงาน
ขั้นตอนที่ 8
พิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับรายงานของคุณในพื้นที่ใต้ "คุณต้องการชื่ออะไรสำหรับรายงานของคุณ" คลิกปุ่ม "เสร็จสิ้น"
ขั้นตอนที่ 9
ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 ถึง 7 ในส่วนนี้เพื่อสร้างรายงานย่อย
ขั้นตอนที่ 10
ทำตามขั้นตอนที่ 2 ถึง 7 ในส่วน "การใช้รายงานที่มีอยู่" เพื่อรวมรายงานการเข้าถึงทั้งสองฉบับ
เคล็ดลับ
ใช้รูปแบบแบบอักษรเดียวกันในรายงานและรายงานย่อยเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น
คำเตือน
หากคุณเปลี่ยนรายงานที่กำลังใช้เป็นรายงานย่อย การเปลี่ยนแปลงจะแสดงในรายงานหลัก
