วิธีสร้างตาราง Pivot ใน Excel เพื่อแบ่งส่วนข้อมูลของคุณ

วิธีสร้างตารางเดือยใน Excel
มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล
ไมโครซอฟต์ เอ็กเซล 2016, ที่พบในชุดโปรแกรม Office เป็นแอปพลิเคชันสเปรดชีตล่าสุดและยิ่งใหญ่ที่สุดจาก Redmond และมีเหตุผลที่ดีที่ผู้กระทืบตัวเลขจำนวนมากใช้โปรแกรมนี้กับความต้องการในการกระทืบตัวเลขทั้งหมด แม้ว่า Excel จะใช้งานได้ดีกับสเปรดชีตธรรมดาในการติดตามค่าใช้จ่ายหรือสร้างปฏิทิน แต่ Excel จะกลายเป็นตัวมันเองเมื่อคุณต้องการหั่นเป็นลูกเต๋า นำเสนอข้อมูลที่ซับซ้อน. ที่นี่ เราจะแสดงวิธีสร้างตารางสรุปข้อมูลใน Excel เพื่อใช้ประโยชน์จากหนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดของแอปพลิเคชัน

สารบัญ

  • ขั้นตอนที่ 1: เตรียมข้อมูลของคุณ
  • ขั้นตอนที่ 2: ลองทำตามคำแนะนำ
  • ขั้นตอนที่ 3: ปรับแต่งตารางเดือยของคุณ
  • ขั้นตอนที่ 4: สร้างตารางเดือยของคุณเองตั้งแต่เริ่มต้น
  • ขั้นตอนที่ 5: ลงทุนในการเรียนรู้บางอย่าง

ก่อนที่เราจะเริ่ม Pivot Table นั้นดีสำหรับอะไรกันแน่? พูดง่ายๆ ก็คือ ตาราง Pivot ช่วยให้คุณดูข้อมูลเดียวกันในรูปแบบที่ต่างกันและจากมุมที่ต่างกัน เพื่อให้ทำการวิเคราะห์เชิงลึกได้ง่ายขึ้นและมองเห็นแนวโน้มที่สำคัญได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณประเมินผลลัพธ์การขาย คุณอาจต้องการพิจารณาบุคคล ผลิตภัณฑ์เฉพาะ หรือกรอบเวลาเฉพาะ ด้วย Pivot Table คุณสามารถสร้างกลุ่มข้อมูลหนึ่งกลุ่ม แล้วเปลี่ยนโฟกัสจากสิ่งหนึ่งไปยังอีกสิ่งหนึ่งได้อย่างง่ายดาย ซึ่งเป็นการวิเคราะห์ที่อาจน่าเบื่อหากดำเนินการด้วยตนเอง

วิดีโอแนะนำ

โปรดทราบว่าคุณจะต้องมี Excel 2016 เวอร์ชันเต็ม เพื่อใช้ตารางเดือย แพลตฟอร์ม Windows สากล (UWP) Excel เวอร์ชัน Windows 10 ไม่รวมสิ่งนั้นและอื่นๆ อีกมากมาย คุณสมบัติ Excel ขั้นสูง. สุดท้ายนี้ หากคุณต้องการลองใช้ฟีเจอร์ใหม่ของ Excel เข้าร่วม โปรแกรมออฟฟิศอินไซเดอร์ และอาจเป็นคนแรกที่ได้สัมผัสฟังก์ชัน Pivot Table ใหม่

ที่เกี่ยวข้อง

  • วิธีค้นหารหัสผลิตภัณฑ์ Windows 11 ของคุณ
  • Microsoft บริหารสำนักงานของคุณ Microsoft 365 Personal ต้องการดูแลครอบครัวของคุณด้วย

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมข้อมูลของคุณ

บางทีขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการใช้ตารางเดือยของ Excel ก็คือการจัดระเบียบข้อมูลของคุณอย่างระมัดระวัง วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการใช้ ตาราง Excelซึ่งช่วยให้คุณเพิ่มแถวที่จะรวมอยู่ในตาราง Pivot ของคุณทุกครั้งที่คุณกดรีเฟรช แต่อย่างน้อยที่สุด คุณต้องการให้ข้อมูลของคุณอยู่ในรูปแบบตารางที่มีส่วนหัวของคอลัมน์ที่ให้ข้อมูลและมีข้อมูลที่สอดคล้องกันภายในคอลัมน์

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการวิเคราะห์ข้อมูลการขายของบริษัทของคุณ คุณมีพนักงานขายหกคนที่ขายผลิตภัณฑ์สามรายการในหลายภูมิภาค ผลิตภัณฑ์ของคุณได้รับการปรับแต่งสำหรับลูกค้าแต่ละรายและราคาจึงแตกต่างกันไป ต่อไปนี้คือตารางตัวอย่างที่มีข้อมูลสมมติเพื่อให้คุณทราบว่าจะจัดระเบียบข้อมูลโดยคำนึงถึงตารางสรุปข้อมูลได้อย่างไร

ตารางถูกสร้างขึ้นโดยการป้อนข้อมูลก่อน จากนั้นเลือกช่วงทั้งหมด จากนั้นไปที่ แทรก > ตาราง ขอย้ำอีกครั้งว่าคุณไม่จำเป็นต้องทำตามขั้นตอนนี้ แต่เราขอแนะนำหากคุณต้องการเพิ่มแถวข้อมูลในภายหลัง และทำให้อัปเดตตาราง Pivot ได้ง่ายขึ้น

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

ขั้นตอนที่ 2: ลองทำตามคำแนะนำ

Excel เต็มไปด้วยเคล็ดลับดีๆ เพื่อทำให้การทำงานกับข้อมูลง่ายขึ้น และเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ Excel จะพยายามคาดเดาสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จ จากนั้นดำเนินการสองสามขั้นตอนโดยอัตโนมัติ ลักษณะที่เป็นประโยชน์นี้แสดงให้เห็นที่นี่โดยเครื่องมือ PivotTable ที่แนะนำ ซึ่งจะพิจารณาข้อมูลของคุณและเสนอตัวเลือกเชิงตรรกะบางประการเกี่ยวกับวิธีการวิเคราะห์และนำเสนอสิ่งต่างๆ

หากต้องการใช้ตาราง Pivot ที่แนะนำ เพียงไปที่ แทรก > PivotTable ที่แนะนำ Excel จะนำเสนอตัวเลือกให้คุณพิจารณา ในตัวอย่างของเรา Excel เสนอให้สร้างตารางสรุปข้อมูล 10 ตารางที่แตกต่างกันซึ่งจะพิจารณามุมต่างๆ ของข้อมูลการขายของเรา โปรดทราบว่าวิธีที่คุณติดป้ายกำกับคอลัมน์มีความสำคัญ Excel อ่านส่วนหัวเหล่านี้และเสนอคำแนะนำที่สมเหตุสมผลที่สุด ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการดูราคาขาย อย่าใช้คำว่า "ต้นทุน" เนื่องจาก Excel จะใช้คำแนะนำตามนั้น

คำแนะนำประการหนึ่งคือ “ผลรวมของยอดขายรวมตามลูกค้า” หากเราเลือกตัวเลือกนั้น Excel จะดำเนินการสร้างตารางสาระสำคัญต่อไป

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

โปรดสังเกตว่าตารางสรุปจะแสดงเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ของเราในปัจจุบันเท่านั้น ทางด้านขวามือ คุณจะพบเกณฑ์ที่ Excel ใช้ในการสร้างในกล่องโต้ตอบเขตข้อมูล PivotTable เราจะกล่าวถึงความหมายของแต่ละฟิลด์เหล่านี้ในส่วนถัดไปเกี่ยวกับการปรับแต่ง

ขั้นตอนที่ 3: ปรับแต่งตารางเดือยของคุณ

แต่ละรายการในกล่องโต้ตอบนี้มีความสำคัญในการพิจารณาว่าตารางสรุปของคุณจะทำงานอย่างไร คลิกฟันเฟืองการกำหนดค่าเพื่อเปลี่ยนรูปลักษณ์ของกล่องโต้ตอบนี้ให้เหมาะกับคุณที่สุด

การเลือกฟิลด์

ที่นี่ คุณกำลังเลือกคอลัมน์ที่จะรวมไว้ในตารางสรุปของคุณ ข้อมูลดังกล่าวจะถูกเติมลงในตาราง Pivot อย่างไรนั้นขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลที่เป็นตัวแทน — Excel จะพิจารณาว่าจะเพิ่มคอลัมน์ลงในตารางสรุปหรือเพิ่มข้อมูลของฟิลด์ภายใน โต๊ะ. ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือก "รายการ" Excel จะถือว่าคุณต้องการเพิ่มจำนวนรายการสำหรับลูกค้าแต่ละราย

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

ในทางกลับกัน หากคุณเลือก "วันที่" Excel จะวางข้อมูลลงในตารางและจัดระเบียบยอดขายตามเวลาที่เกิดขึ้น

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

ขณะที่คุณกำลังสร้างตารางสรุปข้อมูลของคุณเอง คุณสามารถทดลองเพื่อดูว่าการเพิ่มและการลบช่องส่งผลต่อข้อมูลที่แสดงอย่างไร คุณจะพบว่า Excel ทำงานได้ดีมากในการเลือกที่สมเหตุสมผล แต่คุณยังสามารถเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ ได้หากตัวเลือกของ Excel ไม่สมเหตุสมผล

ตัวกรอง

ลากรายการจากรายการการเลือกช่องไปไว้ในส่วน "ตัวกรอง" หากคุณต้องการจำกัดข้อมูลที่จะแสดง ตัวอย่างเช่น หากคุณลาก "ลูกค้า" ลงในส่วน "ตัวกรอง" คุณจะสามารถแสดงเฉพาะข้อมูลจากลูกค้ารายเดียวหรือกลุ่มที่เลือกได้อย่างง่ายดาย

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

คอลัมน์

เมื่อลากช่องต่างๆ ลงในส่วน "คอลัมน์" คุณจะขยายวิธีการรายงานข้อมูลของคุณได้ ขอย้ำอีกครั้งว่า เมื่อคุณลากเขตข้อมูลมาในส่วนนี้ Excel จะพยายามพิจารณาว่าคุณต้องการให้ข้อมูลนำเสนออย่างไร ตัวอย่างเช่น หากคุณลาก "วันที่" ลงในส่วน "คอลัมน์" Excel จะแสดงยอดขายโดยสรุปตามกรอบเวลาที่สมเหตุสมผลที่สุด ซึ่งในกรณีนี้คือต่อเดือน วิธีนี้จะเป็นประโยชน์หากข้อกังวลหลักของคุณคือยอดขายในแต่ละเดือนโดยคำนึงถึงรูปแบบการซื้อของลูกค้า

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

แถว

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถลากช่องต่างๆ ไปไว้ในส่วน "แถว" เพื่อฝังข้อมูลต่างๆ ลงในแถวของ Pivot Table ได้ ขอย้ำอีกครั้ง หากเราลาก "วันที่" ลงในส่วน "แถว" Excel จะแยกยอดขายตามลูกค้าต่อเดือน แต่ข้อมูลจะถูกสรุปโดยลูกค้า ไม่ใช่ตามเดือนเหมือนในตัวอย่างก่อนหน้านี้ ในกรณีนี้ คุณมักจะกังวลเกี่ยวกับจำนวนเงินที่คุณขายให้กับลูกค้าแต่ละราย แต่คุณยังต้องการทราบแนวโน้มตามเวลาด้วย

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

ค่านิยม

สุดท้ายนี้ ส่วน "ค่า" จะกำหนดวิธีที่คุณวิเคราะห์ข้อมูล ในตัวอย่างทั้งหมดของเราจนถึงตอนนี้ เราได้ดูยอดขายรวมแล้ว หากคุณคลิกที่ปุ่มลูกศรลงในส่วนนี้ คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าฟิลด์ค่าเพื่อดูการคำนวณตัวเลขแบบอื่นได้

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการดูยอดขายเฉลี่ยแทนยอดขายรวม คุณเพียงแค่เลือก "เฉลี่ย" ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าฟิลด์ค่า คุณยังสามารถกำหนดรูปแบบตัวเลขเพื่อให้ผลลัพธ์เหมาะสมที่สุด

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

ตอนนี้ แทนที่จะพิจารณายอดขายรวมตามลูกค้า แล้วคำนวณผลรวมทั้งหมด เรากำลังดูยอดขายเฉลี่ยตามบริษัท แล้วดูยอดขายเฉลี่ยทั่วทั้งบริษัท ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการประเมินว่าลูกค้ารายใดมียอดขายสูงกว่าหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ย และลูกค้ารายใดสมควรได้รับความสนใจมากที่สุด (หรือน้อยที่สุด) ในตัวอย่างของเรา บางที Acme Engineering และ Jones Roofing อาจไม่ได้รับความสนใจจากการขายมากเท่ากับคนอื่นๆ

เห็นได้ชัดว่าตาราง Pivot มีตัวเลือกมากมายเพื่อให้การแบ่งส่วนและการแบ่งส่วนข้อมูลของคุณเป็นเรื่องง่าย เคล็ดลับในการใช้ตาราง Pivot อย่างมีประสิทธิภาพคือการตัดสินใจให้แน่ชัดว่าคุณต้องการเห็นอะไรก่อนที่จะเริ่มใช้ตัวเลือกต่างๆ คุณยังต้องการให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณสอดคล้องกับวิธีที่คุณจัดวางตารางและวิธีตั้งชื่อส่วนหัวของคุณ ยิ่งคุณระมัดระวังในการตั้งค่าต่างๆ มากเท่าใด Pivot Table ของคุณก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 4: สร้างตารางเดือยของคุณเองตั้งแต่เริ่มต้น

เมื่อคุณได้ลองใช้ฟีเจอร์ Pivot Table และทำความเข้าใจแล้วว่าตัวเลือกต่างๆ ส่งผลต่อข้อมูลของคุณอย่างไร คุณก็สามารถเริ่มสร้าง Pivot Table ได้ตั้งแต่ต้น กระบวนการนี้คล้ายกับการใช้คำแนะนำ เพียงคุณไปที่ แทรก > PivotTable แล้วเลือกข้อมูลของคุณด้วยตนเองเป็นขั้นตอนแรก

ในกรณีของเรา นั่นหมายถึงการเลือก Table1 แต่เราสามารถเลือกช่วงข้อมูลหรือดึงจากแหล่งข้อมูลภายนอกได้ นอกจากนี้เรายังตัดสินใจได้ว่าต้องการสร้างแผ่นงานใหม่หรือวางตาราง Pivot ไว้ข้างข้อมูลของเราที่ตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งในแผ่นงานที่มีอยู่

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

เมื่อเราเลือกแล้ว เราจะพบกับตาราง Pivot เปล่าและกล่องโต้ตอบช่อง PivotTable

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

การสร้างตารางสรุปของเราเองนั้นเป็นเพียงเรื่องง่ายๆ ในการเลือกฟิลด์และกำหนดวิธีที่เราต้องการให้คำนวณและแสดงข้อมูล สมมติว่าเราต้องการดูว่าพนักงานขายทำงานอย่างไรต่อเดือน โดยมียอดขายรวมทั้งหมดสำหรับปี เราจะเลือกช่อง "พนักงานขาย" "วันที่" และ "ยอดขายรวม" ลากช่อง "พนักงานขาย" ไปที่ส่วน "ตัวกรอง" และกำหนดค่าให้แสดงเป็นสกุลเงิน Excel จะเพิ่มรายการวันที่ที่เกี่ยวข้องลงในส่วน "แถว" โดยอัตโนมัติ และถือว่าเราต้องการดูผลรวม

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

ตามค่าเริ่มต้น Excel จะแสดงข้อมูลทั้งหมดสำหรับพนักงานขายทั้งหมด นอกจากนี้เรายังสามารถเลือกพนักงานขายเพียงรายเดียวเพื่อดูเฉพาะข้อมูลของเขาหรือเธอได้ ในกรณีนี้ เราเห็นว่า Judy French มียอดขายในเวลาเพียงสามเดือน แม้ว่ายอดขายรวมของเธอจะมีนัยสำคัญก็ตาม นั่นอาจหมายความว่ากระบวนการขายของเธอใช้เวลานานกว่าเพราะเธอไล่ตามปลาวาฬแทนที่จะเป็นปลา ซึ่งเป็นข้อสรุปที่มีคุณค่าหากถูกต้อง บางทีการลงทุนกับผู้ช่วยเพื่อช่วยให้จูดี้ปิดการขายได้เร็วขึ้นอาจเป็นความคิดที่ดี

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

มาร์ค คอปป็อก/เทรนด์ดิจิทัล

ขั้นตอนที่ 5: ลงทุนในการเรียนรู้บางอย่าง

ถ้าอยากได้ จริงหรือ สามารถใช้ Pivot Table ของ Excel ได้ดี ลองใช้เวลาเรียนรู้เพิ่มเติมอีกเล็กน้อยเกี่ยวกับวิธีการใช้ข้อมูลประเภทต่างๆ Microsoft เสนอทรัพยากรการฝึกอบรมของตนเอง และมีโฮสต์ของ ผู้ฝึกสอนบุคคลที่สาม เพื่อพิจารณา.

โดยทั่วไปแล้ว นี่หมายถึงการเจาะลึกลงใน Excel ในลักษณะที่อยู่นอกเหนือขอบเขตของคู่มือนี้ อย่างไรก็ตาม หวังว่าตอนนี้คุณจะเห็นแล้วว่าตาราง Pivot สามารถเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณได้อย่างไร และ การเริ่มต้นนั้นค่อนข้างง่ายตราบใดที่คุณกำหนดค่าข้อมูลของคุณให้เป็นประเภทที่ถูกต้อง โต๊ะ. และเราไม่สามารถเน้นได้มากพอว่าการรู้ว่าคุณต้องการทำอะไรให้สำเร็จด้วย Pivot Table ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นนั้นสำคัญแค่ไหน

คำแนะนำของบรรณาธิการ

  • ใช้ออฟฟิศใช่ไหม? พีซีของคุณอาจมีความเสี่ยงเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของ Microsoft
  • วิธีป้องกันไฟล์ Excel ด้วยรหัสผ่าน

หมวดหมู่

ล่าสุด

วิธีนำเข้าสมาร์ทโฟนจีนจาก Lenovo, Oppo และอีกมากมาย

วิธีนำเข้าสมาร์ทโฟนจีนจาก Lenovo, Oppo และอีกมากมาย

เมื่อพูดถึงการซื้อสมาร์ทโฟนเครื่องใหม่ ทางเลือก...

วิธีติดตั้ง Flash บนโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต Android

วิธีติดตั้ง Flash บนโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต Android

เมื่อ Google เปิดตัว Android 4.1 Jelly Bean ในป...

วิธีแสดงเปอร์เซ็นต์แบตเตอรี่บน iPhone

วิธีแสดงเปอร์เซ็นต์แบตเตอรี่บน iPhone

เมื่อคุณพยายามใช้ชีวิตตลอดทั้งวันโดยที่แบตเตอรี...