วิธีบีบอัดไฟล์ก่อนส่งทางอีเมล

เมื่อคุณถ่ายโอนไฟล์ขนาดใหญ่ในข้อความอีเมล คุณมีความเสี่ยงที่จะเกินขีดจำกัดของขนาดไฟล์แนบ ซึ่งทำให้การส่งล้มเหลว การบีบอัดไฟล์จะลดขนาดลง ทำให้ง่ายต่อการส่งโดยไม่ถึงขีดจำกัดเหล่านี้ ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการบีบอัดคือไฟล์มัลติมีเดียขนาดใหญ่ เช่น วิดีโอ รูปภาพ และไฟล์เสียง เนื่องจากไฟล์เหล่านี้มักจะเกินขีดจำกัดของขนาด โดยเฉพาะวิดีโอ

โดยทั่วไปจะใช้รูปแบบการบีบอัดหลายรูปแบบ และการเลือกรูปแบบที่เหมาะสมจะขึ้นอยู่กับปัจจัยที่แตกต่างกันสองสามประการ การบีบอัด ZIP ได้รับการสนับสนุนมากที่สุดและเป็นสากลมากกว่ารูปแบบอื่น แต่มีการบีบอัดน้อยกว่ารูปแบบเช่น RAR และ 7Z อย่างไรก็ตาม รูปแบบเหล่านี้ต้องการโปรแกรมพิเศษเพื่อขยายขนาดไฟล์ รูปแบบที่ผู้รับไฟล์ของคุณสามารถคลายการบีบอัดได้มีส่วนสำคัญในการตัดสินใจของคุณ ในกรณีส่วนใหญ่ วิธีนี้จะทำให้ ZIP เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด เนื่องจากการบีบอัด ZIP ถูกรวมเข้ากับ Windows ทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้ปลั๊กอินหรือดาวน์โหลดเพิ่มเติม

ขั้นตอนการบีบอัดไฟล์ที่แน่นอนจะแตกต่างกันไปตามโปรแกรมที่คุณใช้ หากต้องการใช้การบีบอัด ZIP ในตัวของ Windows ใน Windows 7 ให้คลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ วางเมาส์เหนือ "ส่งไปที่" จากนั้นเลือก "โฟลเดอร์บีบอัด (บีบอัด)" จากเมนูที่ขยายลงมา สำหรับ Windows 8 ให้เลือกไฟล์แล้วคลิก "แชร์" ตามด้วย "Zip" ในโปรแกรมอื่นๆ คุณมักจะสร้างไฟล์เก็บถาวร เพิ่มไฟล์ลงไป แล้วสั่งให้โปรแกรมบีบอัด สำหรับคำแนะนำเฉพาะ ให้ดูเอกสารประกอบของโปรแกรมเก็บถาวรของคุณ

ไฟล์บีบอัดที่คุณต้องการมีขนาดเล็กเพียงใดนั้นขึ้นอยู่กับบริการอีเมลที่คุณใช้ส่ง ข้อจำกัดแตกต่างกันไปในแต่ละผู้ให้บริการ ดังนั้น คุณจะต้องตรวจสอบกับผู้ให้บริการเฉพาะของคุณสำหรับรายละเอียดที่แน่นอน ตัวเลือกยอดนิยม เช่น Gmail และ Yahoo จะจำกัดให้คุณอยู่ที่ 25MB ต่ออีเมล ในขณะที่ Outlook.com จะจำกัดให้คุณอยู่ที่ 10MB ต่ออีเมล โปรแกรมรับส่งเมลมักจะคล้ายกัน โดย Microsoft Outlook จะจำกัดคุณไว้ที่ 20MB ต่อไฟล์แนบ, Windows Live mail จำกัดคุณไว้ที่ 10GB ต่ออีเมล และไม่เกิน 50MB ต่อไฟล์ และ Mozilla Thunderbird เสนอขนาดไม่จำกัด

ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เป็นทางเลือกที่ดี หากไฟล์ของคุณยังมีขนาดเกินขีดจำกัด ไม่ว่าคุณจะบีบอัดไฟล์มากแค่ไหน โดยการจัดเก็บไฟล์ที่บีบอัดไว้บนคลาวด์เซิร์ฟเวอร์ เช่น OneDrive, Google Drive หรือ Dropbox แล้วส่งลิงก์ดาวน์โหลดไปที่ ผู้รับ คุณประหยัดเวลาในการแนบไฟล์และส่งไฟล์ขนาดใหญ่ แม้กระทั่งไฟล์ที่ขยายเป็นหลายกิกะไบต์ อาณาเขต. นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่สะดวกกว่าในการแชร์ไฟล์กับหลายคน เนื่องจากต้องอัปโหลดเพียงครั้งเดียว ผู้รับของคุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้ตามสะดวก