วิธีสร้างตาราง Pivot ใน Excel เพื่อแบ่งส่วนข้อมูลของคุณ

ไมโครซอฟต์ เอ็กเซล 2016, ที่พบในชุดโปรแกรม Office เป็นแอปพลิเคชันสเปรดชีตล่าสุดและยิ่งใหญ่ที่สุดจาก Redmond และมีเหตุผลที่ดีที่ผู้กระทืบตัวเลขจำนวนมากใช้โปรแกรมนี้กับความต้องการในการกระทืบตัวเลขทั้งหมด แม้ว่า Excel จะใช้งานได้ดีกับสเปรดชีตธรรมดาในการติดตามค่าใช้จ่ายหรือสร้างปฏิทิน แต่ Excel จะกลายเป็นตัวมันเองเมื่อคุณต้องการหั่นเป็นลูกเต๋า นำเสนอข้อมูลที่ซับซ้อน. ที่นี่ เราจะแสดงวิธีสร้างตารางสรุปข้อมูลใน Excel เพื่อใช้ประโยชน์จากหนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดของแอปพลิเคชัน

ก่อนที่เราจะเริ่ม Pivot Table นั้นดีสำหรับอะไรกันแน่? พูดง่ายๆ ก็คือ ตาราง Pivot ช่วยให้คุณดูข้อมูลเดียวกันในรูปแบบที่ต่างกันและจากมุมที่ต่างกัน เพื่อให้ทำการวิเคราะห์เชิงลึกได้ง่ายขึ้นและมองเห็นแนวโน้มที่สำคัญได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณประเมินผลลัพธ์การขาย คุณอาจต้องการพิจารณาบุคคล ผลิตภัณฑ์เฉพาะ หรือกรอบเวลาเฉพาะ ด้วย Pivot Table คุณสามารถสร้างกลุ่มข้อมูลหนึ่งกลุ่ม แล้วเปลี่ยนโฟกัสจากสิ่งหนึ่งไปยังอีกสิ่งหนึ่งได้อย่างง่ายดาย ซึ่งเป็นการวิเคราะห์ที่อาจน่าเบื่อหากดำเนินการด้วยตนเอง

โปรดทราบว่าคุณจะต้องมี Excel 2016 เวอร์ชันเต็ม เพื่อใช้ตารางเดือย แพลตฟอร์ม Windows สากล (UWP) Excel เวอร์ชัน Windows 10 ไม่รวมสิ่งนั้นและอื่นๆ อีกมากมาย คุณสมบัติ Excel ขั้นสูง. สุดท้ายนี้ หากคุณต้องการลองใช้ฟีเจอร์ใหม่ของ Excel เข้าร่วม โปรแกรมออฟฟิศอินไซเดอร์ และอาจเป็นคนแรกที่ได้สัมผัสฟังก์ชัน Pivot Table ใหม่

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมข้อมูลของคุณ

บางทีขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการใช้ตารางเดือยของ Excel ก็คือการจัดระเบียบข้อมูลของคุณอย่างระมัดระวัง วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการใช้ ตาราง Excelซึ่งช่วยให้คุณเพิ่มแถวที่จะรวมอยู่ในตาราง Pivot ของคุณทุกครั้งที่คุณกดรีเฟรช แต่อย่างน้อยที่สุด คุณต้องการให้ข้อมูลของคุณอยู่ในรูปแบบตารางที่มีส่วนหัวของคอลัมน์ที่ให้ข้อมูลและมีข้อมูลที่สอดคล้องกันภายในคอลัมน์

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการวิเคราะห์ข้อมูลการขายของบริษัทของคุณ คุณมีพนักงานขายหกคนที่ขายผลิตภัณฑ์สามรายการในหลายภูมิภาค ผลิตภัณฑ์ของคุณได้รับการปรับแต่งสำหรับลูกค้าแต่ละรายและราคาจึงแตกต่างกันไป ต่อไปนี้คือตารางตัวอย่างที่มีข้อมูลสมมติเพื่อให้คุณทราบว่าจะจัดระเบียบข้อมูลโดยคำนึงถึงตารางสรุปข้อมูลได้อย่างไร

ตารางถูกสร้างขึ้นโดยการป้อนข้อมูลก่อน จากนั้นเลือกช่วงทั้งหมด จากนั้นไปที่ แทรก > ตาราง ขอย้ำอีกครั้งว่าคุณไม่จำเป็นต้องทำตามขั้นตอนนี้ แต่เราขอแนะนำหากคุณต้องการเพิ่มแถวข้อมูลในภายหลัง และทำให้อัปเดตตาราง Pivot ได้ง่ายขึ้น

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

ขั้นตอนที่ 2: ลองทำตามคำแนะนำ

Excel เต็มไปด้วยเคล็ดลับดีๆ เพื่อทำให้การทำงานกับข้อมูลง่ายขึ้น และเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ Excel จะพยายามคาดเดาสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จ จากนั้นดำเนินการสองสามขั้นตอนโดยอัตโนมัติ ลักษณะที่เป็นประโยชน์นี้แสดงให้เห็นที่นี่โดยเครื่องมือ PivotTable ที่แนะนำ ซึ่งจะพิจารณาข้อมูลของคุณและเสนอตัวเลือกเชิงตรรกะบางประการเกี่ยวกับวิธีการวิเคราะห์และนำเสนอสิ่งต่างๆ

หากต้องการใช้ตาราง Pivot ที่แนะนำ เพียงไปที่ แทรก > PivotTable ที่แนะนำ Excel จะนำเสนอตัวเลือกให้คุณพิจารณา ในตัวอย่างของเรา Excel เสนอให้สร้างตารางสรุปข้อมูล 10 ตารางที่แตกต่างกันซึ่งจะพิจารณามุมต่างๆ ของข้อมูลการขายของเรา โปรดทราบว่าวิธีที่คุณติดป้ายกำกับคอลัมน์มีความสำคัญ Excel อ่านส่วนหัวเหล่านี้และเสนอคำแนะนำที่สมเหตุสมผลที่สุด ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการดูราคาขาย อย่าใช้คำว่า "ต้นทุน" เนื่องจาก Excel จะใช้คำแนะนำตามนั้น

คำแนะนำประการหนึ่งคือ “ผลรวมของยอดขายรวมตามลูกค้า” หากเราเลือกตัวเลือกนั้น Excel จะดำเนินการสร้างตารางสาระสำคัญต่อไป

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

โปรดสังเกตว่าตารางสรุปจะแสดงเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ของเราในปัจจุบันเท่านั้น ทางด้านขวามือ คุณจะพบเกณฑ์ที่ Excel ใช้ในการสร้างในกล่องโต้ตอบเขตข้อมูล PivotTable เราจะกล่าวถึงความหมายของแต่ละฟิลด์เหล่านี้ในส่วนถัดไปเกี่ยวกับการปรับแต่ง

ขั้นตอนที่ 3: ปรับแต่งตารางเดือยของคุณ

แต่ละรายการในกล่องโต้ตอบนี้มีความสำคัญในการพิจารณาว่าตารางสรุปของคุณจะทำงานอย่างไร คลิกฟันเฟืองการกำหนดค่าเพื่อเปลี่ยนรูปลักษณ์ของกล่องโต้ตอบนี้ให้เหมาะกับคุณที่สุด

การเลือกฟิลด์

ที่นี่ คุณกำลังเลือกคอลัมน์ที่จะรวมไว้ในตารางสรุปของคุณ ข้อมูลดังกล่าวจะถูกเติมลงในตาราง Pivot อย่างไรนั้นขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลที่เป็นตัวแทน — Excel จะพิจารณาว่าจะเพิ่มคอลัมน์ลงในตารางสรุปหรือเพิ่มข้อมูลของฟิลด์ภายใน โต๊ะ. ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือก "รายการ" Excel จะถือว่าคุณต้องการเพิ่มจำนวนรายการสำหรับลูกค้าแต่ละราย

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

ในทางกลับกัน หากคุณเลือก "วันที่" Excel จะวางข้อมูลลงในตารางและจัดระเบียบยอดขายตามเวลาที่เกิดขึ้น

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

ขณะที่คุณกำลังสร้างตารางสรุปข้อมูลของคุณเอง คุณสามารถทดลองเพื่อดูว่าการเพิ่มและการลบช่องส่งผลต่อข้อมูลที่แสดงอย่างไร คุณจะพบว่า Excel ทำงานได้ดีมากในการเลือกที่สมเหตุสมผล แต่คุณยังสามารถเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ ได้หากตัวเลือกของ Excel ไม่สมเหตุสมผล

ตัวกรอง

ลากรายการจากรายการการเลือกช่องไปไว้ในส่วน "ตัวกรอง" หากคุณต้องการจำกัดข้อมูลที่จะแสดง ตัวอย่างเช่น หากคุณลาก "ลูกค้า" ลงในส่วน "ตัวกรอง" คุณจะสามารถแสดงเฉพาะข้อมูลจากลูกค้ารายเดียวหรือกลุ่มที่เลือกได้อย่างง่ายดาย

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

คอลัมน์

เมื่อลากช่องต่างๆ ลงในส่วน "คอลัมน์" คุณจะขยายวิธีการรายงานข้อมูลของคุณได้ ขอย้ำอีกครั้งว่า เมื่อคุณลากเขตข้อมูลมาในส่วนนี้ Excel จะพยายามพิจารณาว่าคุณต้องการให้ข้อมูลนำเสนออย่างไร ตัวอย่างเช่น หากคุณลาก "วันที่" ลงในส่วน "คอลัมน์" Excel จะแสดงยอดขายโดยสรุปตามกรอบเวลาที่สมเหตุสมผลที่สุด ซึ่งในกรณีนี้คือต่อเดือน วิธีนี้จะเป็นประโยชน์หากข้อกังวลหลักของคุณคือยอดขายในแต่ละเดือนโดยคำนึงถึงรูปแบบการซื้อของลูกค้า

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

แถว

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถลากช่องต่างๆ ไปไว้ในส่วน "แถว" เพื่อฝังข้อมูลต่างๆ ลงในแถวของ Pivot Table ได้ ขอย้ำอีกครั้ง หากเราลาก "วันที่" ลงในส่วน "แถว" Excel จะแยกยอดขายตามลูกค้าต่อเดือน แต่ข้อมูลจะถูกสรุปโดยลูกค้า ไม่ใช่ตามเดือนเหมือนในตัวอย่างก่อนหน้านี้ ในกรณีนี้ คุณมักจะกังวลเกี่ยวกับจำนวนเงินที่คุณขายให้กับลูกค้าแต่ละราย แต่คุณยังต้องการทราบแนวโน้มตามเวลาด้วย

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

ค่านิยม

สุดท้ายนี้ ส่วน "ค่า" จะกำหนดวิธีที่คุณวิเคราะห์ข้อมูล ในตัวอย่างทั้งหมดของเราจนถึงตอนนี้ เราได้ดูยอดขายรวมแล้ว หากคุณคลิกที่ปุ่มลูกศรลงในส่วนนี้ คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าฟิลด์ค่าเพื่อดูการคำนวณตัวเลขแบบอื่นได้

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการดูยอดขายเฉลี่ยแทนยอดขายรวม คุณเพียงแค่เลือก "เฉลี่ย" ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าฟิลด์ค่า คุณยังสามารถกำหนดรูปแบบตัวเลขเพื่อให้ผลลัพธ์เหมาะสมที่สุด

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

ตอนนี้ แทนที่จะพิจารณายอดขายรวมตามลูกค้า แล้วคำนวณผลรวมทั้งหมด เรากำลังดูยอดขายเฉลี่ยตามบริษัท แล้วดูยอดขายเฉลี่ยทั่วทั้งบริษัท ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการประเมินว่าลูกค้ารายใดมียอดขายสูงกว่าหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ย และลูกค้ารายใดสมควรได้รับความสนใจมากที่สุด (หรือน้อยที่สุด) ในตัวอย่างของเรา บางที Acme Engineering และ Jones Roofing อาจไม่ได้รับความสนใจจากการขายมากเท่ากับคนอื่นๆ

เห็นได้ชัดว่าตาราง Pivot มีตัวเลือกมากมายเพื่อให้การแบ่งส่วนและการแบ่งส่วนข้อมูลของคุณเป็นเรื่องง่าย เคล็ดลับในการใช้ตาราง Pivot อย่างมีประสิทธิภาพคือการตัดสินใจให้แน่ชัดว่าคุณต้องการเห็นอะไรก่อนที่จะเริ่มใช้ตัวเลือกต่างๆ คุณยังต้องการให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณสอดคล้องกับวิธีที่คุณจัดวางตารางและวิธีตั้งชื่อส่วนหัวของคุณ ยิ่งคุณระมัดระวังในการตั้งค่าต่างๆ มากเท่าใด Pivot Table ของคุณก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 4: สร้างตารางเดือยของคุณเองตั้งแต่เริ่มต้น

เมื่อคุณได้ลองใช้ฟีเจอร์ Pivot Table และทำความเข้าใจแล้วว่าตัวเลือกต่างๆ ส่งผลต่อข้อมูลของคุณอย่างไร คุณก็สามารถเริ่มสร้าง Pivot Table ได้ตั้งแต่ต้น กระบวนการนี้คล้ายกับการใช้คำแนะนำ เพียงคุณไปที่ แทรก > PivotTable แล้วเลือกข้อมูลของคุณด้วยตนเองเป็นขั้นตอนแรก

ในกรณีของเรา นั่นหมายถึงการเลือก Table1 แต่เราสามารถเลือกช่วงข้อมูลหรือดึงจากแหล่งข้อมูลภายนอกได้ นอกจากนี้เรายังตัดสินใจได้ว่าต้องการสร้างแผ่นงานใหม่หรือวางตาราง Pivot ไว้ข้างข้อมูลของเราที่ตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งในแผ่นงานที่มีอยู่

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

เมื่อเราเลือกแล้ว เราจะพบกับตาราง Pivot เปล่าและกล่องโต้ตอบช่อง PivotTable

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

การสร้างตารางสรุปของเราเองนั้นเป็นเพียงเรื่องง่ายๆ ในการเลือกฟิลด์และกำหนดวิธีที่เราต้องการให้คำนวณและแสดงข้อมูล สมมติว่าเราต้องการดูว่าพนักงานขายทำงานอย่างไรต่อเดือน โดยมียอดขายรวมทั้งหมดสำหรับปี เราจะเลือกช่อง "พนักงานขาย" "วันที่" และ "ยอดขายรวม" ลากช่อง "พนักงานขาย" ไปที่ส่วน "ตัวกรอง" และกำหนดค่าให้แสดงเป็นสกุลเงิน Excel จะเพิ่มรายการวันที่ที่เกี่ยวข้องลงในส่วน "แถว" โดยอัตโนมัติ และถือว่าเราต้องการดูผลรวม

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

ตามค่าเริ่มต้น Excel จะแสดงข้อมูลทั้งหมดสำหรับพนักงานขายทั้งหมด นอกจากนี้เรายังสามารถเลือกพนักงานขายเพียงรายเดียวเพื่อดูเฉพาะข้อมูลของเขาหรือเธอได้ ในกรณีนี้ เราเห็นว่า Judy French มียอดขายในเวลาเพียงสามเดือน แม้ว่ายอดขายรวมของเธอจะมีนัยสำคัญก็ตาม นั่นอาจหมายความว่ากระบวนการขายของเธอใช้เวลานานกว่าเพราะเธอไล่ตามปลาวาฬแทนที่จะเป็นปลา ซึ่งเป็นข้อสรุปที่มีคุณค่าหากถูกต้อง บางทีการลงทุนกับผู้ช่วยเพื่อช่วยให้จูดี้ปิดการขายได้เร็วขึ้นอาจเป็นความคิดที่ดี

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

ขั้นตอนที่ 5: ลงทุนในการเรียนรู้บางอย่าง

ถ้าอยากได้ จริงหรือ สามารถใช้ Pivot Table ของ Excel ได้ดี ลองใช้เวลาเรียนรู้เพิ่มเติมอีกเล็กน้อยเกี่ยวกับวิธีการใช้ข้อมูลประเภทต่างๆ Microsoft เสนอทรัพยากรการฝึกอบรมของตนเอง และมีโฮสต์ของ ผู้ฝึกสอนบุคคลที่สาม เพื่อพิจารณา.

โดยทั่วไปแล้ว นี่หมายถึงการเจาะลึกลงใน Excel ในลักษณะที่อยู่นอกเหนือขอบเขตของคู่มือนี้ อย่างไรก็ตาม หวังว่าตอนนี้คุณจะเห็นแล้วว่าตาราง Pivot สามารถเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณได้อย่างไร และ การเริ่มต้นนั้นค่อนข้างง่ายตราบใดที่คุณกำหนดค่าข้อมูลของคุณให้เป็นประเภทที่ถูกต้อง โต๊ะ. และเราไม่สามารถเน้นได้มากพอว่าการรู้ว่าคุณต้องการทำอะไรให้สำเร็จด้วย Pivot Table ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นนั้นสำคัญแค่ไหน

คำแนะนำของบรรณาธิการ

• ใช้ออฟฟิศใช่ไหม? พีซีของคุณอาจมีความเสี่ยงเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของ Microsoft
• วิธีป้องกันไฟล์ Excel ด้วยรหัสผ่าน