เครดิตรูปภาพ: littlehenrabi / iStock / GettyImages
ไฟล์รูปแบบเอกสารแบบพกพา (PDF) สามารถพบได้ทั่วอินเทอร์เน็ต ใช้เพื่อแจกจ่ายทุกอย่างตั้งแต่รายงานของบริษัทไปจนถึงแบบฟอร์มภาษี ง่ายต่อการแสดงและพิมพ์บนอุปกรณ์ทุกประเภท และโอนทางเว็บหรืออีเมล แต่เมื่อพูดถึงการดำเนินการบางอย่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งการทำงานของสเปรดชีต PDF อาจใช้งานยาก โชคดีที่มีเครื่องมือในการแปลงข้อมูลจาก PDF เป็นรูปแบบค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ซึ่งใช้ได้กับโปรแกรมสเปรดชีตหลายๆ โปรแกรม หรือที่เรียกว่า CSV หรือเป็นไฟล์ Microsoft Excel
แปลง PDF เป็น CSV
หากคุณได้รับ PDF ที่มีข้อมูลในรูปแบบตาราง คุณมักจะต้องการเรียกใช้การวิเคราะห์ประเภทต่างๆ กับข้อมูลนั้น คุณอาจต้องการสรุปบางคอลัมน์ในสเปรดชีต เปรียบเทียบข้อมูลกับข้อมูลอื่นที่คุณมี หรือลงจุดบนแผนภูมิแท่งหรือกราฟเส้น
วีดีโอประจำวันนี้
ขออภัย การดำเนินการโดยตรงจากไฟล์ PDF นั้นไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ถ้าคุณแปลง PDF เป็นไฟล์ CSV คุณสามารถนำเข้าไปยังเครื่องมือสเปรดชีต โปรแกรมฐานข้อมูล หรือเครื่องมือวิเคราะห์อื่นๆ ได้ มีเครื่องมือทั้งแบบฟรีและมีค่าใช้จ่ายมากมายทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์เพื่อใช้สำหรับการแปลง PDF เป็น CSV
พิจารณาการรู้จำอักขระด้วยแสง
ในบางกรณี โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสร้าง PDF จากเอกสารที่สแกน อาจมีเฉพาะรูปภาพของข้อความ ไม่ใช่อักขระดิบในลักษณะที่คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ ในกรณีนี้ คุณอาจต้องเรียกใช้โปรแกรมผ่านโปรแกรมการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ที่สามารถประมวลผลข้อความเป็นคำหรือตัวเลขแต่ละรายการ
โปรแกรม OCR นั้นไม่ได้สมบูรณ์แบบ ดังนั้นจึงควรตรวจสอบข้อความหรือตัวเลขซ้ำอีกครั้งที่คุณดึงมาจาก PDF ด้วยวิธีนี้
ใช้ Adobe Acrobat
เครื่องมือหนึ่งที่สามารถแปลงไฟล์ PDF เป็นสเปรดชีตคือ Adobe Acrobat Adobe เป็นบริษัทที่พัฒนารูปแบบ PDF ส่วนใหญ่ คุณสามารถเปิดไฟล์ PDF ใน Acrobat เวอร์ชันที่ต้องชำระเงินและส่งออกไปยังไฟล์สเปรดชีต Microsoft Excel หากคุณต้องการ CSV, Excel หรือโปรแกรมสเปรดชีตอื่นๆ ส่วนใหญ่ สามารถเปิดไฟล์และบันทึกเป็น CSV ได้
หากต้องการแปลงไฟล์ ให้เปิดใน Acrobat แล้วคลิก "ส่งออก PDF" เลือกสเปรดชีตและ "Microsoft Excel Workbook" เป็นรูปแบบเอาต์พุต คลิก "ส่งออก" และเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ หากสแกน PDF แล้ว Acrobat จะใช้เทคโนโลยี OCR เพื่อแยกข้อความ
คุณต้องจ่ายเงินเพื่อใช้ Acrobat แม้ว่าจะมีการทดลองใช้ฟรีก็ตาม
มีเครื่องมือออนไลน์ฟรีมากมายที่สามารถแปลงไฟล์ PDF เป็น CSV หรือเป็นไฟล์สเปรดชีต รวมถึงการเรียกใช้ซอฟต์แวร์ OCR หากจำเป็น
โปรแกรมที่ชื่อว่า Convertio จะแปลงไฟล์ PDF เป็นไฟล์ CSV การแปลงหลายครั้งนั้นฟรี แต่คุณอาจต้องจ่ายค่าบริการ เช่น OCR หรือการประมวลผลไฟล์ขนาดใหญ่
อีกทางเลือกหนึ่งคือ SodaPDF ซึ่งให้บริการฟรีและสามารถแปลงไฟล์ PDF เป็นไฟล์ Excel, รูปแบบ Microsoft Word หรือเอกสาร Microsoft PowerPoint ใช้งานได้ฟรีทางออนไลน์ และคุณสามารถอัปโหลด PDF และดาวน์โหลดไฟล์ที่สร้างขึ้นหลังจากเรียกใช้กระบวนการแปลง
ข้อเสียอย่างหนึ่งของการใช้เครื่องมือออนไลน์คือ คุณต้องแชร์ไฟล์ที่คุณกำลังแปลงกับใครก็ตามที่ใช้เครื่องมือนี้ คุณอาจไม่ต้องการทำเช่นนี้หากเอกสารเป็นความลับ
นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือต่างๆ ที่คุณสามารถใช้ออฟไลน์เพื่อแปลง PDF เป็นไฟล์ CSV หรือเป็นรูปแบบอื่นๆ ที่สะดวกได้
หนึ่งเรียกว่า Tabula และให้บริการฟรีสำหรับ Windows, Mac หรือ Linux ไม่รวมความสามารถ OCR ดังนั้นจึงไม่สามารถทำงานกับ PDF ที่สแกนที่ไม่มีข้อความฝังตัว
นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือโอเพนซอร์ซที่เรียกว่า pdf2csv ซึ่งทำงานร่วมกับภาษาการเขียนโปรแกรม Python มีให้บริการฟรีบนที่เก็บโปรแกรมโอเพนซอร์ซ GitHub
คุณยังสามารถใช้เครื่องมือฟรีที่เรียกว่า PDFMiner ที่สามารถแปลง PDF เป็นข้อความหรือเครื่องมือที่เรียกว่า PDF2HTML ที่ จะแปลง PDF เป็นไฟล์หน้าเว็บภาษามาร์กอัปไฮเปอร์เท็กซ์ที่คุณสามารถแก้ไขได้เป็นข้อความหรือดูใน Web เบราว์เซอร์
